Hướng dẫn chi tiết cách lập danh mục văn phòng phẩm cần thiết cho công ty

Làm việc một cách logic, có kế hoạch sẽ giúp công việc được thuận lợi và dễ dàng hơn. Chính vì vậy, dù làm bất cứ việc gì thì chúng ta đều cần một kế hoạch cụ thể. Việc mua văn phòng phẩm cho doanh nghiệp cũng vậy. Để có thể mua thuận lợi, đầy đủ các mẫu mã, số lượng,… thì cần phải lập danh mục Văn phòng phẩm cần thiết cho công ty phải mua. Nếu bạn chưa biết cách lập danh sách văn phòng phẩm thì đừng lo vì Minaco sẽ hướng dẫn cụ thể ngay trong bài viết này!

Văn phòng phẩm là những đồ dùng trong văn phòng, cần thiết để hỗ trợ cho các hoạt động lớn nhỏ của bất kỳ công ty nào. Mỗi công ty sẽ có thời gian mua văn phòng phẩm khác nhau tùy thuộc vào số lượng văn phòng phẩm còn lại hoặc cố định theo định kỳ. 

Thực tế, văn phòng phẩm cần phải mua cho công ty không phải chỉ có 1 hay 2 sản phẩm mà là nhiều sản phẩm khác nhau, mẫu mã khác nhau với số lượng từng loại mặt hàng từng giai đoạn không như nhau. Chính vì vậy, sẽ thật khó nếu như bạn không có một file order văn phòng phẩm cụ thể. Lập danh sách văn phòng phẩm giúp cho việc mua sắm trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn rất nhiều.

Dù mua văn phòng phẩm hay hàng hóa nào khác cũng cần có sự đầu tư, nghiên cứu theo một quy trình và cần được xét duyệt cẩn thận từ phòng ban liên quan và cấp trên. Mục đích là nhằm tránh lãng phí, thất thoát hoặc có những hành động tư lợi cá nhân, ăn bớt ngân sách công ty. 

Danh mục văn phòng phẩm sẽ được lưu lại nhằm làm căn cứ cho việc hạch toán chi phí, thanh toán chi phí, nhập kho các đồ dùng văn phòng của công ty. Có danh mục văn phòng phẩm sẽ giúp các hoạt động trên được minh bạch, rõ ràng và đơn giản hơn.

Xem thêm: Điểm danh văn phòng phẩm công ty “bất di bất dịch” cũng không thể thiếu

Văn phòng phẩm cho công ty thông thường sẽ đều có các sản phẩm như: Giấy, Bút, Dụng cụ, Flie nan, Sổ,… Tuy nhiên, công ty mới thành lập và công ty đã thành lập lâu thì danh sách văn phòng phẩm cần thiết cho công ty sẽ có sự khác biệt đôi chút.

Với công ty mới thành lập, đang setup các phòng ban cần sắm sửa rất nhiều thứ. Hầu hết công ty đều phải sắm từ A-Z các văn phòng phẩm thiết yếu trên. Những sản phẩm sử dụng lâu dài trong nhiều năm như: các file nan đựng hồ sơ, tài liệu; các thiết bị cho máy tính như: chuột, bàn phím, usb,… nên chọn sản phẩm chất lượng tốt nhất để tránh việc phải thay đổi, sắm đi sắm lại nhiều lần do hỏng hóc.

Với công ty đã thành lập lâu năm thì việc lập một file order văn phòng phẩm có lẽ sẽ đơn giản hơn công ty mới bởi đã có kinh nghiệm mua. Hầu hết các công ty, doanh nghiệp đã thành lập lâu sẽ order thường xuyên các sản phẩm giấy, bút, băng dính, ghim,… bởi đây là những sản phẩm sử dụng thường xuyên, sử dụng 1 lần nên cần mua liên tục.  Các sản phẩm có thời gian sử dụng lâu như các file đựng tài liệu, chuột, bàn phím, kéo, dao rọc giấy,… sẽ không cần mua thường xuyên hay nếu có thì số lượng sắm thêm cũng ít hơn.

Xem thêm: Cung cấp văn phòng phẩm cho công ty trọn gói giá sỉ

Quy trình quản lý văn phòng phẩm vốn không hề dễ dàng, đặc biệt là với những doanh nghiệp nhiều nhân viên, nhu cầu sử dụng văn phòng phẩm cao. Do đó, công ty nào cũng nên lập một file để dễ dàng theo dõi và quản lý tình trạng văn phòng phẩm nhằm cấp phát kịp thời và sử dụng hợp lý tránh lãng phí văn phòng phẩm của công ty.

Mẫu file theo dõi văn phòng phẩm cho công ty thường bao gồm 6 mục:

1. Danh sách nhân viên

2. Phiếu nhập văn phòng phẩm

3. Bảng kê nhập văn phòng phẩm

4. Phiếu đề xuất văn phòng phẩm

5. Bảng kê xuất văn phòng phẩm

6. Báo cáo tổng hợp Nhập – Xuất – Tồn

Với file theo dõi văn phòng phẩm trên, việc nắm bắt số lượng, phân loại mẫu mã xuất nhập kho hay cấp phát cho từng nhân viên, bộ phận không còn là nỗi lo đối với những người quản lý văn phòng phẩm. Quản lý danh mục văn phòng phẩm trở nên đơn giản chỉ với 6 nước thực hiện và theo dõi ngay dựa vào file excel mà ai cũng có thể làm được. 

Để theo dõi các bước theo dõi và quản lý văn phòng phẩm dựa vào file trên, bạn có thể xem chi tiết tại: Quản lý thông minh với mẫu sổ theo dõi văn phòng phẩm

Trên đây, Minaco đã chia sẻ, hướng dẫn chi tiết cách lập danh mục văn phòng phẩm quan trọng nhất cho công ty nhằm giải quyết nỗi lo mua văn phòng phẩm. Để mua văn phòng phẩm chi tiết, chính hãng với giá cả cạnh tranh nhất, Quý khách hàng hãy liên hệ ngay với Minaco! Minaco- Chuyên cung cấp sản phẩm văn phòng phẩm, thiết bị văn phòng, vật tư tiêu hao, vật tư phòng sạch với tiêu chí: Chất lượng – Chính hãng – Giá cả hợp lý. 

CÔNG TY TNHH ĐẦU TƯ & TM MINH NAM

Hotline: 0961 53 16 16

Email: info@minaco.vn

Địa chỉ: Số 22 phố Hạ Đình, Phường Thanh Xuân Trung, Quận Thanh Xuân, TP. Hà Nội

#danhmucvanphongpham #danhmucjvawnphongfphaamr #danhsáchvănphòngphẩmexcel #fileordervanphongpham #danhsachvanphongphamcanthietchocongty