Văn phòng phẩm công ty có vô số sản phẩm, nếu được yêu cầu thống kê mặt hàng và số lượng của chúng liệu bạn có thể nhớ được? Tôi tin chắc chắn rằng dù có “ căng não” đến mấy cũng chẳng ai có thể nhớ được một danh mục dài như vậy.
Việc quản lý chi tiết, chặt chẽ và chính xác văn phòng phẩm đòi hỏi cần có quy trình hệ thống và khoa học. Đó là lý do doanh nghiệp nào cũng cần có mẫu sổ theo dõi văn phòng phẩm nhằm quản lý một cách thông minh các đồ dùng, dụng cụ văn phòng. Còn bây giờ thì hãy để Minaco “ khai sáng” bạn ngay nhé!
Mẫu sổ theo dõi nhập xuất văn phòng phẩm gồm những gì?
Quy trình quản lý văn phòng phẩm vốn không hề dễ dàng, đặc biệt là với những doanh nghiệp nhiều nhân viên, nhu cầu sử dụng văn phòng phẩm cao. Chính vì thế, để thuận tiện cho quy trình quản lý văn phòng phẩm một cách hệ thống và khoa học, mẫu sổ theo dõi nhập xuất văn phòng phẩm Minaco gợi ý cho bạn bao gồm những trang tính cơ bản đầy đủ các thông tin, bảng kê, phiếu đề xuất, báo cáo.
Nội dung sổ theo dõi văn phòng phẩm
Sổ theo dõi văn phòng phẩm của doanh nghiệp cần bao gồm 6 trang tính sau:
1. Danh sách nhân viên
2. Phiếu nhập văn phòng phẩm
3. Bảng kê nhập văn phòng phẩm
4. Phiếu đề xuất văn phòng phẩm
5. Bảng kê xuất văn phòng phẩm
6. Báo cáo tổng hợp Nhập – Xuất – Tồn
Hướng dẫn quy trình cấp phát văn phòng phẩm dựa trên sổ theo dõi Excel
Dựa vào mẫu sổ theo dõi văn phòng phẩm mà Minaco cung cấp, bạn có thể dễ dàng thực hiện quy trình cấp phát văn phòng phẩm cho nhân viên theo các bước sau đây:
Bước 1: Nhập danh sách nhân viên
Tại bước đầu, bạn nhập đầy đủ danh sách nhân viên bao gồm các thông tin: Mã nhân viên, Tên nhân viên, Bộ phận. Những thông tin này sẽ được liên kết với các trang tính khác nhằm quản lý số lượng, mẫu mã, chủng loại văn phòng phẩm đã cấp phát cho mỗi nhân viên một cách chính xác nhất.
Bước 2: Nhập hàng bằng phiếu nhập và Lưu nội dung
Nhằm quản lý số lượng hàng hóa mua vào có đúng và đủ số lượng chưa, thực hiện đúng quy định về mua văn phòng phẩm không thể nào thiếu phiếu nhập trong mẫu sổ theo dõi văn phòng phẩm. Phiếu nhập văn phòng phẩm ghi rõ ngày tháng năm nhập và có bảng danh mục mặt hàng nhập văn phòng phẩm. Bảng danh mục mặt hàng phải bao gồm: Mã văn phòng phẩm, Danh mục văn phòng phẩm, Đơn vị tính, Chủng loại, Số lượng, Đơn giá và những ghi chú cần thiết( nếu có).
Sau khi đã nhập đầy đủ các thông tin tại trang Phiếu nhập văn phòng phẩm, bạn nhớ nhấn vào Lưu nội dung nhé!
Bước 3: Kiểm tra bên data Nhập các phiếu nhập vừa kết xuất
Sau khi điền đầy đủ các chỉ tiêu bên Phiếu nhập văn phòng phẩm, bạn chuyển sang trang tính tiếp theo để kiểm tra kỹ lưỡng các phiếu nhập do excel vừa kết xuất.
Bước 4: Đề xuất xuất văn phòng phẩm
Các phòng ban khi có nhu cầu cần sử dụng văn phòng phẩm chỉ cần order bằng file mẫu “Phiếu đề xuất VPP”, theo đúng cấu trúc form mẫu: Nhập mã nhân viên và ngày đề xuất order văn phòng phẩm, họ tên người đề nghị và bộ phận.
Sau khi điền thông tin của người đề xuất order, các bạn chỉ cần Lưu nội dung, file excel sẽ tự kết xuất các phiếu qua data để kiểm soát số lượng, tiền và tổng chi phí.
Việc đề xuất ngay trên mẫu sổ theo dõi văn phòng phẩm excel giúp người quản lý nhanh chóng tiếp nhận được thông tin đề xuất của nhân viên nhằm cấp phát đồ dùng đúng số lượng, mẫu mã kịp thời nhất.
Xem thêm: Mẫu bảng kê mua văn phòng phẩm cực kỳ dễ làm
Bước 4: Xuất văn phòng phẩm
Cũng giống như sau điền thông tin vào phiếu nhập, sau khi bạn đã điền thông tin đầy đủ vào phiếu đề xuất và lưu nội dung, bạn chuyển sang trang tính data Xuat để kiểm tra kỹ lưỡng tổng hợp các phiếu xuất văn phòng phẩm do excel vừa kết xuất ra.
Mỗi tháng, doanh nghiệp nên chọn một thời gian cố định để nhân viên yêu cầu order các đồ dùng văn phòng phẩm cần thiết cho cả tháng để dễ dàng quản lý hơn là đề xuất rải rác. Đồng thời, thời gian đề xuất văn phòng phẩm cố định giúp người quản lý phê duyệt dễ dàng hơn.
Bước 6: Tổng hợp Nhập Xuất Tồn
File tổng hợp Nhập Xuất Tồn sẽ ghi nhận cộng dồn các nội dung, kiểm tra tồn kho văn phòng phẩm làm căn cứ để đưa ra định mức nhập kho cho thời gian tiếp theo. Sheet Tổng hợp Nhập Xuất Tồn các bạn cần nhập số lượng tồn đầu kỳ để kết quả ra số dương.
Chia sẻ file Excel mẫu sổ theo dõi văn phòng phẩm
Dưới đây là file excel mẫu sổ theo dõi văn phòng phẩm Minaco chia sẻ tới bạn. Bạn chỉ cần làm đúng hướng dẫn phía trên, quy trình quản lý văn phòng phẩm sẽ trở nên thuận tiện, đơn giản hơn rất nhiều. Việc nắm bắt số lượng, phân loại mẫu mã xuất nhập kho hay cấp phát cho từng nhân viên, bộ phận không còn là nỗi lo đối với những người quản lý văn phòng phẩm.
Tải về: Mẫu sổ theo dõi văn phòng phẩm cho công ty
Tham khảo thêm
Mua văn phòng phẩm cho công ty? Bài toán khó, phải làm sao?
Sắm đồ dùng văn phòng phẩm chỉ trong tích tắc
Hướng dẫn xem báo giá văn phòng phẩm chi tiết
Minaco- Chuyên cung cấp sản phẩm văn phòng phẩm, thiết bị văn phòng, vật tư tiêu hao, vật tư phòng sạch với tiêu chí: Chất lượng – Chính hãng – Giá cả hợp lý. Quý khách nếu muốn nhận báo giá bất kỳ sản phẩm văn phòng phẩm nào hay cần tư vấn chi tiết vui lòng liên hệ với Minaco để được tư vấn thêm nhé!
Liên hệ với chúng tôi qua
CÔNG TY TNHH ĐẦU TƯ & TM MINH NAM
Hotline: 0961 53 16 16
Email: info@minaco.vn
Địa chỉ: Số 22 phố Hạ Đình, Phường Thanh Xuân Trung, Quận Thanh Xuân, TP. Hà Nội
