Danh mục văn phòng phẩm công ty là bộ dữ liệu chuẩn về những vật tư được phép mua và sử dụng: tên hàng, quy cách, mã hàng, đơn vị tính, nhóm sử dụng và nguyên tắc thay thế. Một danh mục tốt giúp các phòng ban gọi cùng tên cho cùng sản phẩm, bộ phận mua hàng hỏi giá đúng quy cách và kho cấp đúng loại.
Nên bắt đầu từ 7 nhóm: giấy in; bút và dụng cụ viết; hồ sơ lưu trữ; sổ và biểu mẫu; ghim, kẹp và dụng cụ bàn làm việc; nhãn, băng dính và đóng gói; vật tư tiêu hao dùng chung. Sau đó tách thiết bị dùng lâu dài thành danh mục riêng để theo dõi cấp mới, bàn giao và thay thế.
Danh mục khác gì danh sách đặt mua và sổ nhập xuất?
Danh mục trả lời công ty dùng những mặt hàng nào; danh sách đặt mua trả lời kỳ này mua bao nhiêu; sổ nhập xuất trả lời đã nhận, cấp và còn bao nhiêu. Nếu gộp cả ba vào một bảng, tên hàng dễ đổi theo mỗi kỳ và khó đối chiếu giữa kho, mua hàng và phòng ban.
| Bảng | Thông tin chính | Khi cập nhật |
|---|---|---|
| Danh mục chuẩn | Mã hàng, quy cách, đơn vị, nhóm | Thêm mã hoặc đổi quy cách được duyệt |
| Danh sách đặt mua | Mã hàng, lượng cần, ngày nhận | Mỗi đợt mua |
| Sổ nhập xuất tồn | Ngày, chứng từ, nhập, xuất, tồn | Khi giao dịch phát sinh |
Để lập nhu cầu từng kỳ, xem quy trình lập danh sách văn phòng phẩm. Để ghi nhận giao dịch, dùng sổ theo dõi nhập xuất tồn. Bài này tập trung vào dữ liệu danh mục để hai bảng trên cùng sử dụng.
7 nhóm văn phòng phẩm cần rà soát cho công ty
| Nhóm | Mặt hàng tham khảo | Quy cách cần khóa |
|---|---|---|
| Giấy in, photocopy | Giấy A4, A3; giấy màu khi cần | Khổ, gsm, số tờ/ream |
| Bút và dụng cụ viết | Bút bi, gel, chì, bút bảng | Mã, cỡ ngòi, màu mực, loại bề mặt |
| Hồ sơ lưu trữ | Bìa còng, cặp hộp, túi lá, phân trang | Khổ, gáy, số lỗ, vật liệu |
| Sổ, biểu mẫu | Sổ ghi chép, sổ ký, giấy ghi chú | Kích thước, số trang/tờ, kiểu kẻ |
| Dụng cụ bàn làm việc | Dập ghim, ghim, kẹp, kéo, thước | Mã máy và vật tư tương thích |
| Nhãn, băng dính, đóng gói | Nhãn hồ sơ, băng dính, phong bì | Kích thước, chiều dài, bề mặt sử dụng |
| Tiêu hao dùng chung | Giấy lau, túi rác, vật tư vệ sinh thông thường | Đóng gói, vị trí dùng, đơn vị cấp |
Không cần mua đủ mọi dòng ngay khi mở văn phòng. Bộ phận ít in giấy có thể dùng danh mục nhỏ hơn đơn vị xử lý chứng từ. Các vật tư chuyên dụng cho sản xuất, bảo hộ hoặc phòng sạch cần quy cách do bộ phận chuyên môn xác nhận, không đưa chung vào nhóm văn phòng phẩm thông thường.
Tham khảo hàng thực tế trong các nhóm giấy và sản phẩm từ giấy, file hồ sơ và sổ, vở để xác định tên và quy cách trước khi tạo mã nội bộ.
Mẫu bảng danh mục chuẩn cần những cột nào?
Với bảng khởi tạo, nên có mã nội bộ, tên hàng chuẩn, quy cách, đơn vị cơ sở, đơn vị mua, hệ số quy đổi, nhóm sử dụng và trạng thái. Có thể thêm nhãn hiệu hoặc mã nhà cung cấp khi cần kiểm soát thay thế. Các mã dưới đây là ví dụ nội bộ, không phải mã SKU của Minaco.
| Mã nội bộ | Tên và quy cách | Đơn vị cơ sở | Quy đổi đã xác nhận |
|---|---|---|---|
| GI-A4-70 | Giấy A4, 70 gsm, mẫu được duyệt | Ream | Ghi số ream/thùng theo bao bì |
| BU-BI-X07 | Bút bi xanh, ngòi 0,7 mm, mã được duyệt | Chiếc | Ghi số chiếc/hộp theo SKU |
| HS-CONG-A4 | Bìa còng A4, gáy và số lỗ đã chọn | Chiếc | Không mặc định theo lốc |
Không tự quy ước một hộp luôn có 12 chiếc hoặc một thùng luôn có 5 ream. Cùng tên gọi “hộp” nhưng quy cách có thể khác giữa hai SKU. Khi đơn vị mua thay đổi, kiểm tra lại hệ số trước khi nhập kho để tránh sai số tồn kéo dài.
Chuẩn hóa danh mục theo 5 bước
1. Gom tên hàng đang được các phòng ban sử dụng
Tập hợp đơn mua gần đây, hàng còn trong kho và đề nghị của từng phòng ban. Giữ tên gốc ở một cột đối chiếu để truy lại dữ liệu; chưa vội xóa những dòng trông giống nhau vì chúng có thể khác màu, khổ hoặc đóng gói.
2. Tách quy cách khỏi tên gọi chung
Thay vì “giấy trắng”, ghi khổ, định lượng và mẫu đã duyệt. Với bìa hồ sơ, ghi khổ, gáy, cơ cấu còng. Với bút, phân biệt loại mực và bề mặt viết. Thông tin càng rõ, báo giá giữa các nhà cung cấp càng dễ so sánh.
3. Gộp dòng trùng sau khi kiểm tra thực tế
Chỉ gộp khi cùng chức năng, model, quy cách và đơn vị. Lập bảng mã cũ sang mã chuẩn để dữ liệu mua trước đây vẫn đối chiếu được. Sản phẩm thay thế nên có trạng thái “được phép thay” hoặc “cần duyệt”, không tự động coi là cùng mã.
4. Phân quyền thêm mã và xác nhận thay thế
Một người hoặc một nhóm phụ trách danh mục sẽ giúp hạn chế việc mỗi phòng tự tạo mã mới. Khi thêm sản phẩm, yêu cầu có nhu cầu sử dụng, quy cách và người duyệt. Đây là mẫu tổ chức tham khảo để doanh nghiệp điều chỉnh theo quy mô.
5. Rà soát theo biến động công việc
Rà lại khi thay máy in, mở chi nhánh, chuyển cách lưu hồ sơ hoặc đổi bao bì nhà sản xuất. Mã ngừng dùng nên chuyển trạng thái và giữ lịch sử thay vì xóa khỏi các chứng từ đã phát sinh.
Công ty mới và công ty đang vận hành cần ưu tiên khác nhau
Công ty mới: khởi tạo danh mục tối thiểu theo số vị trí làm việc và luồng hồ sơ; tách vật tư mua một lần khỏi tiêu hao; chạy thử quy cách giấy, bút bảng và bìa trước khi đặt nhiều. Công ty đang hoạt động: dùng lịch sử cấp phát để bỏ mua trùng, giảm mã tương đương và kiểm tra những mặt hàng không còn sử dụng.
Khi đã khóa mã hàng, chuyển sang xây định mức theo nhân sự và lập bảng kê đặt mua. Nếu cần đối chiếu danh mục với sản phẩm đang cung cấp, gửi yêu cầu báo giá kèm mã nội bộ, quy cách và quy tắc thay thế.
Câu hỏi thường gặp về danh mục văn phòng phẩm công ty
Có cần dùng một nhãn hiệu cho toàn bộ văn phòng phẩm không?
Không bắt buộc. Nên thống nhất chức năng và quy cách trước, sau đó chọn nhãn hiệu/model đã thử phù hợp. Một số dòng có thể cho phép sản phẩm tương đương; dòng cần độ tương thích cao nên giữ đúng mã.
Bút khác màu có dùng cùng mã được không?
Nếu màu ảnh hưởng mục đích sử dụng hoặc việc cấp phát, nên tách mã hay biến thể có thể theo dõi. Gộp thành “bút bi” sẽ làm khó đối chiếu nhu cầu bút xanh, đen và đỏ.
Danh mục có phải ghi giá cố định không?
Danh mục nên ưu tiên quy cách. Giá có thể lưu ở bảng báo giá theo nhà cung cấp và ngày hiệu lực; không dùng giá cũ trong danh mục làm giá cam kết cho đơn mới.
Làm sao xử lý một sản phẩm đã ngừng bán?
Giữ mã cũ ở trạng thái ngừng đặt, ghi mã thay thế và ngày áp dụng sau khi được duyệt. Chứng từ cũ vẫn giữ mã và thông tin tại thời điểm phát sinh.
Tư liệu hình ảnh từ phiên bản bài viết trước
Các hình được giữ để đối chiếu tư liệu; chữ và thông tin liên hệ trong hình có thể thuộc phiên bản cũ. Thông tin hiện hành xem tại trang liên hệ Minaco.
Với máy in, máy hủy hoặc thiết bị dùng lâu dài, nên tách khỏi danh mục tiêu hao và mô tả cấu hình, vị trí lắp đặt, nhu cầu bảo trì. Có thể dùng mẫu yêu cầu báo giá thiết bị văn phòng để chuẩn bị thông tin đúng nhóm trước khi hỏi giá.
