Hạch toán chi phí văn phòng phẩm là một trong những nghiệp vụ kế toán cơ bản của doanh nghiệp, tuy nhiên đối với các bạn mới bắt đầu làm các công việc kế toán thì đây cũng chính là một trong các nghiệp vụ dễ mắc sai sót. Vậy với bài viết này, Minaco sẽ hướng dẫn chi tiết cách hạch toán chi phí văn phòng phẩm theo Thông tư 200/2014/TT-BTC mới nhất (cập nhật năm 2024).
Hạch toán chi phí văn phòng phẩm là gì?
Trong đó, để tiến hành hạch toán chi phí văn phòng phẩm, doanh nghiệp cần thu thập đầy đủ các thông tin chức từ sau đây:
Thứ nhất, hóa đơn giá trị gia tăng (HĐGT): đây là chứng từ quan trọng nhất để tiến hành hạch toán chi phí văn phòng phẩm. Trong trường hợp không ghi nhận hóa đơn giá trị gia tăng lên hệ thống HTKK, doanh nghiệp sẽ không được ghi nhận vào chi phí hợp lý và được khấu trừ thuế giá trị gia tăng vào cuối kỳ (trong trường hợp bạn là doanh nghiệp thương mại). Một hóa đơn giá trị gia tăng cần đảm bảo đầy đủ thông tin như sau:
- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán và người mua;
- Mã số HĐGT;
- Ngày tháng năm lập HĐGT;
- Tên, số lượng, đơn giá, thành tiền của từng loại văn phòng phẩm;
- Thuế giá trị gia tăng (VAT);
- Tổng số tiền thanh toán;
- Ký tên, đóng dấu của người bán và người mua.
Thứ hai, Phiếu chi là loại phiếu được sử dụng khi doanh nghiệp thanh toán chi sử dụng khi doanh nghiệp thanh toán chi phí văn phòng phẩm bằng tiền mặt. Bên cạnh đó, nếu là quá trình thanh toán bằng tiền tài khoản thì phiếu chi sẽ được thay thế bằng các ủy nhiệm chi và các giấy báo Có (tức giấy thông báo của ngân hàng rằng trong hệ thống ngân sách đã bị giảm một lượng ngân sách giảm đi.
Lưu ý: Về hình thức thanh toán hóa đơn, tương tự với các sản phẩm khác, nếu tổng tổng giá trị hàng hóa mua vào, bao gồm cả thuế từ 20 triệu thì doanh nghiệp bắt buộc phải thanh toán qua hình thức chuyển khoản cho nhà cung cấp để được ghi nhận vào chi phí hợp lý khi quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp.
Ngược lại, trong trường hợp tổng giá trị của hóa đơn trên 20 triệu, nhưng doanh nghiệp vẫn thanh toán bằng tiền mặt thì sẽ gây bất lợi cho doanh nghiệp khi hóa đơn đó sẽ không được quyết toán thuế thu nhập gia tăng, không được ghi nhận vào chi phí hợp lý.
Thứ ba, Phiếu nhập kho. Trong trường hợp doanh nghiệp mua văn phòng phẩm, thiết bị văn phòng để phục vụ cho quá trình sử dụng lâu dài và số lượng hàng nhiều cần nhập kho để dự trữ thì đây là loại giấy tờ mà doanh nghiệp cần chuẩn bị thêm.
Cách hạch toán (định khoản) chi phí văn phòng phẩm
Trước tiên, để định khoản chính xác chi phí văn phòng phẩm chúng ta sẽ cần phân loại đúng các loại tài khoản kế toán để có thể thực hiện ghi sổ. Trong đó, dựa vào mục đích sử dụng văn phòng phẩm, chúng ta sẽ phân ra được ba loại như sau:
- Thứ nhất, chi phí văn phòng phẩm cho văn phòng được xếp vào loại tài khoản 6422 (theo thông tư 133) hoặc tài khoản 6423 (theo thông tư 200)
- Thứ hai, chi phí văn phòng phẩm bán hàng được xếp vào loại tài khoản 6421 (theo thông tư 113) hoặc tài khoản 641 (theo thông tư 200)
- Thứ ba, chi phí văn phòng phẩm cho xưởng sản xuất, dịch vụ được xếp vào loại tài khoản 154 (theo thông tư 133) hoặc tài khoản 627 (theo thông tư 200)
Sau khi đã phân loại chính xác các tài khoản kế toán cho các chi phí văn phòng phẩm, chúng ta sẽ tiến hành hạch toán các loại chi phí này vào trong sổ sách kế toán. Tại giai đoạn này chúng ta cũng tiếp tục chia làm hai trường hợp bao gồm văn phòng phẩm sử dụng trong tháng và văn phòng phẩm dùng cho thời gian dài.
Điểm khác biệt của hai trường hợp này là các kế toán viên bắt buộc phải phân bổ chi phí tài sản ra các tháng; mặt khác, trong trường hợp sử dụng theo tháng các kế toán viên có thể tính trực tiếp vào chi phí, mà không cần phải qua tài khoản 242 – Giảm chi phí trả trước.
Để có thể diễn giải chi tiết hơn, chúng ta sẽ đến với một ví dụ như sau:
| STT | Tên hàng hóa dịch vụ | ĐVT | Số lượng | Đơn giá | Thành tiền |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
| 1 | Giấy in a4 IK One DL70 | Ram | 100 | 60,000 | 6,000,000 |
| 2 | Bút bi bấm Double A Tritouche nét 0.7 | Cái | 50 | 3,000 | 150,000 |
| 3 | Bút Bi Thiên Long TL 025 | Cái | 50 | 4,500 | 225,000 |
| 4 | Bút bi Thiên Long TL027 | Cái | 50 | 3,500 | 175,000 |
| 5 | Băng xóa nhỏ Plus WH 50 | Cái | 30 | 14,000 | 420,000 |
| 6 | Lõi xóa băng plus | Cái | 30 | 14,000 | 420,000 |
| 7 | Bút xóa Thiên Long CP-05 | Cái | 10 | 17,000 | 170,000 |
| 8 | Bút chì kim Pentel A255 | Cái | 15 | 15,000 | 225,000 |
| 9 | Giấy nhắc việc 1.5×2 pronoti | tập | 25 | 3,300 | 82,500 |
| 10 | Giấy nhắc việc 3×2 Double | tập | 25 | 5,000 | 125,000 |
| Cộng tiền hàng hóa dịch vụ: | 7,992,506 | ||||
| Thuế suất GTGT: 10% | Tiền thuế GTGT VAT: | 799,251 | |||
| Tổng tiền thanh toán: | 8,791,757 | ||||
Trên đây là tổng số lượng hàng hóa mà doanh nghiệp mua sử dụng, trong trường hợp doanh nghiệp mua về để sử dụng cho thời gian dài, thì kế toán viên sẽ không đưa trực tiếp nghiệp vụ kế toán vào mục chi phí để phản ánh làm tăng chi phí của tháng đó mà bắt buộc phải đưa qua tài khoản 242 để thực hiện phân bổ đưa dần vào chi phí (với tổng bên nợ luôn bằng tổng bên có) như sau:
Hạch toán tiền mua văn phòng phẩm
Nợ TK 242 (Chi phí trả trước): 7,992,506
Nợ TK 1331 (Tăng thuế GTGT được khấu trừ): 799,251
Có TK 111(Giảm tiền mặt) 8,791,757
Sau đó chúng ta sẽ đưa toàn bộ số văn phòng phẩm này vào phần công cụ, dụng cụ và mượn phân hệ công cụ dụng cụ để ghi tăng và thực hiện việc phân bổ. Trong quan hệ ghi tăng, sẽ chọn tổng số tiền phân bổ, ở đây chúng ta sẽ phải căn cứ vào tổng số văn phòng phẩm mà doanh nghiệp mua về sử dụng trong thời gian là bao lâu (trong ví dụ trên, chúng ta sẽ mua để sử dụng cho 24 tháng nên sẽ thực hiện chọn số kỳ phân bổ là 24 tháng), như vậy mỗi tháng chúng ta sẽ đưa vào chi phí liên quan đến văn phòng phẩm như sau:
Vào phân hệ công cụ, dụng cụ (phân bổ 24 tháng)
Nợ tài khoản 154 (Tăng chi phí dịch vụ): 366,323 ( = 8,791,757/24)
Có cho tài khoản 242 (Giảm chi phí trả trước): 366,323
Mặt khác, trong trường hợp mua văn phòng phẩm và sử dụng cho tháng thì chúng ta sẽ tính trực tiếp vào chi phí mà không cần phải qua tài khoản 242, bằng cách phản ánh trực tiếp cho tài khoản nợ tài khoản 154 theo thông tư 133 hoặc tài khoản 267 theo thông tư 200. Nợ cho tài khoản 1331 – Thuế xuất thuế giá trị gia tăng được khấu trừ là 10% và có cho tài khoản 111, như sau:
Hạch toán tiền mua văn phòng phẩm
Nợ TK 242 (Chi phí trả trước): 7,992,506
Nợ TK 1331 (Tăng thuế GTGT được khấu trừ): 799,251
Có TK 111(Giảm tiền mặt) 8,791,757
Căn cứ vào hóa đơn mua và việc xác định các tài khoản trên, chúng ta có thể thực hiện hạch toán chi phí văn phòng phẩm trên sổ sách hoặc hạch toán trên các phần mềm tùy thuộc vào công cụ mà doanh nghiệp bạn đang sử dụng.
Xem thêm: Hạch toán văn phòng phẩm trên Misa từ A-Z
Như vậy, thông qua nội dung vừa rồi, Minaco đã cùng các bạn đi tìm hiểu qua về Cách hạch toán chi phí văn phòng phẩm, Minaco mong rằng đã đem đến cho bạn những thông tin hữu ích.
CÔNG TY TNHH ĐẦU TƯ & TM MINH NAM
Gửi form yêu cầu báo giá: tại đây
Hotline: 0961 53 16 16
Email: info@minaco.vn
Địa chỉ: Số 15A phố Hạ Đình, Phường Thanh Xuân Trung, Quận Thanh Xuân, TP. Hà Nội
