Quy trình tuyển dụng nhân sự là một loạt các bước và hoạt động được thực hiện để tìm kiếm, chọn lựa và thuê nhân sự mới cho một tổ chức hoặc công ty. Quy trình này có thể có sự biến đổi tùy thuộc vào tổ chức cụ thể và yêu cầu công việc.
Vậy, làm sao để xây dựng được một quy trình tuyển dụng chi tiết, phù hợp và chính xác với doanh nghiệp? Đây là một trong những bài toán cơ bản của mỗi người làm Hành Chính – Nhân Sự khi vào tiếp nhận công việc tại một công ty. Cùng Minaco tìm hiểu cách xây dựng quy trình tuyển dụng chi tiết ở bài viết này nhé!
Vì sao cần xây dựng quy trình tuyển dụng?!
Như đã đề cập ở trên, mỗi doanh nghiệp, tổ chức, cơ quan và với mỗi đặc thù của vị trí tuyển dụng đều sẽ có sự biến đổi nhất định với quy trình tuyển dụng. Như vậy, liệu có thể xây dựng được một Quy trình tuyển dụng nhân sự duy nhất có thể đáp ứng được sự linh hoạt biến đổi đó hay không? Theo chúng tôi thì là CÓ, ở bài viết này, Minaco sẽ cùng bạn xây dựng nên một Quy trình tuyển dụng chi tiết giúp bạn có thể dễ dàng tùy biến và đáp ứng được nhu cầu tuyển dụng cho bất kỳ vì trí nào.
Sự quan trọng của Quy trình tuyển dụng chuẩn
- Hiệu quả và tiết kiệm thời gian: Quy trình tuyển dụng giúp tổ chức tiết kiệm thời gian bằng cách chuẩn hóa các bước và hoạt động. Nó giúp tránh việc lãng phí thời gian trong việc xem xét hồ sơ không phù hợp hoặc phỏng vấn các ứng viên không đủ tiêu chuẩn.
- Đảm bảo tính công bằng và tuân thủ pháp luật: Quy trình tuyển dụng được thiết kế để đảm bảo tính công bằng trong việc đánh giá và lựa chọn ứng viên. Điều này giúp tránh việc phân biệt đối xử không công bằng và tuân thủ các quy định pháp luật liên quan đến tuyển dụng như phòng chống phân biệt đối xử và đảm bảo tính bảo mật thông tin cá nhân.
- Tìm kiếm ứng viên phù hợp: Quy trình tuyển dụng giúp tổ chức tìm kiếm và chọn lựa những ứng viên có kỹ năng, kinh nghiệm và phẩm chất phù hợp nhất với vị trí công việc cụ thể. Điều này giúp đảm bảo rằng nhân viên mới sẽ có khả năng và khả năng cần thiết để thực hiện công việc một cách hiệu quả.
- Xây dựng hình ảnh thương hiệu tốt: Quá trình tuyển dụng được thực hiện một cách chuyên nghiệp giúp tạo ra một ấn tượng tích cực đối với ứng viên, ngay cả khi họ không được chọn. Điều này có thể giúp tăng cường hình ảnh thương hiệu của tổ chức và làm cho nó trở thành điểm đến hấp dẫn cho những người tìm kiếm việc làm trong tương lai.
- Hỗ trợ quản lý hiệu suất: Chọn lựa và tuyển dụng nhân viên phù hợp giúp tạo điều kiện tốt để quản lý hiệu suất sau này. Khi có những người làm việc phù hợp với vị trí và tổ chức, khả năng quản lý hiệu suất và phát triển nghề nghiệp của họ sẽ dễ dàng hơn.
- Giảm nguy cơ sai lầm: Khi có một quy trình tuyển dụng rõ ràng và cẩn thận, nguy cơ sai lầm trong việc lựa chọn ứng viên sẽ giảm đi. Điều này giúp tránh những tình huống không mong muốn sau khi đã tuyển dụng nhân viên.
Xem thêm:
Các nguyên tắc Bất di bất dịch trong tuyển dụng nhân sự
Các nguyên tắc này giúp đảm bảo rằng quy trình tuyển dụng nhân sự là một quá trình công bằng, chuyên nghiệp và hiệu quả, mang lại những nhân viên có khả năng và phẩm chất cần thiết để đóng góp cho sự phát triển của tổ chức.
- Công bằng và không phân biệt đối xử: Đảm bảo rằng quá trình tuyển dụng không phân biệt đối xử dựa trên giới tính, tuổi tác, sắc tộc, tôn giáo, khả năng khuyết tật hoặc bất kỳ yếu tố nào khác không liên quan đến khả năng làm việc của ứng viên.
- Tuân thủ pháp luật: Đảm bảo rằng quy trình tuyển dụng tuân thủ hoàn toàn các quy định pháp luật liên quan đến tuyển dụng như luật lao động, luật bảo vệ dữ liệu cá nhân và các quy định khác áp dụng trong vùng bạn hoạt động.
- Mô tả công việc rõ ràng: Xây dựng mô tả công việc chi tiết và chính xác để ứng viên hiểu rõ vị trí công việc, nhiệm vụ, và yêu cầu công việc.
- Lựa chọn dựa trên năng lực và kỹ năng: Đánh giá ứng viên dựa trên năng lực, kỹ năng, kinh nghiệm và phù hợp với yêu cầu công việc thay vì dựa vào đánh giá cá nhân hoặc định kiến.
- Hệ thống đánh giá chuẩn: Sử dụng hệ thống đánh giá chuẩn để so sánh ứng viên và đánh giá khả năng của họ dựa trên tiêu chí cụ thể liên quan đến công việc.
- Tôn trọng quyền riêng tư: Bảo vệ quyền riêng tư của ứng viên và chỉ thu thập thông tin cần thiết cho quy trình tuyển dụng. Đảm bảo thông tin cá nhân của ứng viên được bảo vệ và xử lý một cách an toàn.
- Liên hệ và thông báo rõ ràng: Liên hệ với ứng viên một cách rõ ràng và thông báo về tiến trình tuyển dụng và kết quả một cách trung thực và kịp thời.
- Hỗ trợ và phát triển: Hỗ trợ sự phát triển nghề nghiệp của nhân viên sau khi họ được tuyển dụng. Điều này có thể bao gồm đào tạo, phản hồi định kỳ và cơ hội thăng tiến.
- Sự minh bạch: Quá trình tuyển dụng nên được tiến hành một cách minh bạch để tạo sự tin tưởng và công bằng cho ứng viên và nhân viên hiện tại.
- Khả năng thích nghi: Cập nhật và điều chỉnh quy trình tuyển dụng theo thời gian để phản ánh các thay đổi trong nhu cầu của tổ chức và thị trường lao động.
Xây dựng Sơ đồ quy trình tuyển dụng nhân sự “chuẩn”
Dưới đây, Minaco sẽ gợi ý cho bạn cách xây dựng quy trình tuyển dụng nhân sự chi tiết, bạn có thể sử dụng và tùy biến một chút tùy thuộc vào thực tế doanh nghiệp và các vị trí phòng ban trong doanh nghiệp của bạn:
| Bước | Bộ phận thực hiện | Nội dung | Hướng dẫn quy trình |
| 1 | Bộ phận yêu cầu tuyển dụng | Lên yêu cầu tuyển dụng & gửi về HCNS | Khi có nhu cầu tuyển dụng nhân sự mới | – Bộ phận yêu cầu tuyển dụng: lên yêu cầu tuyển dụng gửi về HCNS qua văn bản, email hoặc phần mềm quy định của doanh nghiệp đính kèm mô tả công việc – Bộ phận yêu cầu tuyển dụng phối hợp HCNS để tối ưu mô tả công việc phù hợp nhất với vị trí tuyển dụng và thực tế thị trường lao động – HCNS xét duyệt yêu cầu tuyển dụng qua bộ phận có thẩm quyền |
| 2 | Hành chính- Nhân sự | Lên kế hoạch tuyển dụng nhân sự mới | 01 ngày làm việc kể từ khi nhận yêu cầu | – Kiểm tra số lượng nhân sự theo kế hoạch đã được duyệt – Xây dựng kế hoạch tuyển dụng: + Nguồn tuyển dụng (lưu chuyển hay tuyển mới) + Nền tảng tuyển dụng: trực tiếp, tờ rơi, Social, website tuyển dụng, Head Hunter (chỉ nên sử dụng với các vị trí quản lý trở lên hoặc khi các phương án khác không hiệu quả) + Dự trù kinh phí và phương thức tổ chức tuyển dụng + Xây dựng phương án sử dụng lao động |
| 3 | Hành chính- Nhân sự | Tìm kiếm, sàng lọc ứng viên| – 15 ngày đối với vị trí nhân viên – 30 ngày đối với vị trí quản lý – 45 ngày đối với vị trí giám đốc | – HCNS tìm kiếm ứng viên qua các kênh đã dự kiến – Ứng viên nộp hồ sơ ứng tuyển theo mẫu hoặc gửi CV cá nhân – Hình thức nhận hồ sơ: bản cứng | bản mềm, nộp trực tiếp | gửi email | gửi qua các nền tảng nhắn tin – Sàng lọc hồ sơ ứng viên theo yêu cầu tuyển dụng |
| 4 | Hành chính- Nhân sự | Xác định ứng viên phù hợp | Trao đổi cùng với bộ phận Yêu cầu tuyển dụng để lên lịch phỏng vấn khi đạt yêu cầu |
| 5 | HCNS; Bộ phận yêu cầu; BGĐ | 1, Phỏng vấn sơ loại 2, Phỏng ấn chính thức 3, Làm bài thi (test) kỹ năng (nếu không đạt sẽ dừng, nếu đạt chuyển bước tiếp theo) | – Phỏng vấn sơ loại, Phỏng vấn chính thức là bắt buộc (trường hợp rút gọn có thể gộp 2 vòng này làm 1) – Làm bài thi (test) kỹ năng: áp dụng tùy biến theo vị trí tuyển dụng – Thành phần phỏng vấn: HCNS, đại diện bộ phận Yêu cầu tuyển dụng, bộ phận có thẩm quyền xét duyệt – Trường hợp không đạt được sự nhất trí giữa các thành phần phỏng vấn, HCNS trình xét duyệt từ BGĐ |
| 6 | Hành chính- Nhân sự | Đàm phán đãi ngộ & cơ chế với ứng viên | – Đảm bảo các chế độ theo đúng quy định của Nhà nước – Các chế độ tùy biến khác theo Quy định của doanh nghiệp cần có xác nhận và đồng nhất ý kiến từ bộ phận Yêu cầu tuyển dụng & bộ phận có thẩm quyền phê duyệt |
| 7 | Hành chính- Nhân sự | Xác minh/kiểm tra thông tin ứng viên | – HCNS thực hiện xác minh, kiểm tra thông tin ứng viên (trình độ học vấn, kinh nghiệm, quá trình công tác, thái độ làm việc, …) – HCNS thực hiện theo đúng quy trình của pháp luật để tiếp nhận nhân sự |
| 8 | Bộ phận có thẩm quyền | Phê duyệt | 02 ngày kể từ ngày nhận được yêu cầu phê duyệt tuyển dụng. | – HCNS gửi yêu cầu phê duyệt về bộ phận có thẩm quyền sau khi đã thực hiện đầy đủ các bước như trên |
| 9 | Hành chính- Nhân sự | Thông báo kết quả tuyển dụng và tiếp nhận ứng viên | Ngay khi có phê duyệt tuyển dụng, bộ phận tuyển dụng thông báo kết quả tuyển dụng tới các ứng viên tham dự | – HCNS gửi kết quả đến nhân sự thông qua: tin nhắn, email, ứng dụng chat, … – Thực hiện tiếp nhận nhân sự theo quy trình tiếp nhận của doanh nghiệp |
| 10 | Hành chính- Nhân sự | Lưu trữ hồ sơ/thông tin tuyển dụng | Bộ phận Nhân sự lưu trữ hồ sơ/thông tin tuyển dụng theo quy định. |
Xem thêm:
- Tuyển dụng thời 4.0: HR đi đâu để tìm người phù hợp?
- Đâu là website tuyển dụng tốt nhất tại việt nam?
Kết luận
Như vậy, bài viết trên đây Minaco đã cùng bạn xây dựng một quy trình Tuyển dụng nhân sự hoàn thiện có thể tùy biến cho bất kỳ công việc hay vị trí tuyển dụng nào. Hy vọng, sau bài viết này, bạn đã có thể xây dựng được quy trình tuyển dụng phù hợp nhất cho doanh nghiệp và công việc của mình!
