Một trong những nghiệp vụ cần có của bất kể doanh nghiệp nào đó là lập bảng kê mua hàng. Dù là bất kể sản phẩm nào, lớn hay nhỏ cũng không thể thiếu được nghiệp vụ này và đối với hàng văn phòng phẩm cũng thế.
Vậy bạn đã biết cách lập bảng kê văn phòng phẩm cho công ty mình chưa? Thực tế, nhiều người vẫn chưa biết cách lập bảng kê mua hàng như thế nào hoặc thường xuyên gặp phải những lỗi sai. Tuy nhiên, bạn đừng lo vì ngày sau đây, Minaco sẽ giới thiệu tới quý khách mẫu bảng kê mua văn phòng phẩm mới nhất!
Bảng kê văn phòng phẩm và lý do phải lập bảng kê
Để tìm hiểu kỹ hơn về mẫu bảng kê văn phòng phẩm, Minaco xin giải thích cho quý khách bảng kê văn phòng phẩm là gì và lý do cần có chúng để bạn có thể nắm rõ được, đặc biệt là đối với những công ty mới, chưa có nhiều kinh nghiệm.
Bảng kê văn phòng phẩm là gì?
Bảng kê văn phòng phẩm hay còn gọi là mẫu danh sách cấp phát văn phòng phẩm là một trong những chứng từ dùng để kê khai mua đồ dùng văn phòng của các công ty. Các bạn có thể hiểu đơn giản, khi cần thiết mua một số loại văn phòng phẩm nào đó, bạn sẽ phải lập danh sách các sản phẩm đó và những thông tin như số lượng mua, giá, đơn vị,…
Tại sao phải có mẫu bảng kê văn phòng phẩm?
Văn phòng phẩm là những đồ dùng trong văn phòng, cần thiết để hỗ trợ cho các hoạt động lớn nhỏ của bất kỳ công ty nào. Mỗi công ty sẽ có thời gian mua văn phòng phẩm khác nhau tùy thuộc vào số lượng văn phòng phẩm còn lại hoặc cố định theo định kỳ.
Tránh những lãng phí không đáng có
Tuy nhiên, dù mua văn phòng phẩm hay hàng hóa nào khác cũng cần có sự đầu tư, nghiên cứu theo một quy trình và cần được xét duyệt cẩn thận từ phòng ban liên quan và cấp trên. Mục đích là nhằm tránh lãng phí, thất thoát hoặc có những hành động tư lợi cá nhân, ăn bớt ngân sách công ty.
Hoạt động mua trở nên đơn giản
Bạn thử tưởng tượng nếu được giao nhiệm vụ mua văn phòng phẩm cho công ty, giả sử danh sách cần mua gồm nhiều mặt hàng, số lượng khác nhau nhưng không có mẫu dự trù mua văn phòng phẩm thì sẽ thế nào? Chắc chắn bạn sẽ gặp khó khăn lớn. Việc mua thừa, mua thiếu số lượng, sai mặt hàng là điều khó tránh khỏi khi thiếu bảng kê văn phòng phẩm.
Làm căn cứ cho các hoạt động khác
Bên cạnh đó, bảng kê mua văn phòng phẩm sẽ được lưu lại nhằm làm căn cứ cho việc hạch toán chi phí, thanh toán chi phí, nhập kho các đồ dùng văn phòng của công ty. Có bảng kê văn phòng phẩm sẽ giúp các hoạt động trên được minh bạch, rõ ràng và đơn giản hơn.
Mẫu bảng kê mua văn phòng phẩm mới nhất
Nhằm giúp quý khách hàng tránh sai sót khi lập bảng kê mua hàng, Minaco xin gợi ý mẫu bảng kê mua văn phòng phẩm mới nhất dưới đây:
Hướng dẫn lập và sử dụng mẫu bảng kê mua hàng
Dưới đây là hướng dẫn cách lập và sử dụng mẫu bảng kê văn phòng phẩm. Minaco xin được giúp quý khách hình dung rõ hơn.
Cách lập mẫu bảng kê mua văn phòng phẩm
- Một mẫu bảng kê mua hàng đúng quy cách phải có tên đơn vị( công ty) và bộ phận bên góc trên phía trái.
- Bên dưới thông tin bảng kê, số chứng từ phải ghi rõ tên người mua và bộ phận làm việc
- Bảng kê được chia thành nhiều cột bao gồm:
Cột A: Số thứ tự
Cột B: Tên văn phòng phẩm
Cột C: Địa chỉ mua
Cột D: Đơn vị tính
Cột 1: Số lượng
Cột 2: Đơn giá
Cột 3: Thành tiền
Hàng cuối cùng: Tổng số tiền
- Cuối mẫu bảng kê mua văn phòng phẩm là số tiền bằng chữ, 1 số ghi chú và phần ký tên gồm: Người mua, kế toán trưởng và người duyệt mua.
Lưu ý khi sử dụng mẫu bảng kê mua văn phòng phẩm
Mẫu bảng kê mua văn phòng phẩm là chứng từ quan trọng, được kiểm tra kỹ càng, chính vì thế, người lập bảng cần chú ý:
- Mẫu bảng kê mua văn phòng phẩm lúc nào cũng phải lập thành 2 liên, sử dụng giấy than để viết 1 lần hoặc in thành 2 bản giống nhau.
- Sau khi lập bảng và dự trù kinh phí mua văn phòng phẩm, người lập cần gửi cho kế toán trưởng để kiểm tra, rà soát sau đó chuyển cho người duyệt mua.
- Khi danh sách dài, nhiều hơn 1 trang thì cần đánh số trang và có dấu giáp lai ở các trang.
- Bảng kê văn phòng phẩm cần lưu trữ kỹ để làm cơ sở cho việc lập các biểu mẫu quản lý văn phòng phẩm và các chứng từ khác sau này.
Việc lập một mẫu bảng kê mua văn phòng phẩm không phải đơn giản. Người được giao nhiệm vụ cần kiểm tra và nghiên cứu kỹ, cũng như rà soát số lượng văn phòng phẩm còn trong công ty để có những dự trù, định mức cụ thể. Trên đây, Minaco đã chia sẻ với bạn những thông tin cũng như đưa ra mẫu bảng kê mua hàng mới nhất để giúp bạn có cơ sở cũng như dễ dàng lập bảng kê hơn. Hy vọng, bài viết sẽ giúp ích cho bạn.
Minaco chuyên cung cấp văn phòng phẩm, thiết bị văn phòng, vật tư cho khu công nghiệp,… Chúng tôi luôn đặt chất lượng sản phẩm và lợi ích khách hàng lên số 1. Quý khách nếu muốn nhận báo giá bất kỳ sản phẩm văn phòng phẩm nào hay cần tư vấn chi tiết vui lòng liên hệ với Minaco để được tư vấn thêm nhé!
Liên hệ với chúng tôi qua:
CÔNG TY TNHH ĐẦU TƯ & TM MINH NAM
Hotline: 0961 53 16 16
Email: info@minaco.vn
Địa chỉ: Số 22 phố Hạ Đình, Phường Thanh Xuân Trung, Quận Thanh Xuân, TP. Hà Nội
