Vật tư văn phòng là một trong những yếu tố quan trọng giúp cho công việc của các doanh nghiệp và tổ chức diễn ra thuận lợi. Tuy nhiên, khi mua sắm vật tư văn phòng, không ít người dùng đã mắc phải những sai lầm đáng tiếc. Bài viết dưới đây Minaco đã tổng hợp một số sai lầm khi mua sắm vật tư văn phòng và cách khắc phục để bạn có thể tránh những sai lầm này.
Vật tư văn phòng là gì?
Vật tư văn phòng là bao quát hệ thống thiết bị văn phòng và văn phòng phẩm. Vật tư văn phòng mang lại rất nhiều lợi ích, phục vụ cho nhu cầu công việc và hiệu suất làm việc của nhân viên công ty. Vật tư văn phòng là yếu tố chủ chốt đem lại sự thành công của một doanh nghiệp.
Vật tư văn phòng bao gồm tất cả các thiết bị, đồ dùng hỗ trợ trong công việc của bạn. Tuy nhiên, nếu chung quy tất cả các đồ dùng vật tư trong văn phòng thì rất dễ gây hiểu nhầm và nhầm lẫn, có thể chia ra thành những danh mục như sau:
Văn phòng phẩm: Bao gồm tất cả các đồ dùng văn phòng phẩm, các dụng cụ hỗ trợ như: dao, kéo, bút, sổ, vở, kẹp – ghim, tệp file tài liệu…
Thiết bị văn phòng: Giúp cho công việc trở nên dễ dàng, chuyên nghiệp và thuận tiện hơn như máy in laser, máy hủy tài liệu, máy chiếu, máy tính PC,…
Hệ thống nội thất: Đồ nội thất sẽ được phân chia theo nhu cầu đời sống của nhân viên và chức vụ trong công ty ( bàn, ghế, tủ đựng tài liệu, tủ đựng hồ sơ,…)
Thiết bị hỗ trợ đời sống nhân viên: Những đồ dùng giúp cho đời sống nhân viên được cải thiện và tiện ích hơn trong môi trường làm việc như máy pha cà phê, máy lọc nước, lò vi sóng,…
Những sai lầm khi mua sắm vật tư văn phòng – Cách khắc phục
Quan tâm hình thức hơn là chức năng
Khi mua sắm vật tư văn phòng, nhiều người thường quan tâm đến hình thức của sản phẩm hơn là chức năng và tính năng của nó. Tuy nhiên, điều này có thể dẫn đến việc mua được sản phẩm có thiết kế đẹp nhưng không đáp ứng được nhu cầu sử dụng của bạn. Ví dụ, bạn nên chú trọng về công năng sử dụng của sản phẩm sử dụng như về thời gian sử dụng, hiệu quả trong công việc, tính chất sử dụng hơn những sản phẩm có “tính trang trí cao” và giá thành hơn.
Điều quan trọng khi mua sắm vật tư văn phòng là xem xét kỹ các sản phẩm từ những nhãn hàng uy tín chuyên sản xuất văn phòng phẩm dành cho doanh nghiệp để đảm bảo rằng chúng đáp ứng được yêu cầu của bạn về tính năng mà bạn quan tâm hơn để lựa chọn mua và sử dụng. Bạn nên quan tâm đến chức năng và tính năng của sản phẩm hơn là chỉ quan tâm đến hình thức bên ngoài của sản phẩm.
Tham khảo một số mẫu đồ dùng văn phòng tại đây!
Không kiểm tra kĩ quy định đổi trả – bảo hành sản phẩm từ nhà cung cấp
Khi mua sắm vật tư văn phòng, việc kiểm tra kỹ quy định đổi trả và bảo hành sản phẩm từ nhà cung cấp là rất quan trọng. Nếu bạn không kiểm tra kỹ các quy định này, có thể dẫn đến việc mua sản phẩm không có chính sách đổi trả hoặc chính sách bảo hành không đáp ứng được nhu cầu sử dụng của bạn.
- Đối với chính sách đổi trả, bạn nên tìm hiểu kỹ về thời gian áp dụng, điều kiện và các chi phí liên quan. Thông thường, các nhà cung cấp sẽ có các quy định khác nhau về thời gian áp dụng chính sách đổi trả, từ vài ngày cho đến vài tuần sau khi mua sản phẩm. Điều kiện áp dụng cũng có thể khác nhau tùy thuộc vào loại sản phẩm và lý do muốn đổi trả. Bạn nên tìm hiểu kỹ để biết được điều kiện áp dụng của từng nhà cung cấp để tránh bất tiện sau này. Ngoài ra, bạn nên xem xét các chi phí liên quan khi muốn đổi trả sản phẩm để tính toán chi phí cho việc mua sắm của mình.
- Đối với chính sách bảo hành, bạn nên tìm hiểu kỹ về thời gian bảo hành, điều kiện áp dụng và các chi phí liên quan. Thông thường, các nhà cung cấp sẽ có các quy định khác nhau về thời gian áp dụng chính sách bảo hành, từ vài tháng đến vài năm tùy thuộc vào loại sản phẩm. Điều kiện áp dụng cũng có thể khác nhau tùy thuộc vào loại sản phẩm và lý do muốn sử dụng chính sách bảo hành. Bạn nên tìm hiểu kỹ để biết được điều kiện áp dụng của từng nhà cung cấp để tránh bất tiện sau này. Ngoài ra, bạn nên xem xét các chi phí liên quan khi muốn sử dụng chính sách bảo hành để tính toán chi phí cho việc mua sắm của mình.
Nếu bạn không kiểm tra kỹ các quy định đổi trả và bảo hành sản phẩm từ nhà cung cấp, có thể dẫn đến việc bạn không được hỗ trợ sau khi mua sản phẩm. Có rất nhiều nhà cung cấp chỉ áp dụng cho những sản phẩm nhất định và trong những trường hợp đặc biệt. Điều này có thể gây ra rất nhiều phiền toái và chi phí cho bạn trong quá trình sử dụng sản phẩm. Vì vậy, việc kiểm tra kỹ các quy định này là rất quan trọng để đảm bảo rằng bạn sẽ được hỗ trợ sau khi mua sản phẩm.
Tham khảo chính sách đổi trả của Minaco tại đây!
Ưu tiên giá rẻ hơn là chất lượng sản phẩm
Giá thành sản phẩm là một trong những vấn đề được doanh nghiệp lưu tâm hàng đầu khi lựa chọn mua sắm văn phòng phẩm. Mỗi doanh nghiệp đều có một mức chi trả dành cho chi phí mua sắm văn phòng phẩm riêng, vậy nên, giá rẻ là một trong những ưu tiên trong “list” những điều khách hàng quan tâm khi lựa chọn nhà cung cấp văn phòng phẩm.
Tuy nhiên, việc lựa ưu tiên lựa chọn giá rẻ là một sai lầm rất nghiêm trọng. Doanh nghiệp mua sắm văn phòng phẩm giá rẻ rất dễ gặp tình trạng mua phải hàng có chất lượng không tốt, hàng nhái, hàng giả, hoặc bị trộn giữa hàng thật và hàng giả trong đơn hàng được giao.
Với những kĩ thuật tiên tiến, hiện đại ngày nay, hàng nhái, hàng giả vẫn luôn tồn tại trên thị trường. Đặc biệt, trong ngành hàng văn phòng phẩm, các sản phẩm nhái các thương hiệu nổi tiếng vẫn tràn lan trên thị trường và người tiêu dùng rất khó để phân biệt hàng thật – hàng giả.
Nắm bắt được những điểm yếu của khách hàng về kinh nghiệm mua sắm văn phòng phẩm, rất nhiều nhà cung cấp lựa chọn cung cấp hàng giả cho doanh nghiệp, thêm vào đó giá thành sản phẩm sẽ được giảm xuống. Những khách hàng khi đi mua sẽ rất dễ mắc bẫy và lựa chọn nhà cung cấp hàng giá rẻ nhưng đổi lại chất lượng kém, hàng giả, hàng nhái.
Việc lựa chọn sai lầm trên gây nên những vấn đề phát sinh không đáng có về công năng sản phẩm, thời gian sử dụng và không phát huy hết tính năng sản phẩm khi sử dụng. Như vậy, dù số tiền doanh nghiệp phải chi trả khi mua hàng rất thấp nhưng bù lại sản phẩm không ổn định, dùng nhanh hỏng và phải mua sắm sản phẩm mới, chi phí phát sinh sẽ tốn kém gấp đôi thậm chí lên rất nhiều lần so với chi phí dự kiến.
Để tránh các sai lầm khi chọn ưu tiên giá rẻ hơn là chất lượng sản phẩm, bạn có thể tìm kiếm các nhà cung cấp uy tín và tin tưởng để mua sắm. Bạn có thể xem xét các đại lý hoặc các nhà cung cấp văn phòng phẩm uy tín và lên đơn trực tiếp từ họ.
Ngoài ra, bạn cũng nên quản lý thông tin liên quan đến các nhà cung cấp và xem xét các chi phí liên quan đến việc vận chuyển sản phẩm từ các nhà cung cấp khác nhau. Bạn cần đảm bảo rằng sản phẩm vẫn đáp ứng được yêu cầu của bạn về chất lượng và nhu cầu sử dụng.
Bạn cũng nên xem xét việc mua sắm từ các nhà cung cấp có chính sách bảo hành và hậu mãi tốt. Nếu sản phẩm của bạn gặp sự cố hoặc không hoạt động đúng cách, bạn có thể yên tâm rằng nhà cung cấp sẽ hỗ trợ bạn trong việc sửa chữa hoặc đổi trả sản phẩm.
Tóm lại, khi mua sắm vật tư văn phòng bạn cần chú ý đến tính năng, công dụng của sản phẩm cần mua; quan tâm về chính sách bảo hành và đổi trả, đặc biệt là những sản phẩm có giá trị cao, sản phẩm không hỗ trợ đổi trả; nên chọn nhà cung cấp uy tín và chất lượng, sự lựa chọn tốt nhất là chọn nhà cung cấp có thể cung cấp đầy đủ các dịch vụ, các sản phẩm mà doanh nghiệp bạn cần có để dễ dàng quản lý, tiết kiệm chi phí và đảm bảo được hưởng đầy đủ các ưu đãi từ phía nhà cung cấp vật tư văn phòng.
Trên đây là những thông tin mà văn phòng phẩm MINACO muốn gửi đến bạn về những sai lầm dễ mắc phải khi mua Vật tư văn phòng và cách khắc phục đến bạn đọc. Mong rằng với những thông tin mà chúng tôi chia sẻ sẽ đem lại kiến thức thú vị dành cho bạn. Nếu quý khách quan tâm đến văn phòng phẩm dành cho doanh nghiệp, hãy liên hệ thông tin dưới đây để được tư vấn báo giá dành cho doanh nghiệp. Xin chân thành cảm ơn.
CÔNG TY TNHH ĐẦU TƯ & TM MINH NAM
Gửi form yêu cầu báo giá: tại đây
Hotline: 0961 53 16 16
Email: info@minaco.vn
Địa chỉ: Số 15A phố Hạ Đình, Phường Thanh Xuân Trung, Quận Thanh Xuân, TP. Hà Nội
