Onboarding hiệu quả tiết kiệm được biết đến vấn đề mà doanh nghiệp nào cũng muốn được giải quyết. Vậy bạn đã biết được mục đích thực sự của Onboarding? Doanh nghiệp nên Onboarding sao cho hiệu quả và tiết kiệm? Hãy theo dõi thông tin dưới đây của Minaco để tìm hiểu thêm cách Onboarding hiệu quả tiết kiệm nhé!
Mục đích của Onboarding là gì?
Onboarding là quy trình không thể thiếu trong quá trình tuyển dụng nhân tài mới về cho doanh nghiệp. Vậy mục tiêu chính của Onboarding là gì?
- Onboarding giúp giảm tỉ lệ nghỉ việc
- Onboarding giúp làm tăng sự gắn kết của các thành viên trong công ty
Để quá trình Onboarding hiệu quả tiết kiệm, nhà tuyển dụng phải giữ đúng lời hứa và thực hiện với ứng viên lúc trao đổi phỏng vấn. Ví dụ, HR hứa hẹn công ty chuyên nghiệp, đồng nghiệp vui vẻ dễ tính, mọi người ai cũng gắn kết nhưng ngày đầu tiên đi làm họ lại nhận một trải nghiệm không tốt thì quá tệ so với những gì họ đã mong đợi khi háo hức đầu quân cho doanh nghiệp. Dễ hiểu hơn, bạn có thể so sánh như ngày đầu đi ra mắt nhà chồng vậy. Do đó, ngày đầu tiên đi làm của nhân viên rất quan trọng và đây cũng chính là thời điểm vàng để nuôi dưỡng và gắn kết tinh thần cống hiến về cho công ty của ứng viên.
Theo thống kê của Bộ Lao động Hoa Kỳ, trong vòng 6 tháng đầu tiên, 90% nhân viên sẽ quyết định có nên gắn bó lâu dài với công ty hay không. Do vậy:
- Nếu quá trình Onboarding không hiệu quả:
– 4% nhân viên sẽ nghỉ việc sau ngày đầu tiên
– 50% nhân viên sẽ bỏ việc sau 4 tháng (Tức là nếu tuyển 10 người thì sau 4 tháng còn lại 5 người, trong khi đó vị trí quản lý trung bình cần 18 tháng mới làm việc hiệu quả)
- Nếu có Onboarding:
– 60-70% nhân viên ở lại ít nhất 3 năm
Từ đó ta có thể thấy được, Onboarding mang tính chất quyết định giữ chân nhân sự ở lại và đồng hành với doanh nghiệp của mình.
Những ai sẽ chịu trách nhiệm trực tiếp Onboarding?
Tùy vào mỗi doanh nghiệp mà quá trình Onboarding sẽ diện ra với những vị trí sau là chủ yếu:
- HR tuyển dụng. HCNS
- Quản lý trực tiếp, line manager
- Mentor
- Buddy
- Team, đội nhóm
- Chính bản thân nhân viên mới
Tuy nhiên lưu ý, dù bất cứ ai chịu trách nhiệm Onboarding thì đều phải có bộ phận tuyển dụng nhân sự tham gia. Sự tham gia của bộ phận tuyển dụng nhân sự sẽ giúp cho chính chuyên viên tuyển dụng có cơ hội quan sát, đúc kết chính những vị trí mà các chuyên viên tuyển dụng đang phụ trách (Đặc biệt nếu làm HR về TA -Talent Acquisition) hoặc theo xu hướng hiện đại thì người làm công tác tuyển dụng không chỉ nhận yêu cầu từ các bộ phận đưa xuống, lên mạng làm những jobs description (mô tả công việc) về chỉnh sửa rồi lại đăng tuyển. Nếu làm như vậy thì mình rất dễ tuyển sai người. Nếu chính bản thân nhà tuyển dụng không hiểu vị trí đó yêu cầu những gì, yêu cầu của vị sếp đó ra sao, của phòng ban đó ra sao, đặc điểm tính cách, kỹ năng của vị trí đó như thế nào thì sẽ rất khó để tuyển đúng nhân sự cho doanh nghiệp.
Các giai đoạn Onboarding hiệu quả tiết kiệm – nâng cao hiệu suất
Onboarding không phải làm “ngày một ngày hai” mà nó giống như cái cây cần phải được chăm chút từng chút một thì mới có thể trưởng thành, khỏe mạnh và mang lại giá trị cho mình được. Do đó, dưới đây chính là quá trình Onboarding phổ biến nhất dành cho các doanh nghiệp có thể tham khảo:
1. Pre-employment Onboarding
Quy trình sau khi HR xác nhận với ứng viên và ứng viên nhận offer cho tới ngày đầu tiên khi ứng viên tới nhận việc. Thường sẽ rơi vào khoảng 1-2 tuần sau buổi phỏng vấn. Để làm tốt công tác này, HR có thể chuẩn bị một số thủ tục để ứng viên có thể nắm bắt thông tin như:
- Gửi giấy tờ hành chính trước cho ứng viên
Bao gồm 3 loại giấy tờ đi kèm:
– Hợp đồng soạn sẵn: Nhân viên có thể đọc trước
– Sổ tay nhân viên: Trong đó ghi rõ tầm nhìn, sứ mệnh, văn hóa, quy tắc trong công ty
– Chế độ lương thưởng
Đây cũng là cách để thể hiện sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp. Và trong khoảng thời gian này, nếu ứng viên có bất cứ câu hỏi thắc mắc nào, họ có thể liên hệ trao đổi rõ ràng hơn. Như vậy đến khi ký kết hợp đồng giữa hai bên sẽ dễ dàng và thuận tiện nhanh chóng.
- Gửi hệ thống e-learning
Nếu công ty cần được đào tạo trước trong giai đoạn này, thì hãy gửi trước cho ứng viên những bài học trực tuyến giới thiệu về văn hóa, chính sách, an toàn lao động, cách làm việc nhóm,… vì đây chính là cách tiết kiệm rất nhiều thời gian khi ứng viên tham gia vào công ty. Tại đây, HR đã chuẩn bị cho nhân viên một tâm thế sẵn sàng gia nhập và cống hiến tại công ty mình.
- Chuẩn bị cho ngày đầu tiên
– Gửi email thông báo
– Chuẩn bị máy tính, tài khoản, mật khẩu, vv…
– Chuẩn bị thiệp chào mừng, đồng phục
– Ứng dụng DiSC trong quản lý đội nhóm
– In danh thiếp
- Thông báo trước 1 ngày ứng viên đi làm:
– Sếp
– Team, đội nhóm
– Bộ ba: bảo vệ, lao công, tiếp tân: Vì đây là những người đầu tiên khi nhân viên mới bước chân vào gặp đầu tiên ở công ty. Và ấn tượng ban đầu của nhân viên mới về công ty cực kỳ quan trọng, vì nó sẽ ảnh hưởng đến cảm nhận và hứng thú của nhân viên đến doanh nghiệp.
- Lập thời gian biểu cho ngày đầu đi làm
- Chọn cho nhân viên mới một Mentor phù hợp với DiSC của nhân viên.
- Ngoài ra, một số công ty sẽ chọn Buddy (người đồng hành cùng nhân viên mới)
2. Buổi đầu tiên
Như bên trên đã đề cập tới, ngày đầu tiên đi làm của nhân viên rất quan trọng. Ngay từ cách cư xử của lễ tân, bảo vệ, lao công hay đến sự nhiệt tình của đồng nghiệp sẽ giúp nhân viên thấy được sự chuyên nghiệp của công ty cùng với những ý định đồng hành lâu dài. Do vậy, buổi đầu tiên HR hãy đảm bảo rằng tất cả lịch trình đã đề ra cần được thực hiện đúng thời gian.
Onboarding sẽ gồm 5 phần chính:
- Giấy tờ hành chính, quy trình
– Giấy tờ bên bộ phận hành chính nhân sự sẽ phụ trách. HR và nhân viên sẽ ký hợp đồng, bảo hiểm, các quy chế công ty mà đã gửi trước cho họ xem qua ở phần Pre-Onboarding.
- Làm quen với tổ chức
– Làm với sứa mệnh, tầm nhìn, giá trị cốt lõi,… do HR hoặc quản lý trực tiếp nhân viên sẽ làm.
- Chuyển giao công cụ, thiết bị
– Bao gồm thiết bị máy tính, tài khoản công ty,… do admin hoặc bộ phận kỹ thuật làm việc.
- Xây dựng mạng lưới quan hệ
– HR sẽ đóng vai trò là người giới thiệu nhân viên tới đồng nghiệp, sếp,…
- Làm quen với công việc
– Được phụ trách bởi người sếp, người quản lý, người mentor phụ trách nhân viên trong công việc.
Đặc biệt, ngay ngày đầu tiên HR và mọi thành viên trong team, công ty thể hiện sự quan tâm và cần truyền tải 3 điều sau dành cho nhân viên mới
- Ý nghĩa công việc của họ
Hãy cho nhân viên mới biết công việc của họ có ý nghĩa như nào, vai trò sao, họ đóng góp vào cái mắt xích nào trong chu trình vận hành doanh nghiệp, ai sẽ là người quản lý, ai sẽ là người hướng dẫn trực tiếp cho họ. Nhân viên mới thông thường sẽ có những câu hỏi, hãy cho họ biết ai sẽ là người giải đáp. Ví dụ, nếu cần hỏi về chính sách công ty thì hỏi chị X bên nhân sự, hay nếu máy gặp trục trặc thì hỏi anh Y bên kỹ thuật. Nhân viên sẽ nhận thấy sự cởi mở và sẵn sàng hỗ trợ đến từ mọi người trong công ty dành cho nhân viên mới.
- Định hướng, lộ trình sự nghiệp
HR cần cho họ biết giờ đây họ sẽ là một phần trong sứ mệnh của công ty, giải thích kỹ hơn về tầm nhìn, sứ mệnh và giá trị cốt lõi, câu chuyện hình thành nên công ty ngày nay, công ty đã trải qua những hành trình như nào, cả thất bại lẫn khó khăn của công ty, đặc điểm về ngành nghề và thị trường mà công ty đang hoạt động. Trong công ty đang có công việc gì và phần vai trò của nhân viên mới sẽ đóng vai trò như nào trong công việc.
Ngoài ra, hãy cho bạn nhân viên mới thấy rõ định hướng của công ty trong 5 năm, 10 năm nữa và với vai trò trong công việc của bạn nhân viên thì bạn cần phải làm những gì. Qua đó, cũng cho bạn nhân viên thấy rõ được lộ trình thăng tiến và cơ hội của bạn nhân viên trong quá trình ấy.
- Động viên khích lệ
Khi có nhân viên mới, HR có thể ứng dụng DiSC để hiểu rõ hơn tính cách của người đồng nghiệp mới của mình. Từ đó đưa những lời động viên khuyến khích phù hợp vì đây là thời điểm nhân viên còn trẻ, còn nhiều năng lượng nhất, phấn kích và sẵn sàng lăn xả nhất vì đây là thời điểm phấn đấu cho tương lai nhất trong cuộc đời. Do đó đây cũng là thời điểm “bơm xăng” thích hợp nhất cho họ trong công việc.
Xem thêm: Hệ thống tính cách DiSC – Nhận diện các kiểu tính cách nơi công sở
3. Tuần đầu tiên
Đây được ví như “tuần trăng mật” hay “tuần trăng trối” của quy trình, vì đây là thời điểm mang yếu tố quyết định với người nhân viên mới này họ có bám trụ với cty hay không.
- Do vậy trong tuần đầu tiên này, chúng ta cũng phải lưu ý đến như tránh sai vặt, tránh tình trạng “ma cũ bắt nạt ma mới” vì đây là hành vi đưa nhân viên một đi không trở lại. Onboarding bản chất chính là đào tạo hội nhập. Vậy trước khi đến với hội nhập chuyên môn thì hội nhập văn hóa doanh nghiệp được đánh giá quan trọng không kém trong bước đầu tại một mội trường mà nhân viên mới sẽ gắn bó lâu dài.
- Đẩy các hoạt động đào tạo với quản lý và mentor để nhân viên mới có thể đi theo sau và học hỏi nhiều thêm kiến thức. HR cũng nên hỏi thăm quản lý và mentor về quá trình làm việc của nhân viên vì đây là giai đoạn thử việc nên HR sẽ có những đánh giá khách quan hơn và nhận biết được đây có phải là người phù hợp với công ty mình hay không. Nhân viên cũng sẽ có buổi họp ngắn với HR và quản lý để nắm bắt được nhân viên đào tạo như thế nào, họ có những vướng mắc gì trong công việc và giải thích những vướng mắc cho họ cụ thể. Ngoài ra, HR cũng có thể hoàn tất thủ tục hành chính còn thiếu và cũng như tham vấn cho họ về những thủ tuc giấy tờ cụ thể. Và cuối cùng, HR cũng đừng quên hỏi thăm thành viên trong team để biết được bạn nhân viên mới có thích hợp với môi trường và văn hóa của team hay không.
4. 6 tháng đầu
Trải qua quá trình phỏng vấn, thử việc thì với cột mốc 6 tháng chính và khoảng thời gian mà nhân viên mới quyết định ở lại dài lâu hay ra đi. Nếu như qua được cán mốc này thì chính tỏ rằng các phương pháp tuyển dụng cũng như Onboarding của HR đang diễn ra đúng cách. Trong vòng 6 tháng đầu, với vị trí HR thì chúng ta cần giúp nhân viên mới hòa nhập với công ty bằng những cách sau:
- Đảm bảo nhân viên được training đầy đủ để sau mốc 6 tháng họ có thể tối ưu hóa 100% khả năng để bắt đầu cống hiến cho công ty.
– Nên check với quản lý và mentor về năng lực của nhân viên để kiểm tra rằng họ có thể hoàn thành công việc mà không cần cầm tay chỉ việc nữa.
– Giờ đây, quản lý hoặc mentor có thể giao cho họ những công việc mang tính độc lập, khuyến khích.
– Ngoài ra, bạn cũng có thể giao cho họ những công việc mang trách nhiệm cao hơn, cần tính tự chủ nhiều hơn
– Cùng với đó, ở giai đoạn này nhân viên cũng mong muốn được thể hiện bản thân, do đó hãy cho họ những cơ hội để có thể thể hiện được năng lực bản thân của họ.
- Đảm bảo sự tương thích văn hóa và môi trường làm việc của nhân viên
Gặp quản lý, mentor hoặc buddy để đảm bảo nhân viên thích ứng được với văn hóa và môi trường làm việc của công ty và bảo đảm họ sẽ có tiềm năng ở lại đồng hành lâu dài cùng doanh nghiệp.
- Cần phải review trải nghiệm Onboarding với nhân viên mới
Đánh giá hiệu quả Onboarding theo 6 tháng đầu. Từ đó lấy những feedback góp ý của nhân viên trong quá trình Onboarding để tối ưu và cải thiện những khâu không cần thiết. Ngoài ra tùy thuộc vào mỗi vị trí thì quá trình Onboarding cũng cần thay đổi sao cho phù hợp với vị trí đó. Từ đó, bộ phận tuyển dụng nhân sự sẽ tinh lược và giảm bớt chi phí vào những khâu không cần thiết và có được một quy trình Onboarding hiệu quả dành cho doanh nghiệp.
- Lên kế hoạch phát triển cho nhân viên
Review lại lộ trình công việc sau khoảng thời gian làm việc tại công ty. Ví dụ, so với mô tả công việc hõ đã hoàn thành bao nhiêu phần trăm, ngoài ra họ có những bước tiến cải thiện nào. Và trong 6 tháng tới HR cần làm những gì để giúp nhân viên phát triển hơn và đạt được những con số mà nhân viên kỳ vọng.
HR có thể đánh giá nhân viên bằng nhiều cách, từ những đánh giá tự feedback của nhân viên hoặc có thể từ chính quản lý hoặc đồng nghiệp của nhân viên để đo lường hiệu quả.
Ngoài ra, cần lập kế hoạch 6 tháng kế tiếp bằng mô hình SMART Goal để nhân viên có thể thấy những lộ trình cụ thể của bản thân trong công việc sắp tới. Và sự đồng thuận này cần được sự đồng thuận của quản lý, của mentor để được sự thống nhất trong phương án hành động từ đó đạt được kết quả mong muốn.
Sau khi kết thúc giai đoạn 6 tháng đầu, khoảng 70% nhân sự đã có quyết định sẽ ở lại gắn bó lâu dài với doanh nghiệp hay ra đi. Và các chu trình Onboarding sau đó vẫn sẽ diễn ra theo đúng như quy trình review lại nhân sự 6 tháng 1 lần, 2 lần/ năm để đạt được hiệu quả tốt trong công việc.
Ngoài ra, bộ phận nhân sự cũng cần lưu ý xin lại những ý kiến, phản hồi, đóng góp từ phía nhân viên tại công ty chu trình Onboarding. Hãy hỏi họ về cảm nhận của quy trình, họ có thấy khó khăn hay cảm thấy không cần thiết về khâu nào trong quá trình không. Thêm vào đó, họ có muốn góp ý gì thêm trong quá trình để đạt trải nghiệm Onboarding tuyệt vời nhất với họ.
Qua những sự đóng góp và phản hồi, nhân sự có thế tối ưu và cải thiện quá trình Onboarding hiệu quả tiết kiệm, sao cho phù hợp và hiệu quả với văn hóa của doanh nghiệp. Như vậy quá trình Onboarding sẽ mang đến cho nhân sự những trải nghiệm tốt nhất, hiệu quả nhất và cũng tiết kiệm ngân sách, chi phí của doanh nghiệp dành cho quá trình này.
Trên đây là những thông tin mà văn phòng phẩm MINACO muốn gửi đến bạn về Onboarding hiệu quả tiết kiệm. Mong rằng với những thông tin mà chúng tôi chia sẻ sẽ đem lại kiến thức thú vị dành cho bạn. Nếu quý khách quan tâm đến văn phòng phẩm dành cho doanh nghiệp, hãy liên hệ thông tin dưới đây để được tư vấn báo giá dành cho doanh nghiệp. Xin chân thành cảm ơn.
CÔNG TY TNHH ĐẦU TƯ & TM MINH NAM
Gửi form yêu cầu báo giá: tại đây
Hotline: 0961 53 16 16
Email: info@minaco.vn
Địa chỉ: Số 15A phố Hạ Đình, Phường Thanh Xuân Trung, Quận Thanh Xuân, TP. Hà Nội
