“Tổ chức cuộc họp“ trong tiếng Anh là “Organize a meeting” hoặc “Arrange a meeting”.
Tại các doanh nghiệp, việc tổ chức cuộc họp định kỳ hay họp đột xuất là chuyện “như cơm bữa” với quy mô từ nhỏ cho tới lớn (theo nhóm, theo phòng, theo bộ phận hay toàn công ty) bởi đây là một trong những hoạt động thiết yếu trong doanh nghiệp, tùy theo mục đích mà các cuộc họp có thể giúp các bộ phận và nhân sự tổng kết, phân tích, dánh giá … cũng như là thời điểm để teamwork và tương tác trực tiếp
Để có thể Tổ chức cuộc họp suôn sẻ và chuyên nghiệp, người tổ chức hay người đại diện cần lên trước kế hoạch về khung nội dung, hình thức, địa điểm, thời gian, … triển khai cuộc họp sao cho thuận tiện và phù hợp nhất. Vậy, đâu là cách để có được một bản kế hoạch tổ chức cuộc họp hoàn thiện? Cùng Minaco tìm hiểu ngay trong bài viết dưới đây!
Xem thêm: Kỹ năng tổ chức và tham dự cuộc họp
Quy trình tổ chức cuộc họp hiệu quả & chuyên nghiệp với 9 bước
Trước khi bắt đầu, Minaco cần lưu ý với bạn rằng quy trình này có thể thay đổi tùy thuộc vào mục tiêu và quy mô của cuộc họp, nhưng đây là một khung cơ bản để tổ chức cuộc họp một cách hiệu quả và chuyên nghiệp, bạn có thể tham khảo và tùy biến lại sao cho phù hợp nhất với tình hình thực tế tại mỗi cuộc họp cũng như tình hình doanh nghiệp của bạn.
Tham khảo ngay quy trình tổ chức cuộc họp chi tiết theo gợi ý dưới đây:
#1 Xác định các mục đích cần đạt được sau khi tổ chức cuộc họp
Đầu tiên, hãy lấy một mảnh giấy và note ra những mục tiêu bạn (hay nhóm, đội ngũ của bạn) mong muốn đạt được sau khi hoàn thành cuộc họp. Đó sẽ là kim chỉ nam cũng như dàn ý của cả cuộc họp mà tất cả người tham gia cần tuân theo và chú trọng hoàn thành bởi nếu không, cuộc họp sẽ rất dễ đi chệch hướng và lan sang những thông tin không thực sự cần thiết dẫn đến việc các cuộc họp diễn quá quá dài mà vấn đề vẫn không được giải quyết.
“Một người lo bằng kho người làm” – nếu được giao nhiệm vụ là người “cầm trịch” cho cuộc họp, hãy luôn chắc chắn rằng bạn đã có được list những mục tiêu cần đạt được trước khi bắt đầu.
Một gợi ý nhỏ có thể sẽ hữu ích để bạn có thể tạo nên list mục tiêu cho cuộc họp một cách dễ dàng hơn, hãy trả lời một số câu hỏi sau:
- Cuộc họp sẽ kéo dài bao lâu?
- Cuộc họp này diễn ra để giải quyết những vấn đề gì?
- Xác định mức độ ưu tiên các vấn đề cần giải quyết theo thang điểm
- (Những) nhân sự hay phòng ban nào cần giải quyết vấn đề đó?
#2 Chuẩn bị “chương trình khung” cho cuộc họp
Sau khi đã có những “gạch đầu dòng” cần thiết – chúng ta sẽ bắt tay vào xây dựng Khung chương trình cho cuộc họp (hay còn được gọi là Agenda – tạo nhật ký các hạng mục công việc), bạn càng chuẩn bị được chi tiết, cuộc họp của bạn sẽ diễn ra càng thuận lợi. Nếu trong khả năng, hãy cố gắng dự đoán các hướng tình huống có thể phát sinh và đưa nó vào trong danh sách các vấn đề cần giải quyết bên trên.
Tiếp đó bạn cần đảm bảo một số hạng mục cơ bản như sau:
- Xác định trình tự các vấn đề sẽ được giải quyết
- Xác định nhân sự và phòng ban sẽ tham gia giải quyết cũng như trình tự phát biểu
- Xác định cách thức trình bày trong buổi họp
- Nếu cẩn thận hơn, hãy xây dựng các tình huống có thể phát sinh theo dạng sơ đồ nhánh (sơ đồ cây hay mindmap) và hoàn thiện đầy đủ các thông tin phía trên
Khi đã có được Khung cuộc họp, hãy đảm bảo rằng tất cả mọi người tham gia cuộc họp đều sẽ nhận được nội dung này trước cuộc họp (chậm nhất là 24h với các cuộc họp quy mô nhỏ và tăng dần theo quy mô) để họ có thời gian chuẩn bị tài liệu, thông tin cũng như các công việc khác nhằm đảo bảo thời gian cũng như hình thức tham gia cuộc họp tốt nhất.
#3 Xác định quy mô cuộc họp (số lượng, phòng ban,…)
Điều này thông thường khá đơn giản, căn cứ theo mục địch cuộc họp đã xây dựng, bạn có thể dễ dàng xác định được quy mô cuộc họp là dành cho nhóm, phòng hay cả công ty cũng như dựa trên Agenda, bạn đã có thể biết chính xác các vị trí cần tham gia giải quyết vấn đề cho cuộc họp.
Ngoài ra, việc xác định quy mô cuộc họp sẽ giúp bạn sơ lược xác định được các hình thức và tài liệu hỗ trợ phù hợp cho các thành viên tham gia. Bạn cũng cần lưu ý đến việc đây là cuộc họp nội bộ hay sẽ có cả khách mời tham gia bởi nó sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến các bước tiếp theo dưới đây
#4 Chọn địa điểm, thời gian và chuẩn bị thiết bị cho cuộc họp
Khi đã xác định được quy mô, đối tượng tham gia, người tổ chức cuộc họp sẽ quyết định hình thức triển khai, thời gian, địa điểm. Tất cả phải cân đối hài hòa để phù hợp nhất với người tham dự.
Ví dụ như, nếu cuộc họp diễn ra tại nơi cố định, đảm bảo địa điểm được sắp xếp và trang bị đầy đủ. Nếu cuộc họp là cuộc họp trực tuyến, kiểm tra kỹ công nghệ và kết nối internet để đảm bảo cuộc gọi không bị gián đoạn. Hoặc, căn cứ vào quy mô và điều kiện thực tế để quyết định họp tại công ty hay đi thuê ngoài các địa điểm, phòng họp dịch vụ.
#5 Gửi lời mời tham dự cuộc họp
Kỹ năng tổ chức cuộc họp sẽ được người tham dự, khách mời đánh giá rất nhiều ở bước này. Cách gửi lời mời là một nghệ thuật sao cho người nhận được có thể nắm được sơ lược nội dung cuộc họp cũng như ở trong trạng thái tinh thần tốt nhất trước khi bước vào buổi họp.
Có rất nhiều phương thức gửi lời mởi tham dự cuộc họp ví dụ như: gặp trực tiếp, gọi điện, tin nhắn, thư truyền thống, email, group, … hay phối hợp các phương tiện truyền thông với các cuộc họp mang tính chất công cộng. Tuy nhiên, dù với bất kỳ lý do gì, hãy đảm bảo người tham dự được nhận lời mời tối thiểu trước 24h với các cuộc họp nhỏ (trừ các cuộc họp khẩn cấp – tất nhiên, đa phần các cuộc họp khẩn cấp đều có quy mô không lớn) và thời gian nhận lời mời tối thiểu cũng cần tăng thêm theo quy mô cuộc họp.
#6 Theo dõi thời gian & bắt đầu cuộc họp
Để cuộc họp được tố chắc một cách chuyên nghiệp, bạn cần chắc chắn đảm bảo khung thời gian diễn ra cuộc họp cũng như các phần trong cuộc họp theo sát kế hoạch đề ra. Bạn có thể tạo ra một số động thái “khởi động” trước cuộc họp 5-10 phút để nhắc nhở mọi người về cuộc họp sắp diễn ra.
Hãy bắt đầu cuộc họp bằng cách giới thiệu các thành phần tham dự cũng như nhắc lại về mục đích của cuộc họp, điều đó chắc chắn sẽ tạo được sự thoải mái cho các thành viên tham gia bởi họ là người đang được quan tâm đến cũng như nhắc nhở lại một lần nữa về những mục tiêu chính cần đạt được sau buổi họp giúp người tham gia tập trung vào vấn đề cần giải quyết.
Dù với quy mô lớn hay nhỏ, hãy tập cho mình những thói quen chuyên nghiệp để dù có đang tổ chức cuộc họp với dạng nào, bạn vẫn sẽ luôn tạo được không khí “đúng mực” nhất cho mọi thành viên tham gia.
#7 Theo dõi nội dung và định hướng cuộc họp
Agenda hay nhật ký công việc (ở đây là nhật ký hay quy trình cuộc họp) sẽ có thêm một tác dụng nữa đó là giúp chúng ta theo dõi nội dung và diễn biến cuộc họp có theo đúng kế hoạch đề ra hay không? Những vấn đề nào đã và đang được giải quyết, chúng có nằm trong khung thời gian quy định hay không?
Hay xét về mặt nhân sự, bạn có thể nắm được các bộ phận cần tham gia giải quyết vấn đề có tham gia vào việc bàn luận hay không, từ đó có sự điều hướng phù hợp cho cuộc họp diễn ra suôn sẻ.
Một mẹo nhỏ để giúp “người tổ chức cuộc họp” hay leader giữ được sự tập trung trong khi họp đó và trước khi bắt đầu hoặc sau khi kết thúc việc giải quyết một vấn đề, hãy cố gắng tương tác với tất cả những người liên quan để xác nhận một lần nữa về các ý kiến cũng như quan điểm của họ bằng các câu hỏi mở để họ nêu các quan điểm cá nhân (nếu có) và giải quyết vấn đề một cách triệt để.
#8 Ghi chép lại diễn biến cuộc họp & giao nhiệm vụ
Một trong những nhiệm cụ quan trọng của người trong tổ chức cuộc họp thường bị lãng quên chính là ghi chép lại diễn biến của cuộc họp. Nhiệm vụ này thường được giao cho một nhân sự với vai trò “thư ký” cho buổi họp. Từ đó, sau buổi họp chúng ta có thể theo dõi lại các vấn đề đã được giải quyết; các nhiệm vụ đã được giao cho ai, bộ phận nào cũng như rút kinh nghiệm cho việc tổ chức cuộc họp lần tiếp theo.
Để đảm bảo tính công bằng và minh bạch, người tổ chức cuộc họp cũng nên nhắc nhở tất cả người tham gia cuộc họp tự ghi chép lại diễn biến cuộc họp cho chính bản thân mình để có sự đối chiếu, so sánh thông tin khi cần thiết, tránh các sai sót, nhầm lẫn dẫn đến tranh cãi sau cuộc họp.
#9 Theo dõi và đánh giá cuộc họp
Sau khi việc tổ chức cuộc họp kết thúc, người tổ chức cuộc họp cần có nhiệm vụ tổng họp và thông báo một số thông tin như sau:
- Đánh giá hiệu suất cuộc họp
- Lấy nhận xét và góp ý từ thành viên tham dự cuộc họp
- Gửi biên bản cuộc họp đến những người tham gia về những thông tin đã thống nhất
- Tổng hợp lại các hạng mục công việc đã được bàn giao trong cuộc họp (công việc gì, giao cho ai, thời hạn đến bao giờ, …)
Với từng nhiệm vụ cụ thể, bạn phải lên lịch giúp đảm bảo hoàn thành theo tiến độ và bắt đầu các bước tiếp theo. Văn bản trong cuộc họp ngoài gửi cho từng cá nhân tham gia mà còn phải lưu giữ trên hệ thống hành chính nhân sự.
Những nguyên tắc “tối cần thiết” khi tổ chức cuộc họp mà bạn cần biết!
Mỗi cuộc họp được tổ chức luôn hướng đến việc giải quyết trọn vẹn vấn đề cũng như đảm bảo các mục tiêu khác như thời gian, đối tượng, … Bởi vậy, việc thành công của mỗi cuộc họp không chỉ phụ thuộc vào người được giao trách nhiệm tổ chức cuộc họp mà còn đến từ việc đóng góp tích cực cũng như hiệu suất triển khai của những người tham gia cuộc họp.
Vì thế, muốn triển khai cuộc họp hiệu quả, bạn nên note lại ngay những nguyên tắc “tối cần thiết” dưới đây:
- Xác định đúng quy mô và đối tượng tham gia để tránh lãng phí tài nguyên (thời gian, công sức, chi phí, …) cũng như đảm bảo việc tổ chức cuộc họp theo đúng định hướng mục tiêu
- Chuẩn bị nội dung cuộc họp càng chi tiết càng tốt và gửi đến người tham gia càng sớm càng tốt, họ sẽ có thời gian chuẩn bị nhiều hơn cho cuộc họp từ đó dễ dàng xác định được vấn đề và dự kiến phương thức giải quyết tối ưu nhất
- Thời gian là hữu hạn – hãy thử tưởng tượng việc cả cuộc họp chỉ chờ đợi 1 người để bắt đầu, tất cả những người tham gia còn lại sẽ làm gì trong thời gian đó?
- Gia tăng việc tương tác và chủ đề mở nhằm thu hút tối đa việc tham gia vấn đề của người tham dự – nếu không, không khi cuộc họp có thể sẽ trở nên “nặng nề” làm hạ thấp hiệu suất công của tất cả mọi người
- “Vững tay lái” – luôn luôn nhớ rõ việc tổ chức cuộc họp này để giải quyết vấn đề gì và tập trung mọi người giải quyết đúng vấn đề đó. Nếu không may chệch hướng, hãy nhanh chóng kéo trọng tâm cuộc họp về đúng với mục tiêu.
Kết luận
Như vậy, Minaco đã cùng bạn chia sẻ 9 bước quan trọng khi xây dựng Quy trình tổ chức cuộc họp sao cho chuyên nghiệp và phù hợp nhất. Bạn đã rút ra được quy trình riêng cho bản thân cũng như đơn vị (công ty) mình chưa? Nếu có, hãy cùng commend ở phía dưới để chia sẻ cùng Minaco và mọi người để chúng ta cùng học tập thêm nhé!
