Cách Tối Ưu Không Gian Làm Việc Với File Đựng Tài Liệu Văn Phòng

Đối với những công việc văn phòng chắc hẳn chúng ta cần sử dụng đến nhiều loại tài liệu khác nhau. Để có thể sắp xếp được tài liệu một cách hiệu quả, file đựng tài liệu văn phòng ra đời “giải cứu” đống tài liệu của bạn. Vậy chúng ta nên lựa chọn loại file đựng tài liệu văn phòng nào, phải sử dụng sao cho hiệu quả? Hãy cùng theo dõi bài viết dưới đây của Minaco để biết được 3 bước tối ưu không gian làm việc của bạn nhé! 

Có rất nhiều loại file đựng tài liệu văn phòng phổ biến thông dụng hiện nay. Tuy nhiên, càng nhiều loại file chúng ta thường khó có thể phân biệt được những loại file đựng khác nhau khi mua và sử dụng. Vậy nên, người ta đã chia ra làm 5 loại file khác nhau như sau:

File nhiều ngăn thường được sử dụng nhiều nhất trong các loại file đựng tài liệu văn phòng. File nhiều ngăn không chỉ giúp cho các loại tài liệu được phân chia gọn gàng, ngăn nắp, còn giúp cho người sử dụng có thể sắp xếp tài liệu một cách khoa học, thông minh.

Một số loại file nhiều ngăn thường được sử dụng như:

• Kệ khay đựng tài liệu nhiều ngăn
• File nan nhiều ngăn 
• Cặp chun nhiều ngăn

File lá là dạng file được sắp xếp như những cuốn sổ lớn nhiều ngăn, mỗi lá sẽ đựng được một số khoảng tài liệu tối đa ( tùy theo thiết kế của từng hãng). Bên trong một file lá sẽ được chia thành nhiều lá khác nhau, dễ sử dụng và thuận tiện cho người sử dụng có thể phân loại tài liệu khoa học. 

Ngoài công dụng chính là lưu trữ tài liệu, file lá còn giúp giữ cho tài liệu luôn bằng phẳng, không bị lẫn, rơi hay ố vàng. Giúp thời gian bảo quản tài liệu sẽ được lâu và bền hơn.

Tùy theo nhu cầu sử dụng của người tiêu dùng mà các nhà sản xuất thường chia file lá ra thành những loại sau:

• File đựng tài liệu 20 lá
• File đựng tài liệu 40 lá
• File đựng tài liệu 60 lá 
• File đựng tài liệu 80 lá 
• File đựng tài liệu 100 lá 

Khác với các loại file nhiều ngăn, file lá thì cặp hộp đựng tài liệu văn phòng là một dạng lưu trữ tài liệu dạng hộp. Cặp hộp thường được thiết kế như một hình chữ nhật với 4 góc vuông và có nắp đậy dính liền với thân hộp. Khi sử dụng chúng ta chỉ cần cho tài liệu vào và đóng nắp, bảo quản khép kín, tránh bụi bẩn và một số nhân tố khác ảnh hưởng đến quá trình bảo quản.

Cặp hộp đựng tài liệu thường có hai chất liệu và gỗ và giấy. Hộp đựng tài liệu thường được làm từ những loại giấy ép cứng, thông thường là loại giấy carton. Và để tăng thêm khả năng chống nước, bảo vệ tài liệu tối ưu thì các nhà sản xuất còn phun lên bề ngoài một lớp sơn plastic hoặc một lớp simili để tăng khả năng bảo quản tài liệu. 

Bìa lỗ ( hay bìa cặp, bìa còng) là loại bìa bảo quản tài liệu dạng bìa cứng với chất liệu được làm từ nhựa PP an toàn, giấy ép cứng carton hoặc bọc simili, một số thì được bọc kính tránh thấm ướt, bụi bẩn cho tài liệu. 

Bìa lỗ đựng tài liệu có công dụng chính là sắp xếp tài liệu, bảo quản tài liệu, giúp công việc của bạn trở nên dễ dàng, khoa học và tiện lợi hơn. 

Sơ mi lỗ là một dạng đựng tài liệu được sử dụng rất phổ biến. Công dụng chủ yếu chính của sơ mi lỗ là lưu trữ những tài liệu quan trọng loại mỏng nhẹ từ 1 đến 2 tờ. 

Giá của loại sơ mi lỗ khá rẻ thông thường bạn chỉ cần mất vài chục để mua một tập 100 cái. 

Trong công việc, có nhiều loại tài liệu khác nhau là không thể tránh khỏi. Tuy nhiên, nếu bạn không sắp xếp chúng sao cho hợp lý, khoa học sẽ dẫn đến việc “rối tung” các loại tài liệu khác của bạn lên và gây mất thời gian làm việc của bạn. 

Do vậy, các file đựng tài liệu sẽ là một công cụ hữu ích dành riêng cho bạn, với 3 bước sau đây bạn sẽ tối ưu tối đa không gian làm việc của mình:

• Bước 1: Hãy phân loại tài liệu theo chức năng của chúng

Mỗi loại tài liệu bạn cần phân theo chức năng của chúng rõ ràng. Việc phân loại sẽ giúp bạn có thể xử lý tài liệu dễ dàng hơn, không gian làm việc của bạn sẽ khoa học và thông minh hơn.

• Bước 2: Hãy sắp xếp tài liệu theo nhu cầu sử dụng ít hay nhiều

Bạn cần phải xem xét những tài liệu có nhu cầu sử dụng ít hay nhiều để có thể sắp xếp tài liệu một cách hợp lý, khoa học nhất. Ví dụ, đối với những tài liệu có tính lưu trữ lâu dài như hợp đồng, tài liệu,… bạn hãy sắp xếp chúng vào một nhóm; đối với những loại tài liệu cần sử dụng nhiều hoặc sử dụng ngắn hạn thì sắp xếp chúng vào một nhóm.

Sắp xếp tài liệu sẽ giúp công việc xử lý tài liệu của bạn trở nên đơn giản hơn và dễ dàng hơn rất nhiều so với việc bạn phải tìm tài liệu trong hàng ngàn tài liệu khác nhau. 

• Bước 3: Sử dụng các loại file đựng tài liệu văn phòng để có thể phân chia hiệu quả. 

Theo quy tắc, dùng trước để ngoài, lưu trữ để trong áp dụng khi sắp xếp tài liệu trong không gian làm việc của bạn. Như vậy, bạn sẽ không còn mất công tìm kiếm tài liệu hoặc tài liệu của bạn sẽ bị lẫn trong rất nhiều loại khác nhau. 

Ngoài ra, ban có thể sử dụng file bìa cứng để có thể lưu trữ tất cả các loại tài liệu đã phân loại một cách dễ dàng và hiệu quả. Hãy cất chúng vào những loại khay tài liệu, tùy theo số lượng tài liệu mà bạn đang có mà chọn loại khay nhiều ngăn phù hợp với nhu cầu sử dụng của bạn. Bạn có thể dùng những file cặp đựng tài liệu, file sơ mi lỗ để đựng những loại tài liệu nhỏ lẻ. 

Trên đây là những thông tin mà văn phòng phẩm MINACO muốn gửi đến bạn những loại file đựng tài liệu văn phòng thông dụng nhất. Mong rằng với những thông tin mà chúng tôi chia sẻ sẽ đem lại kiến thức thú vị dành cho bạn. Nếu quý khách quan tâm đến văn phòng phẩm dành cho doanh nghiệp, hãy liên hệ thông tin dưới đây để được tư vấn báo giá dành cho doanh nghiệp. Xin chân thành cảm ơn.

CÔNG TY TNHH ĐẦU TƯ & TM MINH NAM

Gửi form yêu cầu báo giá: tại đây

Hotline: 0961 53 16 16

Email: info@minaco.vn

Địa chỉ: Số 15A phố Hạ Đình, Phường Thanh Xuân Trung, Quận Thanh Xuân, TP. Hà Nội