Trong thời kỳ khó khăn, các loại chi phí gia tăng chóng mặt, các doanh nghiệp đều phải “ thắt lưng, buộc bụng”; để giúp các doanh nghiệp có thể sử dụng văn phòng phẩm tối ưu nhằm mục tiêu tiết kiệm nhưng vẫn mang lại sự hiệu quả tối ưu trong công việc, Minaco sẽ tiết lộ một số bí kíp mà bạn nên “ nằm lòng”!
Thực trạng lãng phí văn phòng phẩm trong nhiều doanh nghiệp
Ngày nay khi Internet càng phát triển, một số cơ quan ứng dụng quản lý văn bản điện tử nên vai trò của văn phòng phẩm có giảm bớt so với trước đây. Tuy nhiên, không vì thế mà có thể thay thế các văn bản, chứng từ buộc phải in bằng giấy: hợp đồng, chứng từ kế toán, tổ chức nhân sự… Số lượng tiêu thụ văn phòng phẩm công ty trong mỗi doanh nghiệp vẫn là một con số đáng kể.
Mặc dù vậy, vấn đề tiết kiệm văn phòng phẩm cần thiết của nhân viên vẫn đang là vấn đề ít được “ để mắt” của một số cơ quan, doanh nghiệp. Không ít cán bộ công nhân viên, người lao động còn tư tưởng lãng phí, nghĩ rằng việc sử dụng tiết kiệm những thứ “nhỏ nhặt” chẳng đáng gì so với khối tài sản khổng lồ của cơ quan, doanh nghiệp. Tuy nhiên, “ tích tiểu thành đại”- nếu không kiểm soát việc sử dụng chi phí vào những vật dụng thiết yếu của văn phòng này có thể gây tiêu hao ngân sách chung của cơ quan, doanh nghiệp một cách đáng kể.
Sử dụng tiết kiệm văn phòng phẩm mang lại lợi ích gì?
Không thể phủ nhận, sử dụng tiết kiệm văn phòng phẩm công ty mang lại rất nhiều lợi ích cho cả doanh nghiệp, cho cả xã hội. Những lợi ích này cần được phổ biến rộng rãi để toàn bộ nhân viên có thể nắm được.
Đối với doanh nghiệp
- Sử dụng tiết kiệm văn phòng phẩm công ty góp phần vào tiết kiệm chi phí chung của toàn bộ doanh nghiệp hàng tháng, hàng năm.
- Tiết kiệm văn phòng phẩm tạo nên nếp sống văn minh, có ý thức, trách nhiệm cho toàn bộ nhân viên của doanh nghiệp.
- Vấn đề xử lý, tái chế và tiêu hủy văn phòng phẩm rất phức tạp chính vì thế, khi tiết kiệm, sử dụng văn phòng phẩm tối ưu, hoạt động tiêu hủy sẽ đơn giản hơn.
Đối với xã hội
- Tiết kiệm văn phòng phẩm chính là góp phần vào việc tối ưu hóa chi phí bảo vệ môi trường, giảm đáng kể lượng rác thải doanh nghiệp ra môi trường.
- Thể hiện trách nhiệm của doanh nghiệp đối với việc thực hiện chỉ đạo tiết kiệm của Nhà nước.
Làm thế nào để sử dụng văn phòng phẩm tối ưu?
Làm thế nào để sử dụng văn phòng phẩm tối ưu là một bài toán khó cho mọi doanh nghiệp. Đặc biệt, sự khó khăn càng thể hiện rõ trong các doanh nghiệp lớn với hàng trăm, hàng ngàn công ty. Tuy nhiên, dù thực hiện biện pháp nào thì bạn cũng cần nằm lòng những bí kíp sau:
Quản lý văn phòng phẩm chặt chẽ
- Quản lý tập trung
Việc mua, cấp phát,… văn phòng phẩm do 1 bộ phận của công ty thực hiện, có thể là bộ phận Hành chính- Nhân sự, bộ phận Kế toán,… Hàng tháng, trên cơ sở tổng hợp và rà soát nhu cầu từ các phòng ban, bộ phận chịu trách nhiệm quản lý văn phòng phẩm được giao sẽ mua văn phòng phẩm sau đó phân phối lại cho các phòng ban.
Mô hình tập trung thường được áp dụng cho doanh nghiệp nhỏ với số lượng nhân viên ít.
- Quản lý phân tán
Tất cả các phòng ban đều tham gia vào việc quản lý văn phòng phẩm. Theo định kỳ, mỗi phòng ban đề nghị cấp phát số lượng văn phòng phẩm cần thiết dựa trên đầu người, tình trạng văn phòng phẩm công ty hiện còn lại hoặc theo ngân sách cụ thể được giao cho bộ phận.Các bộ phận được giao định mức có thể chủ động tìm kiếm, quyết định lựa chọn nhà cung cấp văn phòng phẩm.
Mô hình này thường được áp dụng cho các doanh nghiệp lớn với nhiều phòng ban.
Định mức và ưu tiên sắm văn phòng phẩm cần thiết cho văn phòng
Cần theo dõi thói quen sử dụng văn phòng phẩm tại mỗi phòng ban để đưa ra định mức cụ thể theo khối lượng văn phòng phẩm mà phòng ban đó tiêu thụ. Xem xét văn phòng phẩm cần những gì của từng đơn vị. Mỗi thời điểm, mức sử dụng văn phòng phẩm của mỗi đơn vị lại khác nhau, chính vì thế việc theo dõi cần diễn ra thường xuyên, liên tục.
Bên cạnh đó, cần tiết chế mua những đồ dùng văn phòng không quá cần thiết, thay vào đó sắm những văn phòng phẩm cần thiết cho văn phòng như giấy, bút, sổ,… Những vật dụng như kéo, đục lỗ,… ít sử dụng có thể dùng chung để tiết kiệm chi phí.
Tái sử dụng văn phòng phẩm
Tái sử dụng văn phòng phẩm cũng là cách để có thể sử dụng văn phòng phẩm hợp lý. Thay vì dùng giấy mới, nhân viên có thể sử dụng giấy tờ in lỗi 1 mặt để in vào mặt sau những tài liệu nháp, không quan trọng. Thay vì dùng bút mới, có thể thay lõi bút, sử dụng lại phần vỏ. Tuy chỉ là những hành động nhỏ nhưng nếu toàn bộ công ty với hàng trăm, hàng ngàn người cùng thực hiện như vậy thì số tiền tiết kiệm được từ tái sử dụng văn phòng phẩm là con số không tưởng!
Đưa ra quy định, thưởng- phạt
Quy định thưởng phạt rõ ràng là không thể thiếu nếu muốn sử dụng văn phòng phẩm tối ưu. Các quy định sẽ trở thành tiêu chuẩn để toàn bộ nhân viên thực hiện tốt trách nhiệm, nghĩa vụ của mình đối với hoạt động sử dụng văn phòng phẩm.
Trên đây, Minaco đã chia sẻ những bí kíp sử dụng văn phòng phẩm tối ưu nhất. Hy vọng những bí kíp này sẽ giúp doanh nghiệp bạn có thể tiết kiệm được nhiều chi phí cho đồ dùng văn phòng phẩm. Bên cạnh những bí kíp trên, việc lựa chọn nhà cung cấp đáng tin cậy, báo giá cạnh tranh, sản phẩm chất lượng cũng quan trọng không kém.
Với hơn 10 năm kinh nghiệm cùng sự uy tín, Minaco hy vọng có thể hợp tác để đem lại những lợi ích tốt nhất tới Quý khách hàng. Minaco- chuyên cung cấp văn phòng phẩm, thiết bị văn phòng, vật tư tiêu hao, vật tư phòng sạch và các đồ bảo hộ lao động. Quý khách nếu muốn nhận báo giá bất kỳ sản phẩm nào hay cần tư vấn chi tiết vui lòng liên hệ với Minaco để được tư vấn thêm nhé!
Liên hệ với chúng tôi qua
CÔNG TY TNHH ĐẦU TƯ & TM MINH NAM
Hotline: 0961 53 16 16
Email: info@minaco.vn
Địa chỉ: Số 22 phố Hạ Đình, Phường Thanh Xuân Trung, Quận Thanh Xuân, TP. Hà Nội