Kế toán công nợ là một phần quan trọng trong hệ thống kế toán của doanh nghiệp. Hiểu rõ về hai tài khoản 131 và 331 là điều cần thiết để đảm bảo công tác kế toán được thực hiện chính xác và hiệu quả, giúp theo dõi và quản lý các khoản tiền mà doanh nghiệp phải thu từ khách hàng và phải trả cho nhà cung cấp.
Kế toán công nợ là gì?
Kế toán công nợ là người đảm nhận các công việc kế toán liên quan đến việc quản lý các khoản nợ mà doanh nghiệp phải thu hoặc phải trả. Nói cách khác, họ theo dõi và ghi chép các giao dịch liên quan đến công nợ phải thu (tiền mà khách hàng nợ doanh nghiệp) và công nợ phải trả (tiền mà doanh nghiệp nợ nhà cung cấp, ngân hàng, v.v.). Trong đó:
- Công nợ phải thu: Là các khoản tiền mà khách hàng còn nợ doanh nghiệp do mua hàng hóa, dịch vụ của doanh nghiệp. Hay nói cách khác, bản chất của công nợ phải thu là khoản vốn của doanh nghiệp đang bị doanh nghiệp khác chiếm dụng. Do đó, công nợ phải thu sẽ được ghi vào tài khoản Tài sản 131 – Phải thu của khách hàng.
- Công nợ phải trả: Là các khoản tiền mà doanh nghiệp còn nợ cho các đối tác, nhà cung cấp, nhân viên,… do mua hàng hóa, dịch vụ, tiền lương,… Trái ngược với công nợ phải thu, bản chất của công nợ phải thu là khoản vốn mà doanh nghiệp đang đi chiếm dụng của doanh nghiệp khác. Do đó, công nợ phải trả sẽ được ghi vào tài khoản Nguồn vốn 331 – Phải trả cho người bán.
Ví dụ: Có ba doanh nghiệp A là nhà sản xuất văn phòng phẩm, Doanh nghiệp B là một công ty thương mại về văn phòng phẩm, vật tư văn phòng và cuối cùng là doanh nghiệp C là Bệnh viện và có nhu cầu mua sắm, sử dụng văn phòng phẩm.
Tại kỳ kế toán năm N, doanh nghiệp B mua văn phòng phẩm từ doanh nghiệp A với tổng chi phí là 100.000.000 VNĐ và chưa thanh toán. Cùng kỳ, doanh nghiệp C mua văn phòng phẩm từ doanh nghiệp B với tổng chi phí 20.000.000 VNĐ và cũng chưa thanh toán.
Với nghiệp vụ kế toán phát sinh trên, ta có doanh nghiệp B sẽ có khoản công nợ phải trả cho doanh nghiệp A là 100.000.000 VNĐ và có khoản công nợ phải thu của doanh nghiệp C là 20.000.000 VNĐ.
Trong kinh doanh, các doanh nghiệp đều mong muốn “chiếm dụng vốn” của các doanh nghiệp khác một cách tối đa, nên hầu hết tất cả các doanh nghiệp đều phát sinh các nghiệp vụ kế toán liên quan đến hai loại tài khoản 131 và 331 trong kỳ kế toán.
Cũng chính vì vậy, kế toán công nợ có vai trò quan trọng trong việc quản lý tài chính của doanh nghiệp. Họ là người chịu trách nhiệm kiểm soát chặt chẽ các khoản nợ, đảm bảo doanh nghiệp thu hồi được công nợ phải thu và thanh toán đúng hạn các khoản nợ phải trả. Điều này giúp doanh nghiệp có được dòng tiền ổn định, tránh các rủi ro tài chính.
Cụ thể, công việc của kế toán công nợ bao gồm các nhiệm vụ sau:
- Thu thập và xử lý thông tin: Thu thập và xử lý đầy đủ, chính xác các thông tin liên quan đến các khoản nợ, bao gồm: hóa đơn, chứng từ, hợp đồng,…
- Hạch toán kế toán: Hạch toán chính xác các khoản nợ vào sổ sách kế toán theo đúng quy định của pháp luật.
- Kiểm soát công nợ:Kiểm soát chặt chẽ các khoản nợ, đảm bảo doanh nghiệp thu hồi được công nợ phải thu và thanh toán đúng hạn các khoản nợ phải trả.
- Thống kê, báo cáo:Tổng hợp, thống kê các khoản nợ và lập báo cáo cho các cấp quản lý.
Tham khảo: Mẫu File Theo Dõi Công Nợ Phải Thu, Phải Trả
Mẫu File Quản Lý Công Nợ Phát Sinh, Đến Hạn Và Quá Hạ
Một số lưu ý kế toán công nợ phải thu 131 và công nợ phải trả 331
Thứ nhất, Kế toán viên phải quản lý được chi tiết công nợ phải thu theo từng khách hàng (TK 131) cũng như chi tiết công nợ phải trả theo từng nhà cung cấp (TK 331) bằng các bộ chứng từ công nợ phải thu khách hàng cũng như công nợ phải trả nhà cung cấp gồm hợp đồng hóa đơn, biên bản bàn giao hàng hóa, biên bản nghiệm thu…)
Các bộ chứng từ này phải rõ ràng, để là được doanh nghiệp cần dùng các phần mềm Kế toán chuyên dụng hoặc thiết kế file EXCEl để dễ theo dõi (thiết kế những cột cần theo dõi theo nhu cầu quản lý của doanh nghiệp).
Bên cạnh đó, thường kế toán công nợ phải thu khách hàng sẽ kiêm vị trí theo dõi doanh thu và công nợ phải trả nhà cung cấp kiêm vị trí kế toán hàng tồn kho (Vì để thuận tiện cho quá trình ghi sổ và tổ chức lưu chứng từ ), tức ghi 2 nghiệp vụ sau:
- Công nợ phải thu khi bán hàng (Kế toán công nợ phải thu khách hàng kiêm kế toán doanh thu ghi)
Nợ 131
Có 511
Có 33311
- Công nợ phải trả người bán (Kế toán công nợ phải trả người bán kiêm kế toán hàng tồn kho ghi
Nợ hàng tồn khi (Nợ 152, Nợ 153, Nợ 1561); Nợ chi phí; Nợ 242; Nợ 211… Nợ 133
Có 331
Thứ hai, Ghi sổ sách kịp thời công nợ theo nghiệp vụ kế toán phát sinh cũng như lưu bộ chứng từ để quản lý được công nợ của từng khách hàng và từng nhà cung cấp.
Lưu ý: Đối với những công nợ phải thu của khách hàng và phải trả nhà cung cấp liên quan đến ngoại tệ thì phải thống nhất ghi theo tỷ giá nào (Gồm tỷ giá giao dịch thực tế tại ngày phát sinh giao dịch và tỷ giá ghi sổ). Bên cạnh đó, đối với những khoản công nợ phải thu khách hàng và phải trả nhà cung cấp có gốc bằng ngoại tệ thì phải đánh giá chênh lệch tỷ giá cuối năm. (Đối với công nợ phải thu là lấy tỷ giá mua còn đối với công nợ phải trả là lấy tỷ giá bán của ngân hàng mà mình thường xuyên giao dịch)
Mặt khác, cuối năm trước khi lập báo cáo tài chính thì kế toán theo dõi công nợ phải thu khách hàng và phải trả nhà cung cấp có gốc bằng ngoại tệ, các kế toán viên cần làm ra bảng đánh giá chênh lệch tỷ giá cuối năm của những tài khoản có gốc ngoại tệ để hạch toán vào phần mềm cho đúng quy định kế toán.
Cũng như theo dõi vấn đề này kết hợp kế toán tổng hợp khi làm quyết toán thuế TNDN sao cho đúng (Theo quy định loại 1; 2 chênh lệch tỷ giá đánh giá cuối năm thì thuế không chấp nhận doanh thu và chi phí quyết toán thuế TNDN còn 3 loại thì thuế chấp nhận doanh thu và chi phí của chênh lệch tỷ giá khi đánh giá lại cuối năm)
Thứ ba, Thường xuyên đối chiếu công nợ phải thu khách hàng cũng như công nợ phải trả nhà cung cấp định kỳ (cuối mỗi tháng hoặc bất kỳ lúc nào), nhằm mục đích khẳng định lại số liệu, khi phát sinh chênh lệch thì tìm nguyên nhân và xử lý kịp thời.
Thứ tư, Dựa vào báo cáo công nợ phải thu của từng khách hàng theo tuổi nợ và theo hóa đơn để xem khách hàng nào đến hạn thanh toán thì gửi đề nghị thanh toán khách hàng. Vấn đề được đặt ra cho mỗi doanh nghiệp là ai sẽ là người đòi nợ khách hàng, phòng kinh doanh hay phòng kế toán, điều này sẽ dựa vào quy định của công ty. Tuy nhiên, về nguyên tắc là phòng kinh doanh sẽ đòi nợ vì kinh doanh là người trực tiếp tiếp xúc với khách hàng.
Thứ năm, dựa vào báo cáo công nợ phải trả nhà cung cấp theo tuổi nợ và theo hóa đơn. Kế toán Lập danh sách kế toán trả nợ cho từng nhà cung cấp để sếp duyệt thanh toán cho đúng hạn (tránh trường hợp vi phạm hợp đồng)
Tuy nhiên, doanh nghiệp cũng cần lưu ý một số điểm sau khi sử dụng phương pháp hạch
Như vậy, thông qua nội dung vừa rồi, Minaco đã cùng các bạn đi tìm hiểu qua về kế toán công nợ phải thu 131 và công nợ phải trả 331. Minaco mong rằng đã đem đến cho bạn những thông tin hữu ích.
CÔNG TY TNHH ĐẦU TƯ & TM MINH NAM
Gửi form yêu cầu báo giá: tại đây
Hotline: 0961 53 16 16
Email: info@minaco.vn
Địa chỉ: Số 15A phố Hạ Đình, Phường Thanh Xuân Trung, Quận Thanh Xuân, TP. Hà Nội
