Benjamin Franklin đã từng nói rằng: “Hãy cẩn thận với những chi phí nhỏ. Một lỗ rò bé có thể làm đắm cả con tàu”. Chi phí văn phòng phẩm luôn là bài toán căng não với các công ty. Tổng chi phí doanh nghiệp được cấu thành từ rất nhiều chi phí khác nhau. Để tiết kiệm được tổng chi phí, cần tối ưu những cái nhỏ cũng giống như việc chú ý không tạo ra “lỗ rò bé” để “con tàu” có thể vận hành tốt nhất.
Chi phí mua văn phòng phẩm cũng có thể dễ dàng trở thành một “lỗ rò” nếu như doanh nghiệp không biết tối ưu chúng. Chính vì vậy, hôm nay Minaco sẽ gợi ý cho bạn cách tối ưu chi phí mua văn phòng phẩm chỉ cần áp dụng là “ bách phát bách trúng”.
Bạn đã hiểu tối ưu chi phí văn phòng phẩm là gì?
Tối ưu chi phí văn phòng phẩm là việc tiết kiệm chi phí doanh nghiệp, kiểm soát ngân sách, khoản tiền chi ra cho các sản phẩm văn phòng phẩm công ty. Việc tối ưu chi phí văn phòng phẩm không phải thực hiện một lần, một thời gian là xong. Tối ưu chi phí mua văn phòng phẩm cần phải thực hiện xuyên suốt, trở thành một thói quen, một hoạt động gắn liền với doanh nghiệp.
Lý do cần tối ưu chi phí văn phòng phẩm
Tiết kiệm đáng kể chi phí doanh nghiệp
Từ học tập, văn phòng cho đến các xí nghiệp không nơi đâu có thể vắng bóng văn phòng phẩm. Tuy nhiên, nếu không biết cách sử dụng tiết kiệm và hợp lý, tích tụ theo thời gian sẽ gây lãng phí, ảnh hưởng không nhỏ đến chi phí hoạt động của doanh nghiệp hàng năm.
Mục đích chính của việc tối ưu chi phí mua văn phòng phẩm suy cho cùng cũng nhằm tiết kiệm một phần tổng chi phí cho công ty. “ Góp gió thành bão” – thường xuyên tối ưu chi phí văn phòng phẩm sau một khoảng thời gian dài, số tiền tiết kiệm được sẽ không hề nhỏ.
Xây dựng văn hóa doanh nghiệp
Một doanh nghiệp biết cách tối ưu chi phí mua văn phòng phẩm và một doanh nghiệp mua cũng như sử dụng văn phòng phẩm không có kế hoạch, đâu sẽ là doanh nghiệp có văn hóa đẹp? Chắc chắn doanh nghiệp không thực hiện tối ưu chi phí văn phòng phẩm sẽ không thể nào là doanh nghiệp có văn hóa đẹp, đáng để học tập, ngưỡng mộ.
Chi phí văn phòng phẩm có tối ưu được hay không một phần nhờ vào thói quen sử dụng tiết kiệm, không lãng phí của toàn bộ nhân viên công ty. Thói quen tốt, có ý thức giữ gìn, tiết kiệm văn phòng phẩm của mỗi cá nhân góp phần xây dựng văn hóa tốt đẹp nơi công sở.
Tiết kiệm thời gian cho nhiều hoạt động liên quan
Khối lượng tài liệu trong một ngày của doanh nghiệp là rất lớn. Các tài liệu khi đã được in ra sau một thời gian cần phải được sàng lọc. Những tài liệu cần thiết giữ lại, tài liệu nào không quan trọng cần được tiêu hủy. Tối ưu chi phí mua văn phòng phẩm góp phần tiết kiệm thời gian cho hoạt động sàng lọc, tiêu hủy tài liệu.
Tham khảo thêm: Máy hủy tài liệu giá tốt – chính hãng
Bên cạnh đó, tối ưu chi phí mua văn phòng phẩm giúp người quản lý có thể kiểm soát ngân sách công ty và tình hình hoạt động hàng năm một cách dễ dàng.
Góp phần bảo vệ môi trường
Tối ưu chi phí mua văn phòng phẩm cũng là một cách để doanh nghiệp góp công sức chung tay bảo vệ môi trường. Văn phòng phẩm được sử dụng một cách tiết kiệm, giữ gìn một loại văn phòng phẩm bền bỉ để sử dụng lâu dài khiến lượng rác thải của doanh nghiệp ít hơn là đã góp phần bảo vệ môi trường.
Tối ưu chi phí văn phòng phẩm hợp lý bằng cách hạch toán chi phí
Có nhiều cách để tối ưu chi phí mua văn phòng phẩm như: tìm nhà cung cấp giá cả hợp lý và uy tín, ban hành quy định sử dụng văn phòng phẩm, phân loại và tái sử dụng,… Có lẽ những cách trên quá quen thuộc và chúng ta đã nói đến thường xuyên. Chính vì vậy, sau đây Minaco sẽ không nhắc đến nữa mà sẽ giới thiệu cho các bạn tối ưu chi phí văn phòng phẩm hợp lý bằng cách hạch toán chi phí- phương pháp cực hiệu quả cho tất cả các doanh nghiệp.
Hạch toán chi phí văn phòng phẩm là gì?
Hạch toán hay còn gọi là định khoản chi phí mua văn phòng phẩm là việc phản ánh chi phí dụng cụ, đồ dùng văn phòng dùng cho công tác quản lý, cho hoạt động cần thiết của các doanh nghiệp. Đây là một trong những nghiệp vụ bắt buộc của doanh nghiệp khi xuất nhập các loại sản phẩm văn phòng. Chúng trở thành căn cứ để theo dõi cũng như tính chi phí doanh nghiệp nhằm đưa ra những điều chỉnh, những quyết định có lợi.
Lý do cần hạch toán chi phí mua văn phòng phẩm
Muốn tối ưu chi phí văn phòng phẩm của công ty, người quản lý, chịu trách nhiệm cần phải nắm rõ danh mục sản phẩm gồm những loại nào để có thể biết được chi phí chi ra cho văn phòng phẩm gồm những gì. Từ đó, người quản lý có thể đưa ra những định mức chi phí văn phòng phẩm hợp lý nhất.
Chi phí văn phòng phẩm hạch toán bằng cách nào?
Việc hạch toán chi phí văn phòng phẩm của công ty không hề đơn giản. Bởi vậy, người chịu trách nhiệm đối với văn phòng phẩm công ty cần làm việc chặt chẽ, phối hợp tốt với nhà cung cấp và bộ phận kế toán để hạch toán nhanh, chính xác.
Nếu để hạch toán theo cách thủ công trên giấy hay bằng Excel cơ bản thì quả thực đó là một công việc “ khó nhằn”. Chính vì vậy, hiện nay, hầu hết các doanh nghiệp đã đăng ký sử dụng phần mềm Misa- hỗ trợ cho các nghiệp vụ kế toán nhằm hạch toán chi phí mua văn phòng phẩm một cách Nhanh chóng- Đơn giản- Tiện lợi.
Với giao diện dễ dùng cho tất cả mọi người, Misa đã “ lấy lòng” được hàng trăm nghìn doanh nghiệp, giúp cho nghiệp vụ hạch toán không còn là nỗi lo ngại của dân văn phòng. Minaco đã có một bài viết cực kỳ chi tiết giới thiệu về phần mềm này cũng như cách sử dụng để hạch toán chi phí mua văn phòng phẩm ra sao.
Chi tiết mời bạn theo dõi tại: Từ A – Z cách hạch toán mua văn phòng phẩm trên Misa
Như vậy, chi phí mua văn phòng phẩm đối với nhiều công ty có thể chỉ là một phần rất nhỏ bé. Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp biết cách để tối ưu chi phí từng thứ nhỏ bé thì lợi ích doanh nghiệp nhận được sẽ không hề nhỏ. Trên đây, Minaco đã chia sẻ với bạn lợi ích của việc tối ưu chi phí văn phòng phẩm và phương pháp cực kỳ hiệu quả để tối ưu chúng.
Minaco không chỉ là nhà cung cấp uy tín chuyên cung cấp văn phòng phẩm, thiết bị văn phòng, vật tư cho khu công nghiệp,… chất lượng số 1 mà còn là người bạn đồng hành chia sẻ tới bạn những kiến thức bổ ích.
Quý khách nếu muốn nhận báo giá bất kỳ sản phẩm nào hay cần tư vấn chi tiết vui lòng liên hệ với Minaco để được tư vấn thêm nhé!
Liên hệ với chúng tôi qua:
CÔNG TY TNHH ĐẦU TƯ & TM MINH NAM
Hotline: 0961 53 16 16
Email: info@minaco.vn
Địa chỉ: Số 22 phố Hạ Đình, Phường Thanh Xuân Trung, Quận Thanh Xuân, TP. Hà Nội
