Mẫu theo dõi công nợ bằng excel cho kế toán

Theo dõi công nợ là quá trình ghi nhận và giám sát số tiền mà một tổ chức hoặc cá nhân phải thu từ khách hàng hoặc phải trả cho nhà cung cấp. Việc theo dõi công nợ rất quan trọng trong quản lý tài chính doanh nghiệp để đảm bảo rằng các khoản nợ được thanh toán đúng hạn và tối ưu hóa dòng tiền.

Xem thêm: Tổng hợp thủ thuật Office cho dân văn phòng

Các hoạt động theo dõi công nợ bao gồm:

1. Ghi nhận các giao dịch mua bán: Ghi nhận các giao dịch mua bán và tạo ra các hóa đơn, phiếu thu, hoặc phiếu chi tương ứng.
2. Cập nhật thông tin công nợ: Cập nhật thông tin về số tiền nợ của từng khách hàng hoặc nhà cung cấp sau mỗi giao dịch mua bán hoặc thanh toán.
3. Theo dõi các khoản nợ đáo hạn: Giám sát các khoản nợ sắp đáo hạn và thông báo cho các bên liên quan để đảm bảo thanh toán được thực hiện đúng hạn.
4. Quản lý dòng tiền: Đảm bảo rằng việc thu nợ và trả nợ được điều chỉnh một cách hiệu quả để đảm bảo tính linh hoạt và ổn định của dòng tiền của doanh nghiệp.
5. Xử lý các vấn đề liên quan đến công nợ: Xử lý các vấn đề phát sinh như việc xác định các khoản nợ không thu được, xử lý các vấn đề tranh chấp về thanh toán, và quản lý các biện pháp khắc phục khi có sự cố.

File theo dõi công nợ bằng Excel là gì?

File theo dõi công nợ bằng Excel là một tập tin Excel được thiết kế để ghi nhận và quản lý thông tin về công nợ của doanh nghiệp. Đây là một công cụ hữu ích giúp cho việc theo dõi các khoản nợ từ khách hàng hoặc đối tác cung cấp hàng hóa, dịch vụ.

Mẫu nội dung file theo dõi công nợ bằng Excel

Tải về mẫu theo dõi công nợ bằng Excel

• Sheet 1 (Công nợ chi tiết): cập nhật chi tiết từng giao dịch công nợ của từng khách hàng, nhà cung cấp.
• Sheet 2 (Công nợ tổng hợp): bảng tổng hợp phát sinh dư Nợ/ Có của mỗi khách hàng/ nhà cung cấp cuối kỳ là bao nhiêu để tiến hành thu nợ hoặc trả nợ.
• Sheet 3 (Danh mục khách hàng): Gồm các thông tin của khách hàng/ Nhà cung cấp như thông tin liên hệ, mã theo dõi, mã số thuế,…

Hướng dẫn sử dụng:

1. Danh sách khách hàng hoặc nhà cung cấp: Trong cột A, liệt kê danh sách các khách hàng hoặc nhà cung cấp mà bạn đang giao dịch với. Mỗi hàng tương ứng với một khách hàng hoặc nhà cung cấp.
2. Thông tin công nợ: Các cột từ B trở đi dành cho việc ghi nhận thông tin công nợ của mỗi khách hàng hoặc nhà cung cấp. Các thông tin cần ghi nhận bao gồm:
   • Số hóa đơn hoặc mã giao dịch (cột B).
   • Ngày giao dịch (cột C).
   • Ngày đáo hạn (nếu có) (cột D).
   • Số tiền nợ (cột E).
   • Số tiền đã thanh toán (cột F).
   • Số tiền còn nợ (cột G).
   • Ghi chú hoặc thông tin thêm (nếu cần) (cột H).
3. Tính toán tổng cộng: Tính tổng số tiền nợ, số tiền đã thanh toán và số tiền còn nợ cho mỗi khách hàng hoặc nhà cung cấp ở cuối mỗi hàng.
4. Tính toán tổng cộng chung: Dùng các hàm tổng cộng Excel để tính toán tổng số tiền nợ, số tiền đã thanh toán và số tiền còn nợ của tất cả các khách hàng hoặc nhà cung cấp ở cuối bảng.
5. Tính năng lọc dữ liệu: Sử dụng tính năng lọc dữ liệu của Excel để dễ dàng lọc và xem thông tin công nợ của từng khách hàng hoặc nhà cung cấp.
6. Tính năng tự động cập nhật: Nếu cần, bạn có thể kết hợp mẫu này với các công cụ và kịch bản tự động cập nhật dữ liệu từ hệ thống kế toán hoặc giao dịch mua bán của bạn để tiết kiệm thời gian và làm cho quy trình theo dõi công nợ trở nên hiệu quả hơn.

Bảng theo dõi công nợ Gồm Những Thành Phần Gì?

Mẫu Excel theo dõi công nợ theo quy định TT200/BTC bao gồm các thông tin sau:

1. Thông tin về doanh nghiệp: Tên, mã số thuế, địa chỉ, số điện thoại, địa chỉ email,…
2. Thông tin về khách hàng/ NCC: Tên, mã số thuế, địa chỉ, số điện thoại, email,…
3. Thông tin về công nợ phải thu và phải trả: Số dư đầu kỳ, phát sinh trong kỳ, số dư cuối kỳ, và các khoản công nợ đến hạn và quá hạn của từng khách hàng và nhà cung cấp.
4. Thông tin về hóa đơn và hợp đồng liên quan: Ngày lập, số hợp đồng, tên sản phẩm hoặc dịch vụ, số hóa đơn, số lượng, đơn giá, thành tiền,…

Bảng Quản Lý Danh Mục Khách Hàng/ NCC:

Biểu mẫu này cần bao gồm các thông tin cơ bản về mỗi khách hàng hoặc nhà cung cấp để giúp doanh nghiệp theo dõi và quản lý thông tin liên quan đến họ:

1. Mã số Khách hàng/NCC: Mã số duy nhất được gán cho mỗi khách hàng hoặc nhà cung cấp để dễ dàng nhận diện và tra cứu.
2. Tên Khách hàng/NCC: Tên đầy đủ của khách hàng hoặc nhà cung cấp.
3. Mã số thuế (nếu áp dụng): giúp ích trong việc xuất hóa đơn và cần thiết cho quy trình kế toán.
4. Địa chỉ
5. Số điện thoại
6. Email
7. Ngày tham gia hoặc ngày hợp tác
8. Ghi chú: Một phần dành cho các ghi chú hoặc thông tin bổ sung về khách hàng hoặc nhà cung cấp.

Biểu Mẫu Báo Cáo Công Nợ Chi Tiết:

Kế toán sẽ cập nhật báo cáo tình hình công nợ chi tiết sau mỗi phát sinh Nợ/ Có của Khách hàng hay Nhà cung cấp. Bảng theo dõi công nợ khách hàng/ NCC này bao gồm:

1. Mã khách hàng/ NCC
2. Tên và địa chỉ liên hệ: Sẽ được tự động cập nhật theo mã khách hàng được khai báo trong danh mục khách hàng.
3. Ngày/ tháng/ năm phát sinh công nợ
4. Số chứng từ ghi nợ
5. Nội dung của giao dịch bán
6. Khoản phải thu, đã thu
7. Ghi chú

Thêm vào đó, kế toán sẽ mở sổ chi tiết cho từng đối tượng theo giao dịch phát sinh Nợ/ Có như sau:

1. 311: phải trả người bán
2. 131: phải thu khách hàng
3. 141: tạm ứng

Công nợ phải được cập nhật kịp thời vào sổ chi tiết ngay từ thời điểm phát sinh để không bị sót và nhầm lẫn. Đến cuối tháng, kế toán sẽ tính tổng công nợ của từng khách hàng, NCC và đối chiếu dữ liệu với bên còn lại.

Bảng Báo Cáo Công Nợ Tổng Hợp:

Báo cáo này là bảng cuối cùng trong file quản lý công nợ. Kế toán sẽ tổng hợp số Nợ hoặc Có trong kỳ của mỗi khách hàng để chốt sổ cuối kỳ dựa trên tổng số lượng hàng nhập – xuất. Báo cáo này cần bao gồm các thành phần sau:

1. Cột STT
2. Các cột thông tin sản phẩm, Khách hàng và nhà cung cấp (mã KH, tên KH,…)
3. Các cột chứa thông tin về công nợ (số dư đầu kỳ, phải trả đầu kỳ, phải trả tăng/ giảm, phải trả cuối kỳ,…)