Mẫu bảng kê văn phòng phẩm “chuẩn” & chi tiết nhất

Bảng kê văn phòng phẩm là nghiệp vụ cơ bản và quen thuộc trong các doanh nghiệp. Làm sao để có thể lập bảng kê văn phòng phẩm chi tiết cho doanh nghiệp một cách nhanh chóng, tối ưu và đầy đủ nhất. Bài viết dưới đây MINACO sẽ chia sẻ đến bạn Mẫu bảng kê văn phòng phẩm “chuẩn” & chi tiết nhất!

>>> Tham khảo: Những mẫu văn phòng phẩm cao cấp nhất cho công ty

Vậy bảng kê văn phòng phẩm là gì? Chúng ta có thể hiểu đơn giản bản kê văn phòng phẩm và bảng liệt kê những sản phẩm văn phòng phẩm như: giấy, bút, đồ dùng văn phòng, kẹp ghim, sổ sách,… khi mua, cấp phát hoặc sử dụng trong doanh nghiệp với số lượng, chủng loại và mẫu mã, giá tiền cụ thể.

Khi có bảng kê chi tiết văn phòng phẩm sẽ được sử dụng làm căn cứ lập phiếu nhập kho, thanh toán, hạch toán,…. Tuy nhiên, bảng kê này không được khấu trừ vào thuế GTGT của doanh nghiệp.

Cách nhanh và chính xác nhất để lập các Bảng kê chi tiết văn phòng phẩm là sử dụng các Mẫu bảng kê văn phòng phẩm đạt chuẩn có sẵn và tùy biến theo thực tế sử dụng của doanh nghiệp. Có nhiều loại mẫu bảng kê văn phòng phẩm, Minaco xin đề cập đến một số loại mẫu bảng kê chi tiết văn phòng phẩm như sau:

Mẫu Bảng kê mua văn phòng phẩm

Bảng kê mua văn phòng phẩm (hoặc còn gọi là bảng kê đặt hàng văn phòng phẩm) là một tài liệu được sử dụng trong quản lý và ghi nhận việc mua sắm các vật phẩm và dụng cụ văn phòng phẩm cho tổ chức hoặc công ty. Bảng kê này thường được sử dụng bởi bộ phận mua sắm hoặc quản lý vật phẩm văn phòng để theo dõi và kiểm soát việc mua sắm hàng hóa văn phòng phẩm.

Bảng kê mua văn phòng phẩm thường bao gồm các thông tin sau:

1. Thông tin về ngày và số phiếu đặt hàng: Ngày đặt hàng và số phiếu đặt hàng giúp xác định thời điểm và danh sách các mặt hàng được đặt mua.
2. Thông tin về nhà cung cấp: Tên và địa chỉ của nhà cung cấp cung cấp thông tin về nguồn cung ứng.
3. Danh sách sản phẩm: Một danh sách chi tiết các sản phẩm và dụng cụ văn phòng phẩm được đặt mua, bao gồm tên sản phẩm, số lượng, đơn vị tính, giá tiền và tổng cộng cho từng mặt hàng.
4. Tổng cộng: Tổng giá trị của các sản phẩm và dụng cụ văn phòng phẩm đã đặt mua.
5. Chữ ký xác nhận: Chữ ký của người đặt hàng hoặc người duyệt đơn hàng, thể hiện sự chấp thuận và xác nhận việc đặt hàng.

Gợi ý cho bạn: [Cập Nhật 2024] 5 Công Ty Văn Phòng Phẩm Lớn Nhất Hà Nội Giúp Tối Ưu Chi Phí Tới 20%

Mẫu Bảng kê cấp phát văn phòng phẩm:

Bảng kê cấp phát văn phòng phẩm là một tài liệu hoặc biểu mẫu được sử dụng để ghi nhận quá trình cấp phát các vật phẩm và dụng cụ văn phòng phẩm cho các thành viên hoặc các phòng ban trong tổ chức hoặc công ty. Mục đích của bảng kê cấp phát văn phòng phẩm là theo dõi việc sử dụng và quản lý các tài sản văn phòng phẩm, đồng thời giúp kiểm soát lượng tồn kho và đảm bảo tính minh bạch trong việc phân phối các vật phẩm này.

Thông thường, bảng kê cấp phát văn phòng phẩm sẽ bao gồm các thông tin sau:

1. Thông tin người nhận: Tên và thông tin liên hệ của người được cấp phát văn phòng phẩm.
2. Ngày cấp phát: Ngày mà việc cấp phát văn phòng phẩm được thực hiện.
3. Danh sách vật phẩm cấp phát: Chi tiết về các sản phẩm và dụng cụ văn phòng phẩm được cấp phát, bao gồm tên sản phẩm, số lượng, đơn vị tính, và chữ ký xác nhận từ người nhận.
4. Số lượng tồn kho còn lại: Số lượng tồn kho của mỗi mặt hàng sau khi cấp phát.
5. Chữ ký người cấp phát: Chữ ký của người thực hiện việc cấp phát văn phòng phẩm.
6. Chữ ký của người nhận: Chữ ký của người nhận văn phòng phẩm để xác nhận việc cấp phát và chịu trách nhiệm sử dụng tài sản này.

Mẫu Bảng kê hàng tồn văn phòng phẩm (hay Bảng kiểm kê văn phòng phẩm):

Bảng kê hàng tồn văn phòng phẩm (hoặc Bảng kiểm kê văn phòng phẩm) là một tài liệu hoặc biểu mẫu được sử dụng để ghi nhận thông tin về tồn kho và số lượng các vật phẩm và dụng cụ văn phòng phẩm có sẵn trong một văn phòng, kho hoặc phòng lưu trữ của tổ chức hoặc công ty tại một thời điểm cụ thể. Mục đích chính của bảng kê này là kiểm tra và quản lý số lượng và tình trạng của các tài sản văn phòng phẩm để đảm bảo tính chính xác trong việc sử dụng và tái cấp phát, cũng như xác định nhu cầu mua sắm thêm nếu cần.

Thông thường, bảng kê hàng tồn văn phòng phẩm sẽ bao gồm các thông tin sau:

1. Mã số hoặc tên của vật phẩm/dụng cụ: Đây là mã số hoặc tên gắn với từng loại văn phòng phẩm hoặc dụng cụ.
2. Số lượng tồn kho ban đầu: Số lượng của từng loại vật phẩm có sẵn trong kho hoặc văn phòng trước khi bắt đầu kiểm kê.
3. Số lượng còn lại sau kiểm kê: Số lượng thực tế của từng loại vật phẩm sau khi kiểm tra.
4. Số lượng thiếu hoặc hỏng: Nếu có, bảng kê này cũng thường ghi nhận số lượng vật phẩm bị thiếu hoặc hỏng sau kiểm kê.
5. Ngày kiểm kê: Thời điểm mà kiểm kê hàng tồn được thực hiện.
6. Người thực hiện kiểm kê: Tên của người hoặc đội kiểm kê chịu trách nhiệm thực hiện kiểm tra và ghi nhận thông tin.

Mẫu Bảng kê thanh toán văn phòng phẩm:

Bảng kê thanh toán văn phòng phẩm (Office Supplies Payment Voucher) là một tài liệu hoặc biểu mẫu được sử dụng để ghi nhận và xác minh việc thanh toán cho các đơn đặt hàng văn phòng phẩm. Mục đích chính của bảng kê này là theo dõi các khoản thanh toán đã thực hiện và đảm bảo tính chính xác trong việc ghi nhận chi tiêu liên quan đến văn phòng phẩm của tổ chức hoặc công ty.

Thông thường, bảng kê thanh toán văn phòng phẩm sẽ bao gồm các thông tin sau:

1. Thông tin về nhà cung cấp: Tên và địa chỉ của nhà cung cấp hoặc công ty cung cấp văn phòng phẩm.
2. Thông tin về đơn đặt hàng: Số đơn đặt hàng hoặc số phiếu đặt hàng liên quan đến các sản phẩm và dụng cụ văn phòng phẩm đã mua.
3. Danh sách sản phẩm và dịch vụ: Danh sách chi tiết về các mặt hàng và dịch vụ đã được mua, bao gồm tên sản phẩm, số lượng, đơn giá, và tổng cộng cho từng mặt hàng.
4. Tổng cộng: Tổng giá trị của các sản phẩm và dịch vụ đã mua, trước khi tính thuế và chi phí vận chuyển (nếu có).
5. Thuế và chi phí vận chuyển: Thông tin về các khoản thuế và chi phí vận chuyển nếu được áp dụng.
6. Tổng cộng cần thanh toán: Tổng số tiền cần thanh toán sau khi tính thuế và chi phí vận chuyển (nếu có).
7. Phương thức thanh toán: Phương thức thanh toán sẽ ghi nhận cách tổ chức hoặc công ty đã thanh toán, ví dụ như bằng tiền mặt, chuyển khoản ngân hàng, hoặc thẻ tín dụng.
8. Người xác nhận và chữ ký: Chữ ký của người xác nhận thông tin trên bảng kê và người duyệt thanh toán.

Bảng kê khai văn phòng phẩm được các doanh nghiệp sử dụng phổ biến bởi những ưu điểm có thể kể đến như:

• Giải quyết công việc nhanh chóng.
• Dễ dàng trong việc quản lý số lượng sản phẩm và thanh toán.
• Thuận tiện cho quá trình làm việc: trong nội bộ – giữa phòng quản lý vật tư và bộ phận sử dụng; với bên ngoài – giữa doanh nghiệp với đổi tác (hay nhà cung cấp). Dễ dàng giải quyết các vấn đề phát sinh về sau.

Vậy lập bảng kê khai văn phòng phẩm như thế nào cho nhanh chóng và dễ dàng làm việc nhất? Cùng tìm hiểu qua những hướng dẫn sau đây của MINACO về cách lập bảng kê và giá văn phòng phẩm bằng excel nhé!

Bước đầu tiên, trước khi đi vào lập bảng kê chi tiết văn phòng phẩm bạn cần xác định được những thông tin về số lượng sản phẩm cần nhập vào, chủng loại, tên sản phẩm, mẫu mã và giá tiền của sản phẩm.

Sau khi xác định được những thông tin bạn tiến hành kê khai vào bảng kê văn phòng phẩm trên bảng excel theo các bước như sau:

Bước 1: Ở phần đầu của trang tính bạn cần tạo các thông tin như tên đơn vị, bộ phận, địa chỉ, ngày tháng năm của bên mua hàng.

Bước 2: Điền thông tin bảng kê khai văn phòng phẩm (xem hình minh họa bên dưới)

• Tiếp theo, tại cột A đầu tiên bạn đặt tiêu đề “STT” và điền số thứ tự của danh mục các chủng loại sản phẩm cần kê khai.
• Tại cột B bạn liệt kê thông tin hàng văn phòng phẩm mà bạn đã mua, mỗi sản phẩm sẽ tương ứng với một hàng, bạn có thể đặt tiêu đề cho cột này “Danh mục sản phẩm”.
• Tại cột C bạn liệt kê “Địa chỉ mua hàng”
• Tiếp theo, bạn điền “ĐVT” của văn phòng phẩm (có thể là hộp, cái, tập, bịch, cuộn,….)
• Tại cột E bạn điền thông tin về “Số lượng” mua văn phòng phẩm này.
• Sau , bạn điền “Đơn giá” của sản phẩm tại cột F.
• Tiếp theo “Thành tiền” tại cột G, cách tính thành tiền của hàng văn phòng phẩm là bạn lấy cột “Đơn giá x Số lượng”
• Cuối cùng bạn để “Tổng chi phí” ở hàng phía cuối của bảng và tính tổng số tiền bằng hàm SUM=(cột giá trị đầu tiên;cột giá trị cuối cùng)

Bạn cũng nên để thêm một cột “Ghi chú” ở cột H để ghi chú lại nội dung nếu có.

Dưới đây là một số mẫu bảng kê văn phòng phẩm excel bạn có thể tham khảo:

Những lưu ý khi lập bảng kê văn phòng phẩm

Khi lập bảng kê văn phòng phẩm đối với những người mới chưa có chuyên môn khó có thể tránh khỏi những sai sót. Vì vậy, bạn có thể theo dõi những lưu ý sau để có thể tránh những lỗi khi lập bảng kê văn phòng phẩm nhé!

• Các cột về những thông tin như: tên danh sách văn phòng phẩm, địa chỉ mua hàng, số lượng và đơn giá nếu khi lập còn thừa bạn gạch 1 đường chéo từ trên xuống.
• Bảng kê mua hàng văn phòng phẩm do người mua lập nên lập 2 liên (có thể sử dụng giấy than viết in sang mặt sau hoặc in ra làm 2 biên giống nhau).
• Sau khi lập bảng kê xong, phải được kiểm tra kỹ càng và có chữ ký của cấp trên và kế toán trưởng (liên 1 được lưu lại và liên 2 được sử dụng làm thủ tục và ghi sổ).
• Nếu bảng kê có nhiều trang thì phải được đánh số liên tục và có dấu giáp lai. 
• Bảng kê cuối cùng phải có đầy đủ chữ ký của những bên liên quan như: người bán hàng, người mua hàng, kế toán trưởng, cấp trên.
• Số bảng kê phải phù hợp với số liên hóa đơn và được lưu giữ lại cùng với hóa đơn để cơ quan có thẩm quyền kiểm tra, đối chiếu khi cần thiết.
• Hai bên bán và mua phải thực hiện quản lý và lưu trữ hóa đơn mua hàng kèm bảng kê theo đúng quy định của Pháp luật.

>>>> Có thể bạn quan tâm: Văn phòng phẩm giá sỉ uy tín tại Hà Nội

Trên đây là những thông tin mà văn phòng phẩm MINACO muốn gửi đến bạn về tất cả các thông tin về bảng kê chi tiết văn phòng phẩm cho doanh nghiệp. Mong rằng với những thông tin mà chúng tôi chia sẻ sẽ đem lại kiến thức thú vị dành cho bạn. Xin chân thành cảm ơn.

CÔNG TY TNHH ĐẦU TƯ & TM MINH NAM

Hotline: 0961 53 16 16

Email: info@minaco.vn

Địa chỉ: Số 15A phố Hạ Đình, Phường Thanh Xuân Trung, Quận Thanh Xuân, TP. Hà Nội