1. Định biên nhân sự là gì?
Định biên nhân sự được hiểu theo nhiều cách khác nhau. Nhưng hiểu đơn giản, định biên nhân sự là “việc xác định các nhân viên với từng phẩm chất cá nhân, tri thức mà họ có thể đáp ứng được nhu cầu công việc cụ thể trong tương lai”.
Định biên chính là sự liên kết giữa nguồn lực con người với mục tiêu, định hướng của tổ chức. Từ đó, doanh nghiệp có thể hoàn thiện quá trình kinh doanh và phát triển văn hóa tổ chức. Điều này giúp các doanh nghiệp hiện nay có khả năng cạnh tranh cao trên thị trường.
Bên cạnh đó, nhờ có định biên mà doanh nghiệp đánh giá nhân sự tốt hơn và đưa ra kế hoạch cắt giảm các khoản chi phí không cần thiết để giảm tải cho tổ chức. Dựa trên định biên nhân sự, ban lãnh đạo cũng biết được các khoản chi lãng phí, không quan trọng hoặc lên kế hoạch đào tạo phù hợp đưa doanh nghiệp phát triển.
2. Vai trò của định biên nhân sự đối với doanh nghiệp
Định biên nhân sự có vai trò quan trọng đối với các hoạt động quản trị nhân sự trong doanh nghiệp. Xuất phát từ yếu tố con người, định biên giúp doanh nghiệp vận hành tốt hơn. Và có thể nói rằng, nếu không có định biên nhân sự thì quá trình quản lý các nguồn lực sẽ không hiệu quả.
Đối với người lao động:
+ Giúp người lao động hiểu hơn về năng lực của mình và tìm được công việc phù hợp.
+ Giúp người lao động định hướng và phát triển năng lực cá nhân.
Đối với người sử dụng lao động (tổ chức, cơ quan):
+ Giúp doanh nghiệp xác định số lượng nhân sự cần sử dụng, số lượng đang có và các khả năng đáp ứng được nhu cầu cần thiết dựa trên khả năng, năng lực của họ.
+ Giúp doanh nghiệp nắm bắt tình hình nhân sự.
+ Là cơ sở để xác định việc tuyển dụng, bổ nhiệm, đề bạt thăng chức hay luân chuyển nhân sự.
+ Là cơ sở để xây dựng ngân sách lương thưởng, các chi phí khác đến quyền lợi con người (phúc lợi xã hội, bảo hiểm).
3. Nguyên tắc khi định biên nhân sự trong tổ chức
Muốn tính định biên nhân sự chính xác nhất, doanh nghiệp cần nắm được 3 nguyên tắc.
3.1 Tỷ lệ tương quan
Thứ nhất, tỷ lệ tương quan thể hiện ở chỗ tăng – giảm giữa các năm, tỷ lệ tăng giảm nhân sự của năm sau sẽ phụ thuộc vào tỷ lệ tăng giảm doanh thu của năm trước.
Ví dụ: Doanh thu của công ty trong năm nay là 50% thì định biên nhân sự của năm sau có thể tăng lên là 30 – 35%.
Thứ hai, sự tương quan giữa nhóm vị trí trực tiếp và nhóm nhân sự gián tiếp. Theo đó, nhóm nhân sự sẽ là nhân viên và làm việc theo yêu cầu và nhóm nhân sự gián tiếp quản lý.
Ví dụ: Nhân sự trực tiếp và gián tiếp là 60% – 10%, nhóm nhân sự quản lý và nhân viên là 15 – 65%.
Thứ ba, mối tương quan giữa ngân sách chi tiêu giữa các nhóm gián tiếp – trực tiếp, nhân viên – quản lý.
Ví dụ: Tỷ lệ chi phí doanh thu của doanh nghiệp là 70% thì quỹ lương chi trả cho nhóm quản lý – nhân viên sẽ là 15% – 70%.
3.2 Định mức lao động
Định mức lao động được hiểu là nguyên tắc về số lượng và chất lượng đầu công việc mà nhân sự cần nắm được. Thông thường sẽ có những định mức cơ bản sau:
+ Định mức theo khối lượng, áp dụng cho sản xuất hoặc dịch vụ để tăng mức độ năng lực của nhân viên. Ví dụ: 50 sản phẩm, 30 khách hàng phục vụ/ngày, …
+ Định mức theo hệ chi tiêu hiệu suất, áp dụng cho khối kinh doanh.
+ Định mức theo đối tượng phục vụ, áp dụng cho khối gián tiếp.
3.3 Tần suất và thời lượng
Chủ doanh nghiệp khi áp dụng nguyên tắc tần suất và thời lượng này cần dựa vào cơ cấu chức danh, tần suất và thời lượng thực hiện nhiệm vụ của nhân sự để đánh giá.
4. Các bước xây dựng định biên nhân sự
4.1 Bước 1: Dự báo nhu cầu nguồn lực
Bước đầu tiên trong định biên nhân sự đó là dự báo nhu cầu nguồn nhân lực của doanh nghiệp trong tương lai gần. Trong bước này, nhà quản trị cần biết được mục tiêu chiến lược phát triển của doanh nghiệp trong tương lai, hoạt động cần ưu tiên và quy mô sản xuất như thế nào.
Bên cạnh đó, bạn cũng cần xác định nhu cầu nhân sự tiếp theo của doanh nghiệp như:
- Thời gian: khi nào cần tuyển thêm nhân viên mới?
- Chất lượng: những phẩm chất hay kỹ năng nào quan trọng cho vị trí mới?
- Số lượng: cần thêm bao nhiêu nhân sự cho mỗi phòng ban, vị trí trong doanh nghiệp?
4.2 Bước 2: Phân tích thực trạng nguồn nhân lực trong tổ chức
Nhà quản trị tiến hành phân tích chất lượng nguồn nhân sự hiện có trong doanh nghiệp. Bạn cần xác định ưu và nhược điểm của nguồn lực có đáp ứng nhu cầu hiện tại của tổ chức hay không.
Yếu tố về hệ thống: Số lượng, trình độ, chức vụ, kinh nghiệm và thái độ làm việc; Các hoạt động, nghĩa vụ và quyền lợi hay các mối quan hệ công việc; …
4.3 Bước 3: Quyết định cắt giảm hoặc tăng thêm nguồn nhân lực
Sau khi thực hiện hai bước trong định biên nhân sự, tiếp theo, bạn cần xác định được thực trạng nguồn nhân lực của doanh nghiệp đối với nhu cầu hiện tại. Phải biết được nhân sự đang thiếu hụt hay dư thừa để có cái nhìn tổng thể và đưa ra giải pháp tốt nhất. Đồng thời, tìm cách khắc phục tốt nhất và điều chỉnh một cách phù hợp.
4.4 Bước 4: Lên kế hoạch thực hiện
Lập kế hoạch thực hiện là bước thứ 4 trong quá trình định biên nhân sự. Nếu đi đúng hướng thì phòng nhân sự sẽ tiết kiệm chi phí và tuyển được số lượng nhân sự phù hợp với nhu cầu của công ty.
Để xây dựng kế hoạch định biên nhân sự, bạn cần xây dựng các nội dung cơ bản như:
- Kế hoạch tuyển dụng và lịch trình nhân sự cụ thể.
- Phân bổ nhân sự tại các phòng ban, bộ phận.
- Đề bạt và luân chuyển nhân sự trong tổ chức.
- Cắt giảm nguồn nhân lực kém và không mang lại giá trị cho công ty.
4.5 Bước 5: Đánh giá thực hiện kế hoạch
Sau khi đã thực hiện được kế hoạch, doanh nghiệp nên tiến hành đánh giá để tìm được những sai sót giữa mục tiêu đề ra so với thực tế. Qua đó giúp bạn tìm hiểu nguyên nhân, phân tích và khắc phục những sai lầm đó lần tiếp theo.
Lời kết,
Trên đây là những thông tin cơ bản về định biên nhân sự. Mong rằng những chia sẻ của Minaco sẽ giúp bạn tính được khối lượng công việc phù hợp, đưa ra những điều chỉnh hợp lý để cân bằng giữa các nhóm nhân viên và đưa ra cơ chế hiệu quả nhất.
