Phương pháp định khoản kế toán dễ dàng cho người mới bắt đầu

Định khoản kế toán là một nghiệp vụ quan trọng trong kế toán.

Tuy nhiên, nhiều kế toán viên mới bắt đầu vẫn còn gặp nhiều khó khăn trong việc thực hiện nghiệp vụ này. Vậy thì hãy cùng Minaco tham khảo phương pháp định khoản kế toán dễ dàng ngay sau đây.

Định khoản kế toán/Bút toán (Accounting Entry) là gì?

Định khoản kế toán/Bút toán là việc phản ánh nghiệp vụ kế toán thông qua việc xác định và ghi chép Nợ và Có vào tài khoản nào, với số tiền là bao nhiêu, nó là cơ sở để lập các báo cáo tài chính, phục vụ cho việc quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

Hay có thể hiểu đơn giản, định khoản kế toán thông qua trả lời 4 câu hỏi: 

• Tài khoản kế toán đó là gì? 
• Khoản tiền là bao nhiêu? 
• Nó là khoản tiền tăng hay giảm? 
• Sắp xếp tài khoản kia vào Nợ hay Có?

Định khoản kế toán có vai trò quan trọng như thế nào đối với doanh nghiệp?

• Đảm bảo tính chính xác của thông tin kế toán: Định khoản kế toán giúp xác định đúng số tiền, đúng tài khoản, đúng thời điểm của các nghiệp vụ kế toán. Điều này đảm bảo tính chính xác của thông tin kế toán, là cơ sở cho việc lập các báo cáo tài chính.
• Phản ánh đúng bản chất kinh tế của nghiệp vụ kế toán: Định khoản kế toán dựa trên bản chất kinh tế của nghiệp vụ kế toán. Điều này giúp phản ánh đúng tình hình tài chính, tình hình kinh doanh của doanh nghiệp.
• Tạo thuận lợi cho việc phân tích, xử lý thông tin kế toán: Định khoản kế toán giúp phân loại, hệ thống hóa các nghiệp vụ kế toán. Điều này tạo thuận lợi cho việc phân tích, xử lý thông tin kế toán phục vụ cho việc quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

Ví dụ: Công ty mua hàng hóa trị giá 100.000.000 đồng, trả bằng tiền mặt.

• Định khoản kế toán:

Nợ TK 156 – Hàng hóa

100.000.000

Có TK 111 – Tiền mặt

100.000.000

• Giải thích:

Nợ TK 156 – Hàng hóa: Phản ánh giá trị của hàng hóa được mua vào.

Có TK 111 – Tiền mặt: Phản ánh số tiền đã chi trả cho hàng hóa.

Từ đó cho thấy định khoản kế toán đã xác định đúng số tiền (Nợ=Có=100.000.000 đồng) và đúng tài khoản (TK 156 và TK 111) của nghiệp vụ mua hàng hóa. Điều này đảm bảo tính chính xác của thông tin kế toán về hàng tồn kho và dòng tiền; tạo thuận lợi cho việc phân tích, xử lý thông tin kế toán về tình hình tài sản và nguồn vốn của doanh nghiệp.

4 bước định khoản kế toán

Bước 1: Xác định đúng đối tượng kế toán: Là các đối tượng có sự phát sinh tăng hoặc giảm về tiền

Lưu ý: Chỉ định khoản với các nghiệp vụ là nghiệp phụ kinh tế phát sinh tại doanh nghiệp (phục vụ cho quá trình họa động, sản xuất)

Bước 2: Xác định đúng tài khoản kế toán theo chế độ kế toán mà doanh nghiệp áp dụng (theo thông tư 200 hoặc thông tư 133)

Xem thêm: Hệ thống tài khoản kế toán theo thông tư 200

Bước 3: Xác định nợ, có đối với các tài khoản kế toán thông qua xác định phát sinh tăng giảm 

• Tài khoản tài sản (có đầu 1, 2, 6, 8): Ghi tăng bên Nợ – giảm bên Có
• Tài khoản nguồn vốn (có đầu 3, 4, 5, 7): Ghi tăng bên Có – giảm bên Nợ

Bước 4: Định khoản kế toán thỏa mãn điều kiện 

• Tổng Nợ = Tổng Có 
• Định khoản nợ trước có sau 

Ví dụ: Mua hàng hóa nhập khi chưa thanh toán, giá mua 100tr, thuế VAT 10 triệu

Bước 1: Xác định đúng đối tượng kế toán (đối tượng có sự thay đổi giá trị) bao gồm hàng hóa, Thuế VAT đầu vào, tiền phải trả cho người bán 

Bước 2: Xác định tài khoản kế toán theo thông tư 200

• Tài khoản hàng hóa (được ghi nhận ở tài khoản 156) 

• Tài khoản Thuế VAT đầu vào (được ghi nhận ở tài khoản 1331) 

• Tài khoản phải trả người bán (được ghi nhận ở tài khoản 331)

Bước 3: Xác định Nợ, Có (tăng, giảm) của các tài khoản kế toán

• Tài khoản 156: hàng hóa nhập kho dẫn đến tăng tài sản kho → Phát sinh tăng 
• Tài khoản 1331: phản ánh mức độ gia tăng của hàng hóa đầu vào (tài sản đầu vào) → Phát sinh tăng 
• Tài khoản 331: phản ánh mức độ gia tăng của nợ phải trả → phát sinh tăng

Bước 4: Định khoản 

• Nợ tài khoản 156: 100 triệu 
• Nợ tài khoản 1331: 10 triệu 
• Có tài khoản khoản 331: 110 triệu

Phương pháp giúp định khoản kế toán dễ dàng cho người mới bắt đầu 

Với các ví dụ trên, chúng ta đã đi qua hai ví dụ có sự xuất hiện của hai tài khoản kế toán Tài sản và Nợ phải trả, nhưng trong thực tế chúng ta có 5 loại tài sản kế toán chính bao gồm Tài sản, Nợ phải trả, Vốn chủ sở hữu, Doanh thu, Chi phí

Và nhiều kế toán viên và nhân viên kế toán mới bước chân vào nghề còn băn khoăn, nhầm lẫn khi xem xét mối quan hệ  khi ghi Nợ và Có đối với của 5 loại tài khoản chính nhày.

Vậy chúng ta có thể sử dụng phương pháp nào để ghi nhớ các khoản Nợ và Có. Hãy theo dõi 3 phương pháp dễ dàng để ghi nhớ các khoản ghi nợ và tín dụng ngay sau đây nhé!

Phương pháp bàn tay – Hands Method

A = Tài sản  L = Nợ phải trả  OW = Vốn chủ sở hữu R = Doanh thu  E = Chi phí
	Tay trái (Nợ)	Tay phải (Có)
Ngón út	Tài sản tăng	Tài sản giảm
Ngón át út	Nợ phải trả giảm	Nợ phải trả tăng
Ngón giữa	Vốn chủ sở hữu giảm	Vốn chủ sở hữu tăng
Ngón trỏ	Doanh thu giảm	Doanh thu tăng
Ngón tay cái	Chi phí tăng	Chi phí giảm

Trên đây là phương pháp giúp xác định chính xác Nợ, Có khi định khoản kế toán, Minaco mong rằng đã đem đến cho bạn những thông tin hữu ích.

CÔNG TY TNHH ĐẦU TƯ & TM MINH NAM

Gửi form yêu cầu báo giá: tại đây

Hotline: 0961 53 16 16

Email: info@minaco.vn

Địa chỉ: Số 15A phố Hạ Đình, Phường Thanh Xuân Trung, Quận Thanh Xuân, TP. Hà Nội