“Liều thuốc” cho bài toán chi phí mua văn phòng phẩm

Nền kinh tế sau đại dịch Covid-19 đang phục hồi dần. Đối với các doanh nghiệp trở lại hoạt động sản xuất với quy mô rộng hơn thì có lẽ đây chính là “thời kỳ cao điểm chi tiêu”. Thế nhưng, bạn biết đấy, sau dịch mọi giá cả đều tăng lên chóng mặt, giá các mặt hàng văn phòng phẩm cũng không ngoại lệ.  “ Bão giá” càn quét càng khiến không ít các công ty nhức đầu với bài toán tiền bạc. Có cách nào để gỡ nút vướng ngại này? Minaco xin được chia sẻ ngay “liều thuốc” cho bài toán chi phí mua văn phòng phẩm.

Chi phí văn phòng phẩm là gì?

Văn phòng phẩm không còn là thứ quá xa lại đối với mọi người, đặc biệt là các mọt văn phòng. Chúng bao gồm vô số các đồ dùng như: bút, giấy in, sổ- vở, ghim, khay đựng tài liệu, ống cắm bút,… và ti tỉ thứ khác nhau.

Vậy chi phí văn phòng phẩm sẽ bao gồm các khoản tiền chi để mua sắm các đồ dùng trên, cần thiết cho hoạt động của văn phòng. Đây là một phần quan trọng trong kế hoạch mua sắm vật tư văn phòng phẩm. Mỗi doanh nghiệp cơ quan cần phải có kế hoạch mua sắm cụ thể nhằm đảm bảo mọi hoạt động của văn phòng diễn ra suôn sẻ thuận lợi.

Chi phí văn phòng phẩm gồm những gì?

Để giải thích và liệt kê ra chi phí văn phòng phẩm gồm những gì thì quả thực rất khó. Bởi lẽ, mỗi công ty, mỗi doanh nghiệp sẽ có danh mục văn phòng phẩm cần mua khác nhau. 

Minaco sẽ chia văn phòng phẩm thành các loại, nhóm khác nhau như dưới đây để từ đó, khách hàng có thể dễ dàng lập danh mục sản phẩm cần mua nhằm tính toán chi phí mua văn phòng phẩm hợp lý.

Danh mục văn phòng phẩm cần thiết cho doanh nghiệp

Sẽ khó hình dung nếu cứ liệt kê tỷ thứ văn phòng phẩm, bởi vậy, văn phòng phẩm được phân loại thành:

• Sản phẩm giấy in – bìa
• Bút các loại
• Dụng cụ văn phòng( pin, chuột, dao, kéo, hộp bút, ghim,…)
• File hồ sơ
• Sổ vở các loại
• Văn phòng phẩm khác( giấy in mã vạch, dây thít,…)

Tiết kiệm chi phí văn phòng phẩm hợp lý

Làm thế nào để tiết kiệm chi phí mua văn phòng phẩm quả thực luôn là bài toán khó. Thấu hiểu những khó khăn này, Minaco xin đưa ra những gợi ý mà chúng tôi cho là hiệu quả dưới đây.

Xây dựng định mức mua văn phòng phẩm

Một bản định mức mua văn phòng phẩm không chỉ giúp người chịu trách nhiệm có thể dễ dàng mua hàng hơn mà còn giúp tính toán được chi phí mua hàng hợp lý. Đồng thời, bảng định mức mua văn phòng phẩm còn giúp kế toán và ban giám đốc có thể theo dõi sát sao.

Người lên định mức cần phải nắm rõ số lượng văn phòng phẩm còn, số lượng thiếu là bao nhiêu của mỗi phòng ban để đưa ra định mức cụ thể cho phòng ban đó và tổng hợp định mức toàn công ty. 

Có những quy định tiết kiệm văn phòng phẩm

Tiết kiệm chi phí mua văn phòng phẩm đã khó nhưng tiết kiệm văn phòng phẩm trong nội bộ lại càng khó hơn. 

Thói quen lãng phí văn phòng phẩm trong các doanh nghiệp là một vấn đề “ nổi cộm” đã có từ rất lâu. Sự lãng phí dần dần trở thành thói quen xấu của CBCNV trong nhiều công ty. Chính bởi vậy mà cần có những quy định tiết kiệm văn phòng phẩm trong công ty như:

• Sử dụng giấy in 1 mặt hoặc giấy in lỗi để in những tài liệu nháp, không quan trọng.
• Thay ruột các loại bút, dao rọc giấy,… thay vì vứt đi
• kiểm tra kỹ nội dung trước khi in tránh sai sót

Có kế hoạch cấp phát văn phòng phẩm

Việc cấp phát văn phòng phẩm cho mỗi phòng ban cần có kế hoạch cụ thể. Người quản lý cấp phát cần theo dõi lượng văn phòng phẩm trong phòng ban đó, xem xét nhu cầu từ phía phòng ban để có mức cấp phát phù hợp, không cấp phát thừa, thiếu.

Tìm kiếm đối tác cung cấp văn phòng phẩm giá hợp lý, chất lượng cao

Việc tìm kiếm nhà cung cấp uy tín luôn là điều mà Minaco nhắc nhở quý khách hàng. Thay vì mỗi loại văn phòng phẩm mua từ một nguồn khác nhau, việc hợp tác với một nhà cung cấp cố định sẽ có lợi cho doanh nghiệp hơn rất nhiều. Bạn có thể mua được đa dạng các loại hàng hóa từ nhà phân phối đó, hợp tác lâu năm hay lấy hàng thường xuyên, số lượng lớn có thể được hưởng nhiều chiết khấu cao.

Bên cạnh đó, nhà phân phối cần phải cung cấp sản phẩm chất lượng cao. Mua và sử dụng những sản phẩm chất lượng cao sẽ mang lại năng suất, hiệu quả trong công việc. Đồng thời, sản phẩm chất lượng cao sử dụng được bền bỉ, lâu dài còn khiến bạn tiết kiệm chi phí văn phòng phẩm.

Việc tiết kiệm chi phí mua văn phòng phẩm là việc làm lâu dài, cần sự đầu tư, không phải trong chớp mắt. Cũng như một người bị bệnh cần phải uống thuốc lâu dài, chẳng có “ liều thuốc tiên” nào chỉ cần uống một lần duy nhất. Người ta có câu đừng mong đích đến sẽ thay đổi nếu như bạn không thay đổi con đường. Tiết kiệm một hạng mục nhỏ góp phần giúp tiết kiệm tổng chi phí cho doanh nghiệp.

Minaco chuyên cung cấp văn phòng phẩm, thiết bị văn phòng, vật tư cho khu công nghiệp,… Chúng tôi luôn đặt chất lượng sản phẩm và lợi ích khách hàng lên số một. Quý khách dù ở đâu cũng có thể trở thành khách hàng của Minaco. Quý khách nếu muốn nhận báo giá bất kỳ sản phẩm văn phòng phẩm nào hay cần tư vấn chi tiết vui lòng liên hệ với Minaco để được tư vấn thêm nhé!

Liên hệ với chúng tôi qua: 

CÔNG TY TNHH ĐẦU TƯ & TM MINH NAM

Hotline: 0961 53 16 16

Email: info@minaco.vn

Địa chỉ: Số 22 phố Hạ Đình, Phường Thanh Xuân Trung, Quận Thanh Xuân, TP. Hà Nội.