8 bước quan trọng để xây dựng chu kỳ kế toán

Chu kỳ kế toán đóng một vai trò quan trọng trong quá trình làm việc của các kế toán viên, nó chia nhỏ toàn bộ quy trình trách nhiệm của nhân viên kế toán.

Mặc dù, nhiều bước trong quá trình xây dựng chu kỳ kế toán thường được tự động hóa thông qua phần mềm kế toán và chương trình công nghệ. Tuy nhiên, việc biết và sử dụng các bước theo cách thủ công giúp kế toán viên rà soát và không phụ thuộc bị động vào sự hỗ trợ của kỹ thuật.

Chu kỳ kế toán là gì?

Chu kỳ kế toán là một thuật ngữ kế toán, được định nghĩa là một chuỗi các hoạt động bắt đầu khi một giao dịch xảy ra và kết thúc bằng việc đưa giao dịch đó vào báo cáo tài chính và khóa sổ, mà tại đó các kế toán viên phải ghi lại quá trình và báo cáo các giao dịch tài chính đó. 

Chu trình kế toán cung cấp một cách tiếp cận có hệ thống để đảm bảo rằng các dữ liệu tài chính được ghi lại chính xác và các báo cáo tài chính như báo cáo kết quả kinh doanh và bảng cân đối kế toán được lập một cách nhất quán và kịp thời 

Chu kỳ kế toán thường bao gồm một khoảng thời gian cụ thể như một tháng, quý hay năm tùy thuộc vào yêu cầu của công ty sao cho việc hạch toán tài chính các hoạt động kinh doanh của công ty được diễn ra dễ dàng, thuận tiện nhất. Tuy nhiên, kỳ kế toán theo năm là kỳ kế toán phổ biến và được yêu cầu bởi chính phủ. 

8 bước quan trọng để xây dựng chu kỳ kế toán cho doanh nghiệp

Bước 1: Xác định các giao dịch 

Bước đầu tiên trong chu kỳ kế toán bao gồm việc xác định và phân tích các giao dịch tài chính mà các giao dịch này có thể bao gồm mua bán , các khoản cho vay, đầu tư và các hoạt động tài chính khác. 

Nhiệm vụ của kế toán là phải xác định tài khoản nào bị ảnh hưởng bởi mỗi giao dịch và liệu giao dịch đó có dẫn đến tăng hay giảm số dư tài khoản nào hay không. 

Ví dụ: 

Giao dịch 1: Thu tiền gửi ngân hàng 5.000 triệu đồng từ  một khách hàng mua chịu. Giao dịch  này ảnh hưởng đến hai đối tượng (tài khoản) kế toán đó là: 

1. Tiền gửi ngân hàng (số hiệu tài khoản 112) là tài khoản tài sản, tăng lên tăng lên 5.000 triệu đồng – ghi bên “Nợ”
2. Phải thu của khách hàng (số hiệu tài khoản 131) là tài khoản tài sản, giảm đi 5.000 triệu đồng (vì chúng ta đã thu từ khách hàng này 5.000 triệu đồng nên làm giảm số phải thu của doanh nghiệp đối với khách hàng) – ghi bên “Có”

Giao dịch 2: Mua 3.000 triệu đồng nguyên liệu, chưa trả tiền cho nhà cung cấp. Giao dịch  này ảnh hưởng đến hai đối tượng (tài khoản) kế toán đó là: 

1. Nguyên liệu (số hiệu tài khoản 152) là tài khoản tài sản, tăng lên 3.000 triệu đồng – ghi bên “Nợ”
2. Phải trả cho người bán (số hiệu tài khoản 311) là tài khoản nợ phải trả, tăng lên tăng lên 3.000 triệu đồng – ghi bên “Có”

Giao dịch 3: Trả tiền vay ngân hàng bằng tiền gửi ngân hàng trị giá 4.000 triệu đồng. Giao dịch  này ảnh hưởng đến hai đối tượng (tài khoản) kế toán đó là: 

1.  Vay ngân hàng (số hiệu tài khoản 3411) là tài khoản nợ phải trả, tăng lên giảm đi 4.000 triệu đồng – ghi bên “Nợ”
2.  Tiền gửi ngân hàng (số hiệu tài khoản 112) là tài khoản tài sản, giảm ggi 4.000 triệu đồng – ghi bên “Có”

Xem thêm: Phương pháp định khoản kế toán dễ dàng cho người mới bắt đầu 

Bước 2: Ghi lại các giao dịch trong sổ nhật ký

Khi các giao dịch đã được xác định tại bước 1, chúng được ghi lại  trong hệ thống kế toán bằng phương pháp kế toán kép, điều này có nghĩa là các giao dịch kinh tế phát sinh có thể được trực tiếp ghi vào các bên Nợ và Có của các tài khoản liên quan 

Sổ nhật ký thường được ghi như sau: 

• Các tài khoản ghi “Nợ” được ghi trước, các tài khoản ghi “Có” được ghi sau (phía dưới). Nếu không thống kê sổ nhật ký, các tài khoản ghi “Có” thường được ghi thụt vào so với tài khoản ghi “Nợ” khoản 1 cm và có thể không cần ghi “Nợ”, “Có”.
• Số tiền ghi “Nợ” hoặc “Có” được ghi tương ứng với các dòng ghi tên và ký hiệu tài khoản đã được xác định.
• Phía dưới các tài khoản ghi tóm tắt nội dung của giao dịch.
• Hết mỗi giao dịch có thể có đường gạch ngang ở cột “Tài khoản và diễn giả” để phân chi các giao dịch rõ ràng hơn.
• Đầu trang nhật ký có dòng “Trang trước mang sang”. 
• Cuối trang có dòng “Cộng dồn mang sang trang sau” (đó là cộng dồn từ đầu kỳ đến hết trang với mục đích kiểm tra tính cân đối trong quá trình ghi sổ.
• Tổng số tiền cột Nợ nhất định phải bằng với số tiền tổng cột Có, ở vị dụ dưới, số tiền đó là 21.000 triệu đồng.

Ví dụ, giao dịch kế toán được ghi vào sổ nhật ký như sau: 

Bước 3: Nhập sổ 

Đây là quá trình chuyển các bút toán từ sổ nhật ký, hay hồ sơ ghi sổ ban đầu vào sổ cái. Sau khi chuyển vào sổ các, kế toán sẽ đánh dấu V vào cột CS (Chuyển sổ) trong sổ nhật ký để chứng tỏ rằng đã chuyển khoản này vào sổ cái tài khoản liên quan, tránh tình trạng chuyển sổ còn sót.  

Sổ cái là tất cả các tài khoản dùng cho một tổ chức, ghi chép sự biến động của từng tài khoản, nó là đóng vai trò là hồ sơ kế toán chính cung cấp thông tin chi tiết về tất cả các hoạt động kế toán theo tài khoản và là cơ sở quan trọng để lập báo cáo tài chính. 

Có nhiều hình thức sổ cái khác nhau. Tuy nhiên, mẫu sổ cái khá phổ biến được trình bày dưới đây: 

Để tiết kiệm diện tích trang giấy, sổ cái các tài khoản có thể thiết kế với một cột số dư như ví dụ minh họa. 

Bước 4: Bảng cân đối thử

Sau khi tất cả các giao dịch được ghi chép vào sổ nhật ký và nhập sổ, bảng cân đối thử được lập nhằm mục đích khẳng định tổng số “Nợ” bằng tổng số “Có” trước khi điều chỉnh. 

Theo kế toán, trên cơ sở tiền, kế toán viên không cần phải điều chỉnh cách tài khoản nữa vì tất cả các giao dịch về tiền đều đã được ghi chép, nhưng kế toán dồn tích yêu cầu các bút toán điều chỉnh vào cuối kỳ kế toán để tạo ra số dư đúng của các tài khoản cho việc lập báo cáo tài chính. 

Ví dụ: Chúng ta hãy cùng xem tài khoản văn phòng phẩm trên bảng cân đối thử tại công ty Minaco như sau: 

• Hiện tại tài khoản này có số dư trước khi điều chỉnh là 1.000.000 đồng
• Trong kỳ, công ty Văn phòng phẩm Minaco đã sử dụng một số đồ dùng cho công việc hằng ngày. Tuy nhiên việc xuất dùng các văn phòng phẩm này mỗi lần giá trị không lớn, nên kế toán viên thường không ghi chép gì cho việc xuất dùng hằng ngày. 
• Đến cuối kỳ kế toán, số dư tài khoản đồ dùng văn phòng là 1.000.000 đồng là không chính xác. 

Từ đó, ta cần lập bảng cân đối thử như sau: 

• Giả sử giá trị văn phòng phẩm còn lại được Công ty Minaco kiểm kê là 400.000 đồng và do vậy giá trị văn phòng phẩm đã sử dụng là 600.000 đồng. 
• Giá trị văn phòng phẩm đã được sử dụng này sẽ được trừ ra khỏi số dư tài khoản dụng cụ, đồ dùng văn phòng để đưa số dư tài khoản này về đúng số dư thực thế và chi phí văn phòng phẩm đã sử dụng.

Bước 5: Bản nháp

Đây là một bước cần thiết bổ trợ cho việc tổ chức các số liệu kế toán, tính lãi lỗ cho kỳ kế toán. Từ đó, giúp cho các bước tiếp theo như ghi chép các bút toán điều chỉnh, lập báo cáo tài chính và khóa sổ diễn ra thuận tiện hơn khi có thể kiểm tra tính cân đối và phân loại tài khoản dễ dàng thông qua bản nháp.

Bên cạnh đó, các báo cáo tài chính vẫn có thể lập từ số dư trên sổ cái của tài khoản sau khi điều chỉnh, do đó, bản nháp là không bắt buộc trong chu kỳ kế toán.

Bước 6: Bút toán điều chỉnh

Các bút toán điều chỉnh được đưa vào cuối kỳ kế toán là thu nhập mà doanh nghiệp được hưởng và chi phí mà doanh nghiệp phải gánh. Ghi lại các bút toán điều chỉnh là cần thiết để xác định hợp lý lãi lỗ của kỳ và mang các số dư các khoản tài sản và các tài khoản nợ phải trả về số dư đúng để lập báo cáo tài chính.

Các bút toán tài chính có thể được chia làm 5 loại: 

• Chi phí trả trước
• Khấu hao
• Chi phí phải trả
• Doanh thu phải thu
• Doanh thu chưa thực hiện 

Bước 7: Báo cáo tài chính

Mặc dù bản nháp có thể chỉ ra lãi, lỗ trong kỳ, nhưng vẫn cần thiết phải lập các báo cáo tài chính vì cách trình bày của báo cáo tài chính (Theo Chuẩn mực kế toán VAS 21/IAS 1) không hoàn toàn giống trên bản nháp. 

Xem thêm: Các loại báo cáo tài chính doanh nghiệp cần biết | Mẫu báo cáo tài chính chuẩn 

Bước 8: Khóa sổ

Khóa sổ  tài khoản bao gồm việc ghi sổ nhật ký các bút toán khóa sổ và chuyển vào sổ cái. Trong đó Bút toán khóa sổ  là các bút toán làm cho số dư các tài khoản doanh thu (thu nhập) và chi phí về số ) để tính lãi lỗ trong kỳ kế toán. 

Khóa sổ là bước cuối cùng của một chu kỳ kế toán để chuẩn bị tài khoản cho việc ghi chép các giao dịch của kỳ tới. Vì vậy tài khoản loại doanh thu và chi phí sẽ bị khóa (chuyển về số dư bằng 0) vào cuối kỳ nên được gọi là các tài khoản tạm thời. 

Ngược lại, các tài khoản về tài sản, nợ phải trả và vốn chủ sở hữu là các tài khoản lâu dài. Chúng không bị khóa vào cuối kỳ vì số dư của chúng không được sử dụng để xác định lãi lỗ.

Tại sao chu kỳ kế toán lại quan trọng với doanh nghiệp

Xác định chu kỳ kế toán là một công việc không thể thiếu của mỗi doanh nghiệp, một số lý do phải kể đến như sau: 

• Nó đảm bảo việc ghi chép chính xác các giao dịch tài chính và trình bày trung thực tình hình tài chính của đơn vị trong báo cáo tài chính.
• Thúc đẩy tính nhất quán trong báo cáo tài chính, tạo điều kiện so sánh dữ liệu tài chính tại các khung thời gian khác nhau. Bên cạnh đó, theo như chúng ta được biết phương pháp so sánh là phương pháp bắt buộc trong phân tích báo cáo tài chính, từ đó hỗ trợ các chủ thể liên quan phân tích báo cáo tài chính một cách dễ dàng.
• Việc ghi chép và tổ chức các hồ sơ tài chính theo kỳ nhằm nâng cao tính minh bạch, đơn giản hóa các nỗ lực trong việc tuân thủ kiểm toán và giành được sự tin tưởng của các bên liên quan. 
• Cập nhật kịp thời vào thông tin tài chính chính xác trong chu kỳ kế toán là điều bắt buộc để đưa ra các quyết định hiệu quả cho chu kỳ kế toán mới. 

Như vậy, chu kỳ kế toán là một quá trình quan trọng trong lĩnh vực tài chính và kinh doanh. Bằng cách tuân thủ chu kỳ kế toán có hệ thống, các tổ chức có thể duy trì hồ sơ tài chính đáng tin cậy, tạo báo cáo tài chính chính xác và đưa ra quyết định sáng suốt.

Trên đây là 8 bước quan trọng để xây dựng chu kỳ kế toán, Minaco mong rằng đã đem đến cho bạn những thông tin hữu ích.

CÔNG TY TNHH ĐẦU TƯ & TM MINH NAM

Gửi form yêu cầu báo giá: tại đây

Hotline: 0961 53 16 16

Email: info@minaco.vn

Địa chỉ: Số 15A phố Hạ Đình, Phường Thanh Xuân Trung, Quận Thanh Xuân, TP. Hà Nội