Bảng kê văn phòng phẩm là nghiệp vụ cơ bản và quen thuộc trong các doanh nghiệp. Làm sao để có thể lập bảng kê văn phòng phẩm chi tiết cho doanh nghiệp một cách nhanh chóng, tối ưu và đầy đủ nhất. Bài viết dưới đây MINACO sẽ chia sẻ đến bạn toàn bộ thông tin liên quan đến vấn đề này!
>>> Tham khảo: Những mẫu văn phòng phẩm cao cấp nhất cho công ty
Bảng kê cấp phát văn phòng phẩm
Bảng kê cấp phát văn phòng phẩm giúp doanh nghiệp quản lý và kiểm soát được số lượng hàng hóa nhập vào doanh nghiệp. Trong bảng kê cấp phát văn phòng phẩm không thể thiếu những thông tin như thông tin đơn vị, bộ phận, ngày mua, tên người mua, người bán, ngày giờ, số lượng, thông tin thanh toán,…
Ngoài ra, bảng kê cấp phát văn phòng phẩm sẽ giúp doanh nghiệp và nhà cung cấp có thể theo dõi và kiểm soát nguồn hàng được chuyển giao và nhập vào để dễ dàng kiểm soát và thanh toán.
Bảng kê văn phòng phẩm là gì?
Vậy bảng kê văn phòng phẩm là gì? Chúng ta có thể hiểu đơn giản bản kê văn phòng phẩm và bảng liệt kê những sản phẩm văn phòng phẩm như: giấy, bút, đồ dùng văn phòng, kẹp ghim, sổ sách,… sử dụng trong doanh nghiệp với số lượng, chủng loại và mẫu mã, giá tiền cụ thể.
Khi có bảng kê văn phòng phẩm chi tiết sẽ được sử dụng làm căn cứ lập phiếu nhập kho, thanh toán, hạch toán,…. Tuy nhiên, bảng kê này không được khấu trừ vào thuế GTGT của doanh nghiệp.
Lợi ích của bảng kê văn phòng phẩm
Bảng kê khai văn phòng phẩm được các doanh nghiệp sử dụng phổ biến bởi những ưu điểm có thể kể đến như:
- Giải quyết công việc nhanh chóng.
- Dễ dàng trong việc quản lý số lượng sản phẩm và thanh toán.
- Thuận tiện cho quá trình làm việc giữa bên nhà cung cấp và khách hàng.
- Dễ dàng giải quyết các vấn đề phát sinh về sau.
Hướng dẫn lập bảng kê khai văn phòng phẩm chi tiết trên excel
Vậy lập bảng kê khai văn phòng phẩm như thế nào cho nhanh chóng và dễ dàng làm việc nhất? Cùng tìm hiểu qua những hướng dẫn sau đây của MINACO về cách lập bảng kê văn phòng phẩm trên excel nhé!
Chuẩn bị các mục thông tin
Bước đầu tiên, trước khi đi vào lập bảng kê chi tiết văn phòng phẩm bạn cần xác định được những thông tin về số lượng sản phẩm cần nhập vào, chủng loại, sản phẩm, mẫu mã và giá tiền của sản phẩm.
Tiến hành kê khai
Sau khi xác định được những thông tin bạn tiến hành kê khai vào bảng kê văn phòng phẩm trên bảng excel theo các bước như sau:
Bước 1: Ở phần đầu của trang tính bạn cần tạo các thông tin như tên đơn vị, bộ phận, địa chỉ, ngày tháng năm của bên mua hàng.
Bước 2: Điền thông tin bảng kê khai văn phòng phẩm.
- Tiếp theo, tại cột A đầu tiên bạn đặt tiêu đề “STT” và điền số thứ tự của danh mục các chủng loại sản phẩm cần kê khai.
- Tại cột B bạn liệt kê thông tin hàng văn phòng phẩm mà bạn đã mua, mỗi sản phẩm sẽ tương ứng với một hàng, bạn có thể đặt tiêu đề cho cột này “Danh mục sản phẩm”.
- Tại cột C bạn liệt kê “Địa chỉ mua hàng”
- Tiếp theo, bạn điền “ĐVT” của văn phòng phẩm (có thể là hộp, cái, tập, bịch, cuộn,….)
- Tại cột E bạn điền thông tin về “Số lượng” mua văn phòng phẩm này.
- Sau , bạn điền “Đơn giá” của sản phẩm tại cột F.
- Tiếp theo “Thành tiền” tại cột G, cách tính thành tiền của hàng văn phòng phẩm là bạn lấy cột “Đơn giá x Số lượng”
- Cuối cùng bạn để “Tổng chi phí” ở hàng phía cuối của bảng và tính tổng số tiền bằng hàm SUM=(cột giá trị đầu tiên;cột giá trị cuối cùng)
Bạn cũng nên để thêm một cột “Ghi chú” ở cột H để ghi chú lại nội dung nếu có.
Mẫu bảng kê văn phòng phẩm hoàn thiện tham khảo
Dưới đây là một số mẫu bảng kê văn phòng phẩm excel bạn có thể tham khảo:
Những lưu ý khi lập bảng kê văn phòng phẩm
Khi lập bảng kê văn phòng phẩm đối với những người mới chưa có chuyên môn khó có thể tránh khỏi những sai sót. Vì vậy, bạn có thể theo dõi những lưu ý sau để có thể tránh những lỗi khi lập bảng kê văn phòng phẩm nhé!
- Các cột về những thông tin như: tên danh sách văn phòng phẩm, địa chỉ mua hàng, số lượng và đơn giá nếu khi lập còn thừa bạn gạch 1 đường chéo từ trên xuống.
- Bảng kê mua hàng văn phòng phẩm do người mua lập nên lập 2 liên (có thể sử dụng giấy than viết in sang mặt sau hoặc in ra làm 2 biên giống nhau).
- Sau khi lập bảng kê xong, phải được kiểm tra kỹ càng và có chữ ký của cấp trên và kế toán trưởng (liên 1 được lưu lại và liên 2 được sử dụng làm thủ tục và ghi sổ).
- Nếu bảng kê có nhiều trang thì phải được đánh số liên tục và có dấu giáp lai.
- Bảng kê cuối cùng phải có đầy đủ chữ ký của những bên liên quan như: người bán hàng, người mua hàng, kế toán trưởng, cấp trên.
- Số bảng kê phải phù hợp với số liên hóa đơn và được lưu giữ lại cùng với hóa đơn để cơ quan có thẩm quyền kiểm tra, đối chiếu khi cần thiết.
- Hai bên bán và mua phải thực hiện quản lý và lưu trữ hóa đơn mua hàng kèm bảng kê theo đúng quy định của Pháp luật.
>>>> Có thể bạn quan tâm: Văn phòng phẩm giá sỉ uy tín tại Hà Nội
Trên đây là những thông tin mà văn phòng phẩm MINACO muốn gửi đến bạn về tất cả các thông tin về bảng kê chi tiết văn phòng phẩm cho doanh nghiệp. Mong rằng với những thông tin mà chúng tôi chia sẻ sẽ đem lại kiến thức thú vị dành cho bạn. Xin chân thành cảm ơn.
CÔNG TY TNHH ĐẦU TƯ & TM MINH NAM
Hotline: 0961 53 16 16
Email: info@minaco.vn
Địa chỉ: Số 22 phố Hạ Đình, Phường Thanh Xuân Trung, Quận Thanh Xuân, TP. Hà Nội
