Sử dụng giấy note hiệu quả hơn nhờ phương pháp Zettelkasten

Vì sao việc sử dụng giấy note chưa thể giúp bạn ghi nhớ lâu hơn và hỗ trợ cải thiện công việc, học tập của bạn, vậy đó là do bạn chưa biết và áp dụng phương pháp sử dụng giấy note Zettel Kasten. Phương pháp này sẽ giúp quá trình lưu trú, học tập bằng giấy note trở nên hiệu quả hơn rất nhiều, và hiệu quả như thế nào thì ngay sau đây hãy cùng Minaco bật mí cho bạn nhé!

Phương pháp Zettel Kasten hay còn gọi là phương pháp “hộp ghi chú” là một phương pháp sáng tạo và hiệu quả để tổ chức và quản lý kiến thức, ý tưởng và thông tin bằng cách sử dụng các giấy note. Được phát triển bởi nhà triết học người Đức Niklas Luhmann, phương pháp này đặt trọng điểm vào việc tạo ra các “Zettel” – tờ giấy note nhỏ – để ghi lại và liên kết thông tin một cách có tổ chức.

Để hiểu rõ hơn về điểm mấu chốt dẫn đến sự hiệu quả của phương pháp “hộp ghi chú” này chúng ta có thể giải thích bởi hai đặc điểm của phương pháp đó là tính nguyên tử và tính liên kết. 

Để giải thích cho đặc điểm này ta có thể dựa vào khái niệm của nguyên tử là đơn vị vật chất, cấu tạo nên vật chất, tương tự áp dụng vào phương pháp “hộp ghi chú” ta có thể hiểu đó là 1 tờ ghi chú (mẩu giấy) sẽ chỉ chứa 1 và duy nhất một ý chính 

Lý do vì sao?

Theo Luhmann, nếu như một ghi chú chỉ mang trong nó một ý tưởng, thì chúng ta sẽ dễ dàng liên kết chúng với nhau hơn. Giả sử một ghi chú A mang ý tưởng “thương hiệu” ghi chú B mang trong mình tới 2 ý tưởng B1 là “văn phòng phẩm” và ý tưởng B2 là “xây dựng văn hóa doanh nghiệp”, vậy thì khi chúng ta kết nối A tới B, thì chúng ta đang kết nối A với B1 hay là với B2?

Nếu các note không thể liên kết với nhau là đi ngược lại với bản chất của Zettelkasten. Khi đọc note A, chúng ta thấy được kết nối sang B, nhưng sang B chúng ta không biết là B1 hay B2 mới là ý tưởng mở rộng của A, và do đó, nguồn suy nghĩ bị cắt đứt ở đây.

Trên cơ sở mỗi mẫu giấy chứa một ý chính đó, ta sẽ tư duy liên kết chúng lại và tạo thành một mạng lưới thông tin với mỗi mắt xích là liên kết của 2 ý chính duy nhất, từ đó tạo nên cấu trúc logic, chắc chắn.

Ví dụ:

• Ý tưởng: Cải thiện vật tư văn phòng giúp cải thiện chất lượng công việc
• Chủ đề: Năng suất công việc

Như bạn có thể thấy, ý tưởng là sự chi tiết, chủ đề là sự khái quát. Một chủ đề có thể có nhiều ý tưởng, nhưng những ý tưởng đó có thể chẳng hề liên quan gì tới nhau. Ví dụ:

• Chủ đề: Năng suất công việc
• Ý tưởng: Môi trường làm việc tốt tạo sự vui vẻ cho nhân viên

Như bạn có thể thấy, hai ý tưởng “Cải thiện vật tư văn phòng giúp cải thiện chất lượng công việc” và “Môi trường làm việc tốt tạo sự vui vẻ cho nhân viên” chẳng liên quan gì tới nhau cả. Do vậy, nếu chúng ta liên kết hai cái note này dựa trên một cái tag chung “#năng_suất_công_việc” thì có muốn chúng ta cũng chẳng thể nào liên hệ được chúng với nhau.

TUY NHIÊN, nếu bạn tìm cách liên hệ chúng dựa vào ý tưởng thì sẽ khác:

• Ý tưởng 1: Môi trường làm việc tốt tạo sự vui vẻ cho nhân viên
• Ý tưởng 1a (liên quan tới 1): Sự vui vẻ sẽ kích thích tinh thần và tạo động lực làm việc
• Ý tưởng 1a1 (liên quan tới 1a): Có động lực làm việc thì chất lượng công việc sẽ được cải thiện.

Lúc này đây ta sẽ có sự liên kết giữa hai ý tưởng: Cải thiện vật tư văn phòng và Tạo động lực làm việc (từ việc tạo môi trường khiến cho nhân viên vui vẻ) đều giúp cải thiện chất lượng công việc.

Bằng cách sử dụng hai đặc điểm quan trọng đã được đề cập, đó là tính nguyên tử và tính liên kết, phương pháp Zettel Kasten đã tạo nên một loạt thuận lợi vượt trội, đảm bảo rằng quá trình lưu trữ và ghi nhớ thông tin trở nên hiệu quả hơn và mang lại những lợi ích thiết thực cho người sử dụng.

Việc tách nhỏ thông tin thành các mẩu giấy note mang tính nguyên tử giúp bạn đảm bảo mỗi ý tưởng, thông tin hoặc khái niệm đều được ghi lại một cách rõ ràng và đơn giản. Từ việc đánh dấu một điểm quan trọng trong một bài giảng cho đến việc ghi chép một ý tưởng từ một tài liệu, mỗi “Zettel” trở thành một thực thể riêng biệt, dễ dàng quản lý và tra cứu.

Thêm vào đó, một lưu ý trong quá trình ghi chép, hãy ghi chép lại kiến thức, ý tưởng mới ngay trong 2 tiếng sau ghi nảy ra.

Khả năng liên kết giữa các “Zettel” chính là một trong những điểm mạnh của Phương pháp Zettel Kasten. Bằng cách tạo mối quan hệ giữa các ý tưởng thông qua các mối quan hệ logic hoặc tương quan ý tưởng, bạn xây dựng một mạng lưới thông tin có cấu trúc logic. 

Điều này giúp bạn thấy rõ sự tương quan và mối liên hệ giữa các thông tin khác nhau, đồng thời tạo ra một cấu trúc logic cho kiến thức mà bạn có thể dễ dàng theo dõi và tìm hiểu.

Việc sử dụng phương pháp Zettel Kasten khuyến khích bạn tham gia vào quá trình tư duy sáng tạo và phân tích sâu hơn về các vấn đề. Khi bạn tạo ra các “Zettel” riêng cho mỗi ý tưởng hoặc thông tin, bạn không chỉ đơn thuần là ghi chép, mà còn là một quá trình tư duy và hiểu biết sâu hơn về nội dung.

Liên kết giữa các “Zettel” càng tạo thêm cơ hội khám phá mối liên quan và mở ra cửa sổ tư duy sáng tạo.

Một trong những lợi ích quan trọng khác của Phương pháp Zettel Kasten là khả năng tìm kiếm thông tin dễ dàng và tiếp cận nhanh chóng. Khi bạn cần tra cứu thông tin cụ thể, việc duyệt qua các “Zettel” đã tổ chức và liên kết sẽ giúp bạn nhanh chóng thu thập những thông tin mình cần

Để tìm hiểu thêm về phương pháp này, bạn có thể đọc thêm về cuốn sách How to take smart notes của tác giả Sönke Ahrens. Tác giả Sönke Ahrens đã trình bày một hướng dẫn chi tiết và thực tế về cách sử dụng phương pháp này để tối ưu hóa quá trình ghi chép và quản lý thông tin.

Ngoài việc áp dụng Phương pháp Zettel Kasten để tối ưu hóa việc sử dụng giấy note hàng ngày, bạn cũng có thể mở rộng các đặc điểm và bản chất của phương pháp này vào các khía cạnh khác trong đời sống văn phòng, đi làm và học tập.

• Ứng dụng vào sắp xếp tài liệu:

Một cách cụ thể, bạn có thể áp dụng tri thức từ Phương pháp Zettel Kasten vào việc sắp xếp các tài liệu trong máy tính hoặc văn phòng của mình. Thay vì để các tài liệu phân tán và không có cấu trúc, bạn có thể tạo ra các “Zettel” ứng với từng tài liệu hoặc dự án cụ thể. 

Sau đó, bạn có thể liên kết chúng lại với nhau dựa trên mối quan hệ logic hoặc mục tiêu chung. Điều này giúp bạn tạo ra một hệ thống quản lý tài liệu có cấu trúc, giúp dễ dàng tìm kiếm và truy cập thông tin khi cần.

• Lên kế hoạch, lộ trình học tập và phát triển: 

Hơn hết, việc áp dụng nguyên tắc của Phương pháp Zettel Kasten có thể mở ra một loạt cơ hội khám phá và tối ưu hóa trong cả công việc và cuộc sống hàng ngày. 

Chẳng hạn, khi bạn tập trung sắp xếp các nhiệm vụ trong công việc, bạn có thể tạo ra sự liên kết giữa các nhiệm vụ bổ trợ cho nhau, hình thành một mạng lưới thông tin dẫn đến lộ trình phát triển hiệu quả nhất. Điều này thúc đẩy sự phát triển chặt chẽ hơn và đem lại hiệu quả đáng kể trong việc hoàn thành công việc.

Nhìn chung, Phương pháp Zettel Kasten là một phương pháp tuyệt vời giúp bạn sử dụng giấy note một cách hiệu quả, thêm vào đó mở ra cánh cửa cho sự tổ chức thông tin, tư duy sáng tạo, và khám phá sâu hơn về các khía cạnh khác nhau trong công việc và học tập. Bằng cách tận dụng tính nguyên tử và tính liên kết của phương pháp, bạn có thể xây dựng một hệ thống thông tin mạch lạc và thông minh, đồng thời tăng cường khả năng tìm kiếm và tiếp cận thông tin cần thiết.

Trên đây, Minaco – văn phòng phẩm ở Hà Nội đã cùng các bạn tìm hiểu về phương pháp Zettel Kasten. Mong rằng, những thông tin vừa rồi đem lại sự hữu ích cho bạn. Hiện tại Minaco đang có các mặt hàng giấy note và các mặt hàng văn phòng phẩm chất lượng khác, sẵn sàng cung cấp cho doanh nghiệp bạn nhanh chóng, tận tay. 

CÔNG TY TNHH ĐẦU TƯ & TM MINH NAM

Gửi form yêu cầu báo giá: tại đây

Hotline: 0961 53 16 16

Email: info@minaco.vn

Địa chỉ: Số 15A phố Hạ Đình, Phường Thanh Xuân Trung, Quận Thanh Xuân, TP. Hà Nội