Đa phần mọi người thường dựa theo thói quen đặt mua văn phòng phẩm như: gần địa chỉ, giá rẻ, thương hiệu lớn mà chưa biết được một số mẹo sau có thể vừa giúp bạn tiết kiệm được tương đối ngân sách mà đôi khi còn phù hợp hơn với nhu cầu sử dụng, nhất là tại các doanh nghiệp và cơ quan.
Trong bài này bạn sẽ biết được những gì?
- Một số “nhầm lẫn” bạn có thể chưa biết khi mua văn phòng phẩm
- Một số mẹo giúp đặt mua văn phòng phẩm nhanh chóng và tiết kiệm
- Minaco – thương hiệu cung ứng văn phòng phẩm 15 năm kinh nghiệm
Chọn từng mục để tới nhanh vị trí cần tham khảo hoặc bạn có thể tham khảo chi tiết hơn tại phần Mục Lục
Một số “nhầm lẫn” có thể bạn chưa biết khi mua văn phòng phẩm
Dù là những “người tiêu dùng thông thái nhất” cũng vẫn không thể có hiểu biết về tất cả các loại hàng hóa, vì thế nên vẫn có những hiểu nhầm trông có vẻ như hợp lý khi đặt mua văn phòng phẩm mà có thể bạn chưa biết. Với 15 năm kinh nghiệm trong ngành cùng hàng ngàn đối tác – khách hàng, chúng tôi có thể “bật mí” cho bạn một số điểm hữu ích, cùng tham khảo nhé!
Gần nhất đôi khi chưa phải lựa chọn tốt nhất
Bạn đã bao giờ có suy nghĩ cứ tìm nhà cung cấp văn phòng phẩm gần nhất hay lên google search văn phòng phẩm gần đây để tìm những nhà cung cấp xung quanh khu vực của bạn và tới mua trực tiếp – “sờ tận tay” có gì cho tiện xử lý hay chưa? Điều này không hẳn là sai, việc lựa chọn những nhà cung cấp văn phòng phẩm gần bạn có thể mang đến những lợi ích tuyệt vời như:
- Dễ dàng mua ngay lập tực một sản phẩm nào đó khi cần
- Dễ dàng mua lẻ một vài sản phẩm còn thiếu
- Tiện lợi khi đổi trả sản phẩm trong thời gian ngắn sau khi mua
Tuy nhiên, đi kèm với đó, bạn cũng đang tự bỏ đi những lợi ích tuyệt vời xứng đáng để bạn cân nhắc:
- Giá thành chưa phải tốt nhất: có thể cửa hàng văn phòng phẩm gần bạn chỉ là một đơn vị nhỏ, điều ấy khiến giá thành họ đưa ra chưa được tối ưu nhất, đừng “khinh thường” những khoản phát sinh nho nhỏ, nếu cộng dồn thì đó là cả một gia tài đấy. Như các cụ ta thường nói “Tích tiểu thành đại” mà!
- Mức độ uy tín cần kiểm nghiệm: trong khi các đơn vị cung cấp văn phòng phẩm uy tín có chế độ hậu mãi rất tốt, đi kèm với đó là sự hỗ trợ về hành chính – kế toán chuyên nghiệp thì các đơn vị nhỏ lẻ có thể dễ dàng bỏ qua vấn đề này. Ví dụ như bạn có thể gặp rắc rối lớn khi cố gắng giải trình các chi phí cho công ty mà gặp nhầm lẫn – sai sót và đơn vị cung ứng thì trì trệ trong việc hỗ trợ khách hàng.
- Hệ thống giao vận toàn quốc rất linh hoạt: hiện nay, có rất nhiều nhà cung cấp dịch vụ vận chuyển siêu tốc tại các tỉnh thành hay ở các công ty văn phòng phẩm lớn sẽ đều có đội ngũ vận chuyển riêng, việc cần gấp văn phòng phẩm cho công ty hay cơ quan có thể dễ dàng được giải quyết. Mẹo: nên đặt gộp số lượng tương đối hàng hóa và bạn sẽ thấy chi phí vận chuyển thực ra “rất rẻ”
Giá bạn mua có thực sự rẻ như bạn nghĩ?
Giá thành sản phẩm luôn luôn được các nhà cung cấp đưa ra dựa trên một số yếu tố, có thể tóm gọn lại đơn giản như sau:
Giá sản phẩm = Chi phí sản xuất (giá cốt) + Chi phí phân phối + Lợi nhuận mong muốn
Nhìn vào mô hình trên bạn sẽ thấy, các dịch vụ hậu mãi như Miễn Phí Vận Chuyển, Tặng Quà Thêm, … đều đã nằm trên Chi phí phân phối, bởi vậy, cần tính toán kỹ xem giá sản phẩm bạn mua có thực sự “rẻ” hay không qua một số điểm lưu ý sau:
- Lưu ý về chi phí vận chuyển: sẽ có những đơn vị thực hiện chính sách miễn phí vận chuyển có đơn vị sẽ sử dụng các nhà cung cấp vận chuyển và bạn phải trả phí. Tuy nhiên, nếu có miễn phí vận chuyển, các đơn vị sẽ yêu cầu đơn hàng đạt giá trị tối thiểu nào đó hoặc trong phạm vi bán kính nào đó. Mẹo: nếu bạn đang đặt hàng cho doanh nghiệp, cơ quan mà giá trị đơn hàng chưa đủ, hãy liên kết với các đơn vị “hàng xóm” và đặt hàng chung hoặc lên danh mục dùng cho Quý hoặc Năm để có đơn hàng lớn hơn.
- Lưu ý về Thuế và giấy tờ: Giá bạn mua đã bao gồm thuế chưa? Sản phẩm bạn mua có phải hàng chính hãng? Bạn nên làm rõ điều này với nhà cung cấp trước khi quyết định mua bởi chi phí thuế hiện nay của ngành văn phòng phẩm dao động từ 8-10%, đây là một lượng chi phí rất đáng kể
- Lưu ý về Đổi trả hàng: Đơn vị cung cấp văn phòng phẩm cho công ty bạn có chế độ đổi – trả hàng như thế nào? Nhiều đơn vị không cho phép đổi trả hoặc chỉ cho đổi trả sản phẩm trong ngày, vậy làm thế nào khi bạn “không may” đặt nhầm loại hàng hay số lượng? Nhớ deal rõ khoản này với nhà cung cấp trước khi đặt đơn nhé, nếu không, bạn có thể phát sinh thêm lượng lớn chi phí vì những nhầm lẫn của mình đó!
Thay đổi nhà cung cấp mỗi lần có nhu cầu
Bạn là một khách hàng luôn trung thành với một đối tác khi xác định được đó là đơn vị uy tín và phù hợp hay mỗi lần có nhu cầu bạn sẽ đi tìm những Deal tốt hơn? Có rất nhiều người lựa chọn phương án thứ 2 bởi mong muốn tìm kiếm những quà tặng hay chiết khấu trông có vẻ “hấp dẫn” nhất thời. Bạn có thể tham khảo một số Mẹo sau để thực sự có được lựa chọn văn phòng phẩm tốt nhất:
- Trung thành với một nhà cung cấp: các nhà cung cấp luôn luôn có những chương trình tốt nhất cho những khách hàng lâu năm, ngoài việc chiết khấu vế Giá tốt thì còn là những ưu đãi về dịch vụ nhưng Giao nhanh, Hỗ trợ đổi trả – Giấy tờ linh hoạt hơn …
- Thử đề xuất ưu đãi: nếu bạn tìm kiếm được những ưu đãi nhất thời trông “có vẻ hấp dẫn” hãy thử đề xuất một số chính sách từ nhà cung cấp hiện tại
Trên hết, một nhà cung cấp quen thuộc sẽ giúp bạn làm việc trơn tru hơn vì đã quen với quy trình làm việc của đôi bên, việc thay đổi nhà cung cấp liên tục có thể dẫn đến những rắc rối không thể lường trước được.
Một số mẹo giúp đặt mua văn phòng phẩm nhanh chóng và tiết kiệm
Tổng quan lại có thể nhận ra rằng, việc đặt mua văn phòng phẩm ngoài cần lưu tâm về giá còn cần lưu tâm cả về sản phẩm, dịch vụ, … đi kèm vì đó cũng là những khoản “chi phí ngầm” mà có thể bạn sẽ phải bỏ ra không chỉ tiền bạc mà còn lại thời gian và công sức. Vì thế, Minaco xin gợi ý với bạn một số Mẹo Nhỏ Giúp Đặt Mua Văn Phòng Phẩm Nhanh Chóng & Tiết Kiệm:
Ký hợp đồng hợp tác
Việc ký một hợp đồng hợp tác sẽ giúp bạn và nhà cung cấp văn phòng phẩm xác lập được mối quan hệ 2 chiều, điều đó đảm bảo cho sự tin tưởng lẫn nhau. Từ đó, nhà cung cấp sẽ dễ dàng hơn trong việc tạo điều kiện cho bạn cả về chi phí lẫn dịch vụ.
Với tình hình thực tế tại năm 2022, giá nguyên vật liệu và giá nhập khẩu tăng cao từng ngày, bạn có thể tham khảo và deal với nhà cung cấp một số mức giá cố định cho các mặt hàng hoặc cam kết % tăng giá nhất định trong thời gian ký kết hợp đồng. Thực tế tại Minao, chúng tôi đã chứng kiến việc các nhà sản xuất tăng giá liên tục theo từng tuần, tuy nhiên, với các khách hàng đã ký kết hợp đồng kèm với điều kiện bình ổn giá, Minaco vẫn đã và đang nỗ lực hỗ trợ khách hàng ở mức tối đa về chi phí.
“Mập mờ” không mang lại hiệu quả
Có rất nhiều khách hàng khi tìm đặt mua văn phòng phẩm không hề có cho mình List văn phòng phẩm cần mua một cách rõ ràng, điều này thường chia thành 2 trường hợp:
- Trường hợp 1: Bạn là người mới hoặc bạn chưa biết nhiều về văn phòng phẩm, bạn cần nhà cung cấp tư vấn, hỗ trợ xây dựng Bảng kê văn phòng phẩm phù hợp cho doanh nghiệp mình. Nếu như rơi vào trường hợp này, bạn có thể dễ dàng xử lý bằng cách liên hệ ngay với Minaco | hotline: 0961 53 16 16 | Email: info@minaco.vn, chúng tôi sẽ hỗ trợ bạn miễn phí hoặc bạn có thể tham khảo bài viết hướng dẫn sau: DANH MỤC VĂN PHÒNG PHẨM EXCEL CẦN THIẾT MÀ KHÔNG PHẢI AI CŨNG NẮM RÕ – Vậy là xong, thật dễ dàng phải không!
- Trường hợp 2: Bạn muốn cố gắng lấy được mức giá “có vẻ tốt hơn” từ nhà cung cấp bằng việc mập mờ về số lượng hàng nhập. Điều này gần như chắc chắn sẽ mang lại những kết quả không có lợi cho bạn. Thông thường, các nhà cung cấp sẽ chỉ gửi cho bạn bảng giá bán lẻ tham khảo không hề cạnh tranh hoặc list danh sách dài đằng đẵng các mặt hàng mà đa phần bạn không cần dùng đến.
Tóm lại, hãy cứ thật rõ ràng và thẳng thắn với nhà cung cấp, bạn cũng sẽ nhận được Báo giá và chính sách rõ ràng ngay lập tức, điều ấy sẽ giúp cho bạn tiết kiệm được rất nhiều thời gian trao đổi, trả giá trong khi cả 2 bên đều chưa hiểu rõ về ý định của đối phương.
Nếu như Danh mục văn phòng phẩm bên bạn vẫn còn ở mức khiêm tốn, hãy tham khảo ngay mẹo tiếp theo đây để có được một Bảng kê văn phòng phẩm tốt hơn, có lợi thế hơn khi đàm phán với các nhà cung cấp văn phòng phẩm.
Mua chung – Mua gom đơn hàng
Hiện nay, việc mua chung, đi chung, dịch vụ chung, … là rất phổ biến, tuy nhiên thực tế lại cho thấy việc mua chung văn phòng phẩm ở các công ty lại chưa được để ý đến. Việc bạn và các doanh nghiệp “hàng xóm” bắt tay nhau cùng đặt một “List văn phòng phẩm” không hề khó khăn, mỗi bên chỉ việc tạo cho mình một danh sách văn phòng phẩm cần dùng và copy – paste vào cùng 1 file là có thể có được 1 list danh sách chung với đơn hàng lớn hơn.
Hoặc đơn giản hơn, bạn chỉ việc gửi cả 2 (hay nhiều) list văn phòng phẩm cần mua cho nhà cung cấp như việc đó là 2 (hay nhiều) chi nhánh của công ty bạn. Nhà cung cấp sẽ hỗ trợ phân loại văn phòng phẩm và chuyển đến từng địa chỉ riêng biệt cho bạn, nhanh chóng và dễ dàng.
Nếu chưa biết cách tạo “List văn phòng phẩm excel cho chuẩn”, bạn có thể xem ngay tại đây:
Nếu như bạn không thích việc mua chung với các đơn vị khác, một cách đơn giản hơn là bạn có thể gộp số lượng dự kiến văn phòng phẩm từ 3-6 tháng và đặt mua một lần.
Việc có những đơn hàng lớn hơn sẽ giúp bạn nhận được Báo giá văn phòng phẩm tốt hơn cũng như có thể dễ dàng deal thêm một số điều kiện có lợi hơn cho doanh nghiệp bạn.
Tạo danh sách yêu cầu kèm theo trọng số
Việc tham khảo báo giá cũng là một cách rất hữu hiệu để bạn có thể lựa chọn xem đâu là đơn vị có giá và chính sách ưu đãi nhất. Bạn có thể lên một bảng chấm điểm và list ra các yêu cầu mà bạn mong muốn kèm theo trọng số (mức độ ưu tiên) của bạn với yêu cầu đó, bạn có thể dễ dàng có được một lựa chọn hiệu quả và khách quan nhất cho mình, bạn có thể tham khảo cách lập bảng như dưới đây:
Các mặt hàng “văn phòng phẩm tương tự” đôi khi lại là lựa chọn tối ưu hơn
Ví dụ: doanh nghiệp của bạn đang sử dụng 100% Giấy in A4 Double A định lượng 80gsm cho các hoạt động in ấn của mình, đây là lựa chọn tuyệt vời cho văn phòng bởi Double A đã và đang là thương hiệu giấy in hàng đầu về chất lượng. Tuy nhiên, bạn có thể tiết kiệm hơn đáng kể nếu phân loại mục đích sử dụng của mình ra và nhờ nhà cung cấp văn phòng phẩm tư vấn sản phẩm phù hợp hơn:
- Các hoạt động in ấn lưu hành nội bộ sẽ yêu cầu mức độ hoàn thiện của bản in thấp hơn, bạn có thể lựa chọn một số loại giấy in thấp hơn nhưng vẫn đảm bảo chất lượng in ở mức độ khá.
- Các hoạt động in ấn mang tính chất in thử, in demo để trao đổi giữa các bộ phận có thể lựa chọn giấy in giá rẻ để tiết kiệm chi phí nhất có thể.
Ngoài ra, bạn có thể hỏi nhân viên tư vấn xem các hoạt động khác hay ngành nghề của bạn nên lựa chọn loại giấy nào phù hợp và tiết kiệm nhất, không nhất thiết phải cố định một loại giấy nào đó vì các thương hiệu đang cạnh tranh nhau, có thể có một mẫu giấy mới ra sẽ có giá tốt hơn mà chất lượng lại không hề thua kém các mẫu giấy cao cấp.
Tất nhiên bạn có thể áp dụng các này với hầu hết bảng danh mục văn phòng phẩm của công ty mình nhưng dĩ nhiên, điều kiện đầu tiên là bạn cần có một danh sách cụ thể trước đã, nếu chưa biết cách lập, bạn có thể tham khảo lại ở nội dung phía trên, trong mục “Mua chung – Mua gom đơn hàng” Minaco đã hướng dẫn bạn cách lập rồi đó!
Minaco – thương hiệu cung ứng văn phòng phẩm 15 năm kinh nghiệm
Tham khảo ngay:
- Tìm hiểu lý do 2.000+ đối tác đánh giá Minaco là công ty văn phòng phẩm uy tín hàng đầu!
- Những lợi ích khi hợp tác cùng nhà phân phối văn phòng phẩm chất lượng
Tại Minaco, chúng tôi luôn nỗ lực mang đến Quý khách hãng những giải pháp toàn diện nhất từ báo giá cạnh tranh cùng dịch vụ tận tâm – chuyên nghiệp, với Minaco, Quý khách có thể nhận được những lợi ích vượt trội như:
- Tối ưu chi phí tới 20% so với giá thị trường
- Vận chuyển tận tay duy nhất tại Minaco*
- Chính sách đổi trả hàng lên tới 30 ngày
- Linh hoạt chiết khấu cá nhân và doanh nghiệp
- Linh hoạt xử lý giấy tờ, thủ tục hành chính
Để nhận được báo giá chi tiết và nhanh nhất, quý khách có thể
- Liên hệ ngay hotline: 0961 53 16 16
- Gửi list văn phòng phẩm về Email: info@minaco.vn
- Điền thông tin và list danh sách tại: Yêu cầu báo giá
Chúng tôi luôn sẵn sàng hỗ trợ và đồng hành cùng bạn!
Tham khảo thêm các hạng mục Minaco cung cấp:
CÔNG TY TNHH ĐẦU TƯ & TM MINH NAM
Địa chỉ: Số 15A phố Hạ Đình, Phường Thanh Xuân Trung, Quận Thanh Xuân, TP. Hà Nội
