Như đã đề cập trong bài viết: “8 bước quan trọng để xây dựng chu kỳ kế toán”, trong chu kỳ kế toán, bản nháp kế toán đóng vai trò là một cơ sở quan trọng để kế toán viên thực hiện các công việc kế toán một cách chính xác và hiệu quả, mặc dù đây là thành phần không bắt buộc trong chu kỳ kế toán.
Tiếp nối, Minaco sẽ phân tích chi tiết hơn về các bước lập và ứng dụng bản nháp vào nghiệp vụ kế toán.
Bản nháp kế toán là gì?
Bản nháp kế toán là một bảng tính được sử dụng trong kế toán để tổng hợp các số liệu từ bảng cân đối thử chưa điều chỉnh và các bút toán điều chỉnh. Bản nháp được lập trước khi lập các báo cáo tài chính, ghi chép các bút toán điều chỉnh và khóa sổ các tài khoản.
Các bước để lập bản nháp kế toán
Để lập được bản nháp kế toán, chúng ta có 6 bước như sau:
- Ghi tên các tài khoản và các số dư cuối kỳ trước khi điều chỉnh vào cột “Số dư trước khi điều chính” và tổng số tiền. Tất cả các tài khoản được ghi theo trật tự xuất hiện trên số cái tức là theo thứ tự của hệ thống tài khoản mà công ty sử dụng.
Số tiền được căn cứ vào số dư trên sổ cái trước khi điều chỉnh để ghi vào cột Nợ, Có cho thích hợp. Tổng số tiến cột “Nợ” phải bằng tổng số tiền cột “Có”. (Trong ví dụ dưới đây, tổng “Nợ” và “Có” là 664,000,000 VNĐ)
- Ghi các bút toán điều chỉnh trong cột “Điều chỉnh” và tổng số tiền, tổng cột “Nợ” bằng tổng cột “Có”, tương ứng với 50,500,000 VNĐ trong ví dụ bên dưới.
- Tính số dư sau khi điều chính của mỗi tài khoản bằng việc kết hợp giữa cột số dư trước khi điều chỉnh và cột điều chỉnh để ghi vào cột “Số dư sau khi điều chỉnh”. Kế toán viên cũng có thể lấy số dư các tài khoản sau khi điều chỉnh trên sổ cái để ghi vào cột số dư sau khi điều chỉnh.
- Ghi cột “Báo cáo kết quả” bằng cách dịch chuyển các tài khoản doanh thu và chi phí từ cột số dư sau khi điều chỉnh. Nếu chênh lệch giữa tổng “Có” lớn hơn tổng “Nợ” là số lãi, ghi vào cột “Nợ”, ngược lại nếu lỗ được ghi ở cột “Có”.
Như ví dụ dưới đây, ta có chênh lệch giữa tổng Nợ và Có là 22,500,000, doanh nghiệp đang lãi, do đó ta sẽ ghi số dư trên vào cột “Nợ”.
- Tương tự, đối với “bảng cân đối kế toán”, ta sẽ dịch chuyển các tài khoản tài sản, nợ phải trả và vốn chủ sở hữu tương ứng từ cột số dư sau khi điều chỉnh vào các cột “Nợ”, “Có” của bảng cân đối kế toán này. Tương tự, phần chênh lệch giữa tổng “Nợ” và “Có” sẽ được ghi bên cột “Có” nếu lãi và ngược lại.
Ví dụ, ta có bản nháp cho công ty X, kết thúc ngày 30/11/2023 đã được thực hiện điều chỉnh trong bài viết “Tóm lược quá trình ghi sổ và điều chỉnh bút toán cho người mới bắt đầu” như sau:
Từ bản nháp trên ta có báo cáo kết quả kinh doanh và bảng cân đối kế toán thử như sau:
Lợi ích của bản nháp trong nghiệp vụ kế toán
Qua ví dụ trên cho thấy, bản nháp kế toán nhằm giúp việc tổ chức các số liệu kế toán, tính lãi lỗ cho kỳ. Bên cạnh đó, nó cũng giúp cho việc lập các báo cáo tài chính, ghi chép các bút toán điều chỉnh và khóa sổ các tài khoản.
Lập các báo cáo tài chính
Mặc dù bản nháp kế toán có thể chỉ ra lãi lỗ trong kỳ, nhưng vẫn cần thiết phải lập các báo cáo tài chính vì cách trình bày của báo cáo tài chính không hoàn toàn giống trên bản nháp. Tuy vậy, bản nháp giúp kế toán viên kiểm tra tính cân đối và phân loại tài khoản để dễ dàng có thể lập các báo cáo tài chính. Tuy vậy, các báo cáo tài chính vẫn có thể lập từ số dư trên sổ cái của tài khoản sau khi điều chỉnh. Hãy nói một cách khác bản nháp là không bắt buộc.
Ghi chép các bút toán điều chỉnh
Hiện nay, đang có hai cách để ghi chép bút toán điều chỉnh: điều chỉnh trực tiếp trên bản nháp, thứ hai điều chỉnh hàng tháng trong sổ nhật ký và sổ cái. Bản nháp giúp nhận diện các tài khoản cần điều chỉnh, từ đó điều chỉnh bút toán trực tiếp trên bản nháp để lập các báo cáo tài chính.
Bên cạnh đó, họ có thể dùng bản nháp kế toán trong việc lập các bản báo cáo tài chính tạm thời mà không cần các bút toán điều chỉnh trong sổ nhật ký và số cái. Tuy nhiên, trên thực tế nhiều công ty vẫn ghi bút toán điều chỉnh hàng tháng trong số nhật ký và số cái.
Khóa sổ các tài khoản
Khóa các tài khoản bao gồm việc ghi sổ nhật ký các bút toán khóa sổ và chuyển vào sổ cái, Bút toán khóa số (Closing entries) là các bút toán làm cho số dư các tài khoản doanh thu (thu nhập) và chi phí về số không để tính lãi lỗ trong kỳ kế toán.
Các doanh nghiệp có thể áp dụng bản nháp để khóa sổ kế toán một cách chính xác và hiệu quả hơn. Với bản chất là một bản tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ kế toán, kế toán viên có thể dễ dàng kiểm tra, đối chiếu và xác định các bút toán khóa sổ cần thiết.
Như vậy, thông qua nội dung vừa rồi, Minaco đã cùng các bạn đi tìm hiểu qua về Bản nháp kế toán – một trong các nghiệp vụ kế toán hữu hiệu của chu kỳ kế toán, Minaco mong rằng đã đem đến cho bạn những thông tin hữu ích.
CÔNG TY TNHH ĐẦU TƯ & TM MINH NAM
Gửi form yêu cầu báo giá: tại đây
Hotline: 0961 53 16 16
Email: info@minaco.vn
Địa chỉ: Số 15A phố Hạ Đình, Phường Thanh Xuân Trung, Quận Thanh Xuân, TP. Hà Nội
