Quy trình và hướng dẫn xây dựng KPI – chỉ số đánh giá thực hiện công việc

1. Tại sao nên sử dụng KPI trong đánh giá thực hiện công việc?

Việc sử dụng KPI trong đánh giá thực hiện công việc nhằm mục đích:

• Đảm bảo người lao động thực hiện đúng các trách nhiệm trong bản mô tả công việc của từng vị trí chức danh cụ thể.
• Các chỉ số đánh giá mang tính định lượng cao, có thể đo lường cụ thể nên nâng cao hiệu quả của đánh giá thực hiện công việc.
• Giúp việc đánh giá thực hiện công việc trở nên minh bạch, rõ ràng, cụ thể và hiệu quả hơn.

KPI có thể là cách rất nhanh cho thấy thành quả hiện thời của một mục đích hoặc một mục tiêu chiến lược của tổ chức. Các quyết định được thực hiện nhanh hơn khi có những đo lường nhận thấy được và chính xác đi kèm.

Bên cạnh đó, KPI có thể giúp công tác quản lý nhận biết thành quả của tổ chức, phòng ban hay một nhân viên nào đó để khuyến khích và tạo động lực cho nhân viên. KPI đưa ra các chỉ tiêu có thể đo lường được, từ đó, việc đánh giá thực hiện công việc sẽ cụ thể và dễ dàng hơn mà ít có kiến nghị hay bất đồng.

2. Quy trình và hướng dẫn xây dựng KPI cho một chức danh hay bộ phận công việc

Bước 1: Xây dựng bản đồ chiến lược

Những chỉ số hiệu suất chính hiệu quả là những chỉ số liên kết trực tiếp tới chiến lược của tổ chức. Do đó, bước đầu tiên là phải xác định được chiến lược đó là gì, xây dựng chiến lược của công ty.

Ngày nay, có rất nhiều công ty hàng đầu sử dụng các công cụ như Strategy map (bản đồ chiến lược) hay bản đồ tạo giá trị để có thể đưa ra hướng hành động hiệu quả. Mục đích là giúp đạt được các tuyên bố về giá trị (phân phối đầu ra) và giúp cho việc xây dựng chiến lược, quản trị chiến lược hay quản lý kinh doanh đạt hiệu quả tốt.

Bước 2: Xác định bộ phận/người xây dựng KPI

Vậy bộ phận/phòng/ban nào sẽ xây dựng KPI? Có thể là các bộ phận/phòng/ban chức năng trực tiếp xây dựng hệ thống KPI cho các vị trí chức danh dựa trên sự hướng dẫn, trợ giúp về mặt phương pháp của người có chuyên môn.

Người xây dựng KPI thường là trưởng bộ phận/phòng/ban – người hiểu rõ và tổng quan nhất về các nhiệm vụ, yêu cầu của các vị trí chức danh trong bộ phận đó. Trong trường hợp bộ phận/phòng/ban quá lớn, việc xây dựng KPI nên được đảm nhận bởi các quản lý cấp thấp hơn.

Bước 3: Xây dựng các câu hỏi về hiệu suất chính (KPQ – Key Performance Question)

Để thu hẹp danh sách các chỉ số đo lường, đưa ra các KPQ là một giải pháp nên có. Hiểu đơn giản, để có câu trả lời, bạn nên bắt đầu bằng câu hỏi. Nếu không có câu hỏi nào cần trả lời thì không cần đo lường.

Lời khuyên để đề ra các KPQ hiệu quả:

• Đảm bảo chúng liên quan mật thiết đến doanh nghiệp: Rất nhiều công ty đã phạm sai lầm khi sử dụng lại KPQ và cuối cùng lại rút ra KPI từ những công ty khác. Tuy vậy, mỗi doanh nghiệp là duy nhất và việc xác định điều gì là quan trọng nhất đối với tiêu chí công ty là điều cần thiết.
• Kết nối nhiều người hơn: Bằng cách cho phép nhân viên và các bên liên quan tham gia vào việc đưa ra ý kiến, các doanh nghiệp có thể đảm bảo tính thích đáng và nhất quán. Cả KPQ và KPI đều phục vụ cho việc điều hướng mọi người đi theo hướng đi nhất định. Vì vậy, càng nhiều người hiểu và đồng tình với những câu hỏi thì càng tốt.

• Sử dụng những câu hỏi mở: Bởi vì KPQ cung cấp bối cảnh cho KPI đưa ra câu trả lời nên chúng phải được xây dựng dựa trên hình thức câu hỏi mở để gợi lên suy nghĩ, giải thích và thảo luận. Đôi khi, người ta quên mất mục đích của việc đo lường là cuối cùng có thể cải thiện hiệu quả và quản trị kinh doanh hiệu quả. Những câu hỏi Có/Không là chưa đủ.
• Đảm bảo tính chính xác của KPQ: Với từng tác nhân thúc đẩy giá trị, phải có từ 1 đến 2 KPQ để tránh trường hợp đo lường không có mục tiêu. Câu hỏi phải ngắn gọn, không dùng thuật ngữ và rõ ràng.
• Tập trung vào hiện tại và tương lai của tổ chức: KPQ dẫn dắt chúng ta đến tương lai để bắt đầu cải tiến. Việc đưa ra những câu hỏi như “chúng ta đã làm được việc XYZ chưa” là không nên. Thay vào đó, các KPQ nên là “chúng ta đã thực hiện việc XYZ tốt như thế nào?”

• Sàng lọc KPQ trong quá trình sử dụng: Khi KPQ hình thành, câu trả lời cần được sử dụng để đánh giá sự hiệu quả của chỉ số KPI. Qua việc trả lời những câu hỏi đó, chúng ta sẽ đưa ra quyết định sáng suốt hơn. Các doanh nghiệp cần phải điều chỉnh KPQ để đảm bảo tính phù hợp qua thời gian.
• Sau khi xem xét các chỉ số hiệu suất chính có mối quan hệ như thế nào đến các mục tiêu kinh doanh và việc lập chiến lược kinh doanh cho doanh nghiệp. Chúng ta sẽ phải viết các chỉ số hiệu suất chính KPI theo mẫu thiết kế.

Bước 4: Xác định các KRAs – Keys Result Area của bộ phận (chức năng/nhiệm vụ của phòng)

Mỗi bộ phận trong tổ chức có những chức năng, nhiệm vụ đặc trưng của bộ phận/phòng/ban. Hệ thống các KPI được xây dựng phải thể hiện, gắn liền với đặc trưng, chức năng hoặc nhiệm vụ của bộ phận.

Bước 5: Xác định vị trí chức danh và trách nhiệm chính của vị trí chức danh

Với mỗi vị trí chức danh, người xây dựng KPI cần chỉ ra một số trách nhiệm chính mà người đảm nhận vị trí công việc này phải thực hiện. Các trách nhiệm chính là cơ sở để xây dựng hệ thống chỉ số KPI nên cần phải rõ ràng, cụ thể và có thể thực hiện được.

Bước 6: Xác định các chỉ số KPI và thu thập dữ liệu

Đây là một khía cạnh mang tính kỹ thuật hơn trong việc xây dựng KPI. Các doanh nghiệp nên đánh giá cẩn thận thế mạnh và điểm yếu của các công cụ đo lường khác nhau. Sau đó, chọn ra loại nào thích hợp nhất.

Các khía cạnh được xem xét như phương thức thu thập dữ liệu, nguồn dữ liệu, công thức/thang điểm, tần suất, …

Bước 7: Xác định mức độ điểm số cho các kết quả đạt được và ngưỡng mục tiêu/hiệu quả kinh doanh

Lý do quan trọng nhất đằng sau sự tồn tại của KPI là dẫn dắt doanh nghiệp đạt được các mục tiêu kinh doanh và chiến lược đề ra. Vì vậy, không thể cứ đơn giản xác định bạn muốn đo lường cái gì hay đo như thế nào. Hay làm thế nào để thu thập các chỉ số hiệu suất mà không nói gì đến mục đích cuối cùng của bạn.

Bước 8: Liên kết giữa kết quả đánh giá KPI và lương thưởng

Với mỗi khung điểm số cụ thể người xây dựng KPIs sẽ xác định mối liên hệ giữa kết quả đánh giá và các mức đãi ngộ cụ thể.

Tùy thuộc vào từng bộ phận chức danh, lĩnh vực hoạt động… mà các nhà quản lý thực hiện việc xây dựng KPIs linh hoạt trong các bước. Hoặc các chuyên gia tư vấn có kinh nghiệm kết hợp với nhân viên để chỉ tiêu đưa vào sử dụng phát huy hiệu quả cao và phù hợp với mục tiêu quản lý chung của Công ty, đặc biệt là mục tiêu trong quản lý nhân sự.

Nguồn: Kinhcan

Lời kết,

Trên đây là hướng dẫn là quy trình xây dựng hệ thống KPI trong doanh nghiệp. Để xây dựng KPI, cần có sự quyết tâm của toàn tổ chức và phối hợp của các thành viên. Nếu thắc mắc về KPI, đừng quên để lại ý kiến, câu hỏi ở phần bình luận để cùng Minaco thảo luận nhé!

• Cách làm KPI (1): Biểu mẫu, quy trình xây dựng KPI đơn giản
• Sai lầm nên tránh khi xây dựng KPI và ứng dụng BSC