Hạch toán công cụ, dụng cụ là gì? Cách hạch toán các tài khoản này như thế nào? Hãy cùng Minaco tìm hiểu ngay trong bài viết sau đây nhé!
Hạch toán công cụ, dụng cụ là gì?
Hạch toán công cụ, dụng cụ là một trong những công việc quan trọng trong kế toán. Việc hạch toán chính xác tài khoản kế toán này sẽ giúp doanh nghiệp quản lý chi phí hiệu quả hơn. Tuy nhiên theo đánh giá thông qua các diễn đàn kế toán thì rất nhiều kế toán viên mới vào nghề, thậm chí là các kế toán viên đã có nhiều năm kinh nghiệm vẫn gặp phải các khó khăn trong quá trình hạch toán công cụ, dụng cụ.
Vậy công cụ dụng cụ là gì? Quá trình hạch toán công cụ, dụng cụ cần những điều kiện nào?
Điều kiện ghi nhận tài khoản công cụ, dụng cụ
Căn cứ theo điều 3 thông tư 45/2013/TT_BTC và thông tư bổ sung số 23/2023 của Bộ Tài chính đã đồng nhất rằng những tài sản không đủ ghi nhận là tài sản cố định thì sẽ được ghi nhận là công cụ, dụng cụ. Cụ thể, công cụ dụng cụ là những tài sản có thời gian sử dụng dưới một năm và về nguyên giá tài sản được xác định một cách tin cậy và có giá trị dưới 30 triệu VNĐ.
Ví dụ: Doanh nghiệp mua văn phòng phẩm với trị giá 20 triệu đồng và sử dụng cho 1 tháng; khi đó, chi phí văn phòng phẩm sẽ được ghi nhận vào sổ kế toán công cụ, dụng cụ.
Xem thêm: Cách hạch toán chi phí văn phòng phẩm mới nhất (Cập nhật 2024)
Hạch toán công cụ dụng cụ dựa trên hai tài khoản chủ yếu là:
- Tài khoản 153 – Công cụ, dụng cụ: Dùng để ghi nhận giá trị hiện có và tình hình biến động tăng, giảm các loại công cụ, dụng cụ trong doanh nghiệp.
- Tài khoản 242 – Chi phí trả trước: Dùng để ghi nhận giá trị công cụ, dụng cụ, bao bì luân chuyển, đồ dùng cho thuê xuất dùng hoặc cho thuê liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh trong nhiều kỳ kế toán.
Thời gian phân bổ công cụ, dụng cụ.
Xác định thời gian phân bổ công cụ, dụng cụ là việc ghi nhận thời gian mà giá trị của công cụ, dụng cụ sẽ được phân bổ vào giá thành sản phẩm hoặc chi phí sản xuất, kinh doanh. Cụ thể, theo điều 4, Thông tư 96/2015/TT-BTC, đưa ra hướng dẫn với tài sản là công cụ, dụng cụ, bao bì luân chuyển,… không đáp ứng đủ điều kiện xác định là tài sản cố định theo quy định thì chi phí mua tài sản nêu trên được phân bổ dần vào chi phí hoạt động sản xuất kinh doanh trong kỳ nhưng tối đa không quá 3 năm.
Từ đó có thể thấy, mặc dù điều kiện ghi nhận công cụ dụng cụ là tài sản dưới một năm; nhưng các kế toán viên hoàn toàn có thể phân bổ thời gian cho tài khoản này cho các trường hợp trên một năm. Trong trường hợp này các kế toán viên cần lưu ý về thời gian phân bổ công cụ, dụng cụ như sau:
Thứ nhất, doanh nghiệp tự xác định thời gian phân bổ công cụ, dụng cụ cho phù hợp: Để phân bổ thời gian hợp lý, các kế toán viên cần hiểu rõ thực trạng sử dụng công cụ, dụng cụ của doanh nghiệp và công năng thực tế của công cụ, dụng cụ là bao lâu (tuổi thọ của công cụ, dụng cụ). Từ đó, dựa vào tuổi thọ của công cụ, dụng cụ từ đó và giá trị sản phẩm để đưa ra thời gian phân bổ công cụ, dụng cụ phù hợp.
Tuy nhiên mặc dù chúng ta được tự đưa ra thời gian phân bổ cho phù hợp tuy nhiên phải đáp ứng một số điều kiện thời gian phân bổ không quá 3 năm. Ví dụ, doanh nghiệp mua một chiếc laptop có giá 20 triệu VNĐ có tuổi thọ kỹ thuật của nó có thể sử dụng trong 5 năm – 10 năm (thời gian sử dụng hữu ích). Tuy nhiên, để đúng với quy định được đặt ra, thời gian để phân bổ vào chi phí doanh nghiệp mà kế toán viên khi hạch toán là 36 tháng.
Thứ hai, đối với các công cụ, dụng cụ có giá trị nhỏ, có thể hạch toán luôn vào chi phí trong kỳ. Ví dụ mua một chiếc laptop kèm USB, có giá trị 100.000 đồng. Mặc dù thời gian sử dụng có ích cho chiếc USB có thể là vài năm, tuy nhiên chi phí nhỏ nên có thể hạch toán luôn vào một kỳ.
Trong đó, một lưu ý quan trọng mà các kế toán viên cần quan tâm cho việc hạch toán công cụ, dụng cụ đó là ngày đưa công cụ, dụng cụ vào sử dụng là ngày bắt đầu tính phân bổ tài khoản này.
Cách phân bổ chi phí công cụ, dụng cụ
Để hiểu rõ hơn về cách thức phân bổ chi phí công cụ, dụng cụ chúng ta sẽ cùng phân tích một trường hợp cụ thể như sau:
Ví dụ, doanh nghiệp mua bộ bàn ghế với tổng số lượng là 5 bộ và chi phí là 850.000 VNĐ/bộ, tương đương 4.250.000 VNĐ/bộ và do tổng chi phí lớn nên các kế toán viên phải đưa vào phân hệ công cụ, dụng cụ để phân bổ đưa dần vào chi phí với thời gian là 12 tháng.
| STT | Tên hàng hóa, dịch vụ | Đvt | Số lượng | Đơn giá | Thành tiền |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6=4×5 |
| 1 | Bộ bàn ghế làm việc | Bộ | 05 | 850.000 | 4.250.000 |
| Cộng tiền hàng | 4.250.000 | ||||
| Thuế suất GTGT | 10% | Tiền thuế giá trị gia tăng | 425.000 | ||
| Tổng cộng thanh toán | 4.675.000 | ||||
Bước 1: Bút toán đầu tiên chúng ta sẽ vào phân hệ mua hàng không qua kho để hạch toán
Tại phân hệ mua hàng, kế toán viên sẽ lựa chọn chứng từ mua hàng hóa, lúc này giao diện sẽ xuất hiện một bảng thông tin bao gồm hai phần là phần thông tin chung và mã hàng như sau:
Trong phần thông tin chung, chúng ta sẽ có một số phần thông tin cần lưu ý:
Đầu tiên, để phản ánh vào tài khoản chi phí thì kế toán viên sẽ lựa chọn phần “2. Mua hàng trong nước không qua kho” với hình thức thanh toán trong ví dụ là thanh toán ngay bằng tiền mặt. Khi đó, phần mềm sẽ tự động cập nhật phiếu chi (mặt khác trong trường hợp doanh nghiệp thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng, phiếu chi sẽ được thay thế bằng ủy nhiệm chi và giấy báo Nợ).
Tại phiếu chi, kế toán viên sẽ điền thông tin của nhà cung cấp, ngày hạch toán (ngày trên hóa đơn) khi đó phần mềm sẽ cập nhật toàn bộ các thông tin sang phần hóa đơn, khi đó kế toán viên cần kiểm tra lại độ chính xác của các nội dung này. Tại đây, các kế toán viên cần nhớ, bắt buộc phải cập nhật thông tin phiếu chi trước, trong trường hợp kế toán viên cập nhật thông tin tại hóa đơn trước thì phần mềm sẽ không hiểu và không cập nhật thông tin sang phiếu chi.
Tiếp theo, đến với phần thông tin mã hàng, các kế toán viên lựa chọn vào phần mũi tên, sau đó lựa chọn dấu cộng (+), một bảng thông tin mã hàng được hiện ra.
Trong phần thông tin đơn hàng, tại phần tính chất lựa chọn dịch vụ, phần tài khoản chi phí như đã đề cập là 242 và mức thuế suất là 10%
Sau khi điền xong thông tin, các kế toán viên sẽ cần kiểm tra lại thông tin, dựa trên ví dụ ta sẽ có thông tin định khoản tương ứng như sau:
Nợ TK 242 4.250.000
Nợ TK 1331 425.000
Có TK 111 4.675.000
Bước 2: Căn cứ vào hóa đơn ở bước 1, chúng ta sẽ vào phân hệ công cụ, dụng cụ để thực hiện ghi tăng, trong quan hệ ghi tăng chúng ta sẽ chọn số kỳ phân bổ là 12 tháng và phản ánh vào tài khoản bao gồm:
Nợ TK 6422 (theo thông tư 133) 354.167 (4.250.000/12 tháng)
Có 242 354.167
Thao tác trên phần mềm như sau:
Đầu tiền vào phân hệ công cụ, dụng cụ, lựa chọn loại loại “Mua hàng không qua kho”, chọn lại số kỳ và nhấn chọn lấy dữ liệu. Sau đó các kế toán viên sẽ tích chọn vào phần ô vuông vào chứng từ muốn lực hiện ghi tăng và nhấn chọn
Trong phân hệ ghi tăng, lựa chọn số kỳ phân bổ là 12 tháng, ghi đó phần mềm sẽ tự động cập nhật số tiền phân bổ cuối tháng. Bộ bàn ghế được sử dụng cho bộ phận văn phòng, nên sẽ làm tăng chi phí quản lý doanh nghiệp cho tài 6422 và căn cứ vào phân hệ ghi tăng này, cuối tháng, phần mềm sẽ phân bổ đưa vào chi phí quản lý doanh nghiệp. Cuối cùng, sau khi kiểm tra lại toàn bộ thông tin, doanh nghiệp sẽ lựa chọn “Ghi tăng” để kết thúc công việc hạch toán.
Như vậy, thông qua nội dung vừa rồi, Minaco đã cùng các bạn đi tìm hiểu qua về Cách hạch toán tài khoản công cụ, dụng cụ trên phần mềm Misa, Minaco mong rằng đã đem đến cho bạn những thông tin hữu ích.
CÔNG TY TNHH ĐẦU TƯ & TM MINH NAM
Gửi form yêu cầu báo giá: tại đây
Hotline: 0961 53 16 16
Email: info@minaco.vn
Địa chỉ: Số 15A phố Hạ Đình, Phường Thanh Xuân Trung, Quận Thanh Xuân, TP. Hà Nội
