Văn phòng ảo (Virtual Office) là mô hình dịch vụ cho thuê văn phòng phát triển mạnh mẽ trong mảng cho thuê văn phòng hiện nay. Văn phòng ảo được xem như “vị cứu tinh” của các doanh nghiệp nhỏ, các startup cũng như các chi nhánh văn phòng trong bài toán tiết kiệm chi phí, nhân lực và vị trí đặt văn phòng đẹp. Vậy văn phòng ảo là gì? Văn phòng ảo có những ưu nhược điểm gì? Có nên thuê văn phòng ảo hay không? Bài viết dưới đây Minaco sẽ giúp bạn giải đáp những thắc mắc trên về dịch vụ văn phòng ảo.
Văn phòng ảo là gì?
Văn phòng ảo là một hình thức cho thuê văn phòng đại diện mà trong đó tất cả các thông tin giao dịch đều được chuyển hướng về phòng giao dịch thực tế của doanh nghiệp. Văn phòng ảo cung cho cho doanh nghiệp một địa chỉ kinh doanh thực và các dịch vụ liên quan đến văn phòng mà không phải thuê nhân viên hành chính hay địa điểm dài hạn.
Đây được coi là địa điểm trao đổi giấy tờ, gặp gỡ đối tác công ty hay địa điểm đảm bảo yêu cầu về mặt pháp lý cho công ty. Hiểu đơn giản hơn, văn phòng ảo là hình thức cho thuê địa điểm để đăng ký kinh doanh, do đó chi phí thuê văn phòng ảo rất thấp so với các hình thức thuê văn phòng thông thường.
Ưu nhược điểm của văn phòng ảo
Kể từ khi văn phòng ảo ra đời, văn phòng ảo đã giải quyết được những vấn đề nhất định liên quan đến việc thuê văn phòng sử dụng. Tuy nhiên, văn phòng ảo cũng có nhiều những hạn chế mà doanh nghiệp vẫn thường gặp phải. Dưới đây là một số những ưu điểm và nhược điểm nổi bật khi thuê văn phòng ảo.
Ưu điểm của văn phòng ảo
Sở hữu địa điểm kinh doanh đẳng cấp với chi phí thuê mặt bằng cực thấp
Theo giá thuê trung bình của văn phòng truyền thống hiện nay, thuê văn phòng ảo giúp doanh nghiệp tiết kiệm tối ưu chi phí lên đến 90% chi phí so với thuê văn phòng truyền thống và tăng hiệu suất lao động lên rất nhiều lần. Không những vậy, thuê văn phòng ảo còn giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí thiết bị văn phòng, chi phí vận hành và chi phí quản lý tòa nhà. Doanh nghiệp vẫn có thể hẹn gặp khách hàng tại địa chỉ thuê kinh doanh và tiến hành giao dịch chuyên nghiệp.
Tối ưu chi phí vận hành – Sử dụng dịch vụ linh hoạt
Đối với những doanh nghiệp sử dụng dịch vụ thuê văn phòng truyền thống, hàng tháng doanh nghiệp phải chi trả rất nhiều các chi phí vận hành doanh nghiệp như: chi phí dịch vụ (bao gồm bảo an, vệ sinh, lễ tân, …), thuế VAT, chi phí phát sinh thêm,… Tuy nhiên, đối với loại hình thuê văn phòng ảo, những chi phí vận hành sẽ giảm xuống tối thiểu.
Các dịch vụ tiện ích của văn phòng ảo sẽ giúp doanh nghiệp có một địa chỉ kinh doanh chuyên nghiệp để đón tiếp đối tác. Bên cho thuê văn phòng ảo sẽ cung cấp đầy đủ nội thất văn phòng, đồ dùng văn phòng phẩm, thiết bị văn phòng đầy đủ như một văn phòng truyền thống. Khi sử dụng văn phòng ảo, dù doanh nghiệp không trực tiếp làm việc tại địa chỉ kinh doanh nhưng vẫn có bộ phận lễ tân chuyên nghiệp tiếp nhận và xử lý thông tin. Bưu phẩm, giấy tờ sẽ được bộ phận lễ tân xử lý và gửi đến địa chỉ doanh nghiệp đăng ký. Doanh nghiệp không cần lo lắng về vấn đề hồ sơ, hợp đồng gửi đến nhưng không nhận được.
Tham khảo: LÀM MỚI VĂN PHÒNG VỚI NHỮNG VĂN PHÒNG PHẨM CHO CÔNG TY ẤN TƯỢNG
Văn phòng chuyên nghiệp – Giấy tờ hợp pháp
Chuyên gia kinh tế Đinh Thế Hiển cho rằng: “Theo luật Doanh nghiệp thì không có bất kỳ quy định bắt buộc địa chỉ kinh doanh phải là nơi làm việc và phải có diện tích bao nhiêu mét vuông. Đồng thời đến thời điểm này không có nghị định nào cấm doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ văn phòng ảo. Nghĩa là nghị định này vẫn kinh doanh bình thường và không trái pháp luật.”
Ông Nguyễn Đình Cung – Trưởng ban Nghiên cứu chính sách kinh tế vĩ mô, Viện nghiên cứu quản lý kinh tế trung ương: “Dù “Văn phòng thật” hay “Văn phòng ảo” thì một pháp nhân vẫn còn có con người là thật! Ai là người đại diện pháp luật? Ai chịu trách nhiệm về hoạt động của doanh nghiệp? Cơ quan quản lý tìm cách quản lý con người đấy chứ? Việc phát sinh các mô hình mới là tiến triển của một xã hội hiện đại.”
Căn cứ tại Điều 42 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định như sau:
“Điều 42. Trụ sở chính của doanh nghiệp
Trụ sở chính của doanh nghiệp đặt trên lãnh thổ Việt Nam, là địa chỉ liên lạc của doanh nghiệp và được xác định theo địa giới đơn vị hành chính; có số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có).”
Vậy việc thuê Văn phòng ảo được xem là việc doanh nghiệp thuê địa chỉ có thật để đăng ký giấy phép kinh doanh và thực hiện hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp mà trong đó, doanh nghiệp bạn vẫn đáp ứng đầy đủ các thủ tục hợp lý của một công ty ( nghĩa là vẫn có người đại diện pháp lý, có đơn vị hành chính, có số điện thoại, có thư fax và thư điện tử) vì thế mà đây là một hình thức hợp pháp với pháp luật.
Thực tế hiện nay, pháp luật không có nội dung quy định cụ thể trường hợp doanh nghiệp cấm thuê “văn phòng ảo” làm trụ sở kinh doanh và cũng không có quy định pháp lý nào điều chỉnh cũng như cơ chế xử lý vấn đề này. Vì vậy doanh nghiệp cần cân nhắc trước khi sử dụng dịch vụ văn phòng ảo vì hình thức dịch vụ này không được pháp luật bảo hộ.
Nhược điểm của văn phòng ảo
Không có không gian riêng và thiếu sự bảo mật
Trong một địa chỉ khi bạn thuê văn phòng ảo sẽ có rất nhiều doanh nghiệp khác cùng thuê địa chỉ văn phòng giống doanh nghiệp của bạn. Điều này rất phiền toái và gây mất đi không gian riêng cũng như sự bảo mật cao trong công việc. Trong một không gian nhỏ có nhiều doanh nghiệp được ngăn cách với nhau bằng những bức tường mỏng sẽ rất dễ lộ thông tin. Việc sử dụng chung máy photocopy, máy fax, máy scan,… cũng rất dễ rò rỉ thông tin thương nghiệp ra bên ngoài. Không kể có những trường hợp hẹn hoặc báo nhầm giờ sử dụng phòng họp cũng ảnh hưởng đến hiệu quả công việc của doanh nghiệp.
Không thể hiện được văn hóa doanh nghiệp
Mỗi doanh nghiệp sẽ có một văn hóa riêng và cách thể hiện văn hóa doanh nghiệp khác nhau thông qua môi trường làm việc, phong cách bài trí, phong cách công việc hàng ngày. Thuê văn phòng ảo dẫn đến việc thể hiện văn hóa doanh nghiệp bị hạn chế và không thể hiện được ra bên ngoài. Doanh nghiệp sẽ thiếu sự định hình và tính chuyên nghiệp cần có.
Doanh nghiệp có nên thuê văn phòng ảo hay không?
Trong tương lai, xu hướng làm việc từ xa là xu hướng tất yếu của sự chuyển đổi công nghệ thời kỳ 4.0. Vậy doanh nghiệp có nên hay không sử dụng dịch vụ thuê văn phòng ảo? Từ những thông tin trên trên chúng ta có thể thấy những lợi ích và mặt hạn chế của việc thuê văn phòng ảo và rút ra những kết luận về việc nên hay không nên thuê văn phòng ảo sử dụng cho doanh nghiệp.
Đối với những doanh nghiệp nhỏ, những startup mới định hình và phát triển, việc sử dụng văn phòng ảo là một trong những sự lựa chọn tuyệt vời dành cho doanh nghiệp. Những doanh nghiệp trên mới hoặc đang trong giai đoạn phát triển, vẫn còn gặp rất nhiều khó khăn trong kinh tế, vì vậy sử dụng văn phòng ảo có thể tiết kiệm tối đa chi phí vận hành, giảm thiểu các chi phí cần thiết và tạo dựng được sự hiện đại và chuyên nghiệp của doanh nghiệp. Với những doanh nghiệp đã định hình, doanh nghiệp lớn thì thuê văn phòng truyền thống sẽ là sự lựa chọn hợp lý hơn dành cho doanh nghiệp.
Trên đây là những thông tin mà văn phòng phẩm MINACO đã giải đáp những thắc mắc về: Văn phòng ảo là gì? Ưu nhược điểm của văn phòng ảo? Có nên thuê văn phòng ảo hay không?. Mong rằng với những thông tin mà chúng tôi chia sẻ sẽ đem lại kiến thức thú vị dành cho bạn. Nếu quý khách quan tâm đến báo giá văn phòng phẩm dành cho doanh nghiệp, hãy liên hệ thông tin dưới đây để được tư vấn báo giá dành cho doanh nghiệp. Xin chân thành cảm ơn.
CÔNG TY TNHH ĐẦU TƯ & TM MINH NAM
Gửi form yêu cầu báo giá: tại đây
Hotline: 0961 53 16 16
Email: info@minaco.vnĐịa chỉ: Số 15A phố Hạ Đình, Phường Thanh Xuân Trung, Quận Thanh Xuân, TP. Hà Nội
